I del ett av denna serie talade vi om hur resursplanering är nyckeln till framgång för alla långsiktiga projekt. Utan ordentlig planering finns det inget sätt att effektivt planera resurser och schemalägga i enlighet med detta samtidigt som man kan förlita sig på dessa data för att fortsätta med arbetsflödena.
Vi fortsatte diskussionen om framgångsrik resursförvaltning i del två genom att tala om styrning och anpassning till förändringar som grundläggande principer för ett framgångsrikt resursutnyttjande.
Det sista steget i vår undersökning av effektiv resurshantering är spårning och mätning. Och som vi alla vet kan man inte hantera något man inte kan mäta, så genom att inrätta portföljen så att den underlättar spårning kan du mäta din effektivitet. Även om mätning och spårning verkar självklart, är det många organisationer som inte lyckas. Det finns en vanlig missuppfattning att spårning och mätning leder till mikromanagement. Även om det kan hända, är fördelarna större än kostnaderna för interna reaktioner. Här är tre viktiga anledningar till varför:
Håll resurserna på rätt spår
Genom att spåra resurser i realtid kan du se var de befinner sig och vart de är på väg. Om projekten börjar spåra ur eller stanna upp får du reda på det direkt och kan vidta nödvändiga åtgärder för att korrigera kursen. Utan insyn i var resurserna spenderar sin tid finns det inget sätt att identifiera varför projekten inte lyckas och diskussionen om att få dem tillbaka på rätt spår försenas eller sker när det är för sent. Det slutar med att du fortsätter på din väg eftersom organisationen har lagt ner stora kostnader på initiativet och det är lättare att bara avsluta projektet - även om du vet att det kanske inte kommer att leda till positiva affärseffekter.
Förverkliga avkastning på investerat kapital
Du kan bara rapportera din påverkan till organisationen om du enkelt kan rapportera aktiviteter och resultat till dina intressenter, så det är viktigt att mäta lämpliga mätvärden. Även om de flesta projektledare vet att det finns många andra mätvärden som spelar roll för att göra projekt och hela portföljen framgångsrik, måste man tala i termer som verksamheten kan förstå, och det måste vara i termer av avkastning på investerat kapital. Oavsett om du motiverar varför ett projekt behöver mer budget eller resursinvesteringar eller om du argumenterar för att INTE investera i ett projekt, är avkastningen på investerat kapital den enda mätning som man inte kan argumentera emot. För att kunna mäta ROI på ett framgångsrikt sätt måste du dock kunna mäta både nyttan (värde, intäkter, poäng) och kostnaden för investeringen på ett korrekt sätt. Detta innebär att man följer de faktiska ansträngningarna och kostnaderna mot projektets beräknade budget. Detta kan tyckas trivialt, men det kräver att man på förhand fastställer förväntningar på varför och hur organisationen ska fånga upp de faktiska siffrorna. Även om detta kan kräva en kulturell förändring, kommer värdet av ansträngningen att ge positiva resultat.
Framtidsprognoser
Vi vill alla leva i nuet, särskilt när det gäller projekt och resurser. Vi är utformade för att sätta genomförande före framtida planering. Ett område där man missat en möjlighet är att utnyttja befintliga uppgifter om projekt- och resurstider för att prognostisera nästa gång. Det är ovärderligt att ha faktiska uppgifter när du planerar portföljer, skapar anställningsplaner och motiverar dina beslut. Många projekt har en viss grad av tvetydighet, men de flesta har upprepbara mönster som kan identifieras och optimeras med varje iteration. Med realtidsdata om resurstid och verklig kostnad för projekt blir det lättare att prognostisera framtida investeringar. Denna exakta prognos leder till ökat förtroende och ökad förutsägbarhet - vilket alltid är bra när det gäller projektledning.
Resurshantering är svår; det är den största utmaningen för organisationer och vanligtvis det område där det finns mest möjligheter till förbättring och vinst. Det kanske aldrig blir perfekt, men det kan alltid bli bättre, och att ha rätt handlingsplan och verktyg på plats kan ha stor betydelse för organisationen som helhet. Tänk därför på varje steg i resurshanteringens livscykel, från planering till genomförande och förändring, genom spårning och mätning, för att få en helhetsförståelse av var din organisation befinner sig och vilka justeringar som behöver göras. Vi har alla hört talesättet "börja med målet i åtanke"; när det gäller resurshantering kommer slutmålet tillsammans med anpassningarna på vägen att resultera i den största affärseffekten för din organisation.
Om du vill ha en mer djupgående titt på hur du hanterar livscykeln för resurshantering kan du ta en titt på vårt whitepaper Dina resurser faller mellan stolarna: En smartare metod för prognostisering, hantering och ansvarsskyldighet för resurser .
