I del ett av denna bloggserie diskuterade jag varför resurshantering bör börja med resursplanering. Det är viktigt att prioritera och schemalägga personal för att se till att de arbetar med rätt projekt vid rätt tidpunkt, eftersom det inte spelar någon roll om du genomför bra, om du inte genomför rätt saker väl. Jag kommer nu att flytta diskussionen från prioritering av resurser på portföljnivå till projektcentrerat resursutförande.
En av fördelarna med att prioritera resurser och ha en organisatorisk överenskommelse är att du nu kan fokusera på att få saker gjorda. På ytan kanske det inte låter intressant att tala om genomförande, eftersom vi alla som arbetar med projektledning tror att genomförandet är en av våra starka sidor. För att testa denna teori kan du ställa dig själv följande frågor:
- Är dina resurser redo för att genomföra projektet i tid och inom budget?
- Kan du med säkerhet säga att dina projektresurser inte är överbokade eller alltför tunna?
- Kan du enkelt begära och motivera resursförfrågningar om något förändras i projektet?
- Finns det en överenskommen process för resurstilldelning för chefer och projektledare?
Du bör kunna svara "ja" på alla dessa frågor, om inte finns det utrymme för förbättringar i din strategi för resursutnyttjande. Låt oss börja med två grundläggande principer för ett effektivt resursutnyttjande - styrning och anpassning till förändringar.
En ordentlig styrningsstruktur säkerställer att resurserna inte ständigt dras i olika riktningar på grund av att "glänsande objekt" kommer i förgrunden, vilket är en av de vanligaste orsakerna till att projekt misslyckas. Genom att implementera en process för resursförfrågan och godkännande kommer din organisation att införa styrning genom att upprätthålla produktiviteten, balansera arbetsbelastningen så att resurserna inte blir över- eller underbelastade och matcha resursernas kompetens med det begärda arbetet.
Men vad händer när saker och ting förändras? En av mina första chefer sa: "En plan (eller prognos) är felaktig så fort du skriver ner den på papper". Din miljö förändras ständigt på grund av förändringar på marknaden, i konkurrensen eller hos kunderna, vilket gör att nytt arbete med större betydelse prioriteras. Resurser dras in, projekt läggs till eller initiativ skjuts upp. Det är här som det blir viktigt att anpassa sig till förändringar. För att du ska kunna hantera förändringar på ett säkert sätt och samtidigt behålla kontrollen krävs det att du justerar planen (eller planerar om), kör scenarier för vad som händer om du gör det, bedömer konsekvenser eller risker och kommunicerar hur teamet kommer att absorbera förändringarna för att framgångsrikt leverera projektet eller initiativet i tid och inom budget. Hur många gånger har du inte gått in i ett möte där en av slutsatserna har handlat om att resurser har flyttats utan att några eftergifter har gjorts för att stödja ett framgångsrikt genomförande?
Ett framgångsrikt genomförande av dessa principer kräver kommunikation av realtidsdata, annars blir samtalet snabbt subjektivt eller politiskt. Många programvarulösningar kan hjälpa till med realtidsdata, och om du letar efter en sådan bör du se till att den har följande funktioner:
- Begär arbetsflöden för att införa resursförvaltning
- Arbetsbord för standardisering av resursgodkännanden och resurstilldelningar
- Planerare av What-If-scenarier för att anpassa resurserna när saker och ting förändras.
Att lägga till ytterligare ett programvaruverktyg kan till en början verka skrämmande eller till och med omöjligt för din organisation på grund av budgetar, bristande acceptans från ledningen eller att du helt enkelt är för upptagen. En enkel fråga att ställa sig själv är: "Vad kostar det att INTE göra resurshantering?".
Om du vill veta mer om resurshantering kan du ladda ner whitepaper Dina resurser faller mellan stolarna: En smartare strategi för resursprognoser, förvaltning och ansvarstagande.
