När det gäller resurshantering, vad anser du vara din största utmaning? Är det fråga om att balansera kapaciteten, hantera flaskhalsar eller till och med hantera prognoser för begränsade resurser? I ett nyligen genomfört webbseminarium på sa 37% av deltagarna att deras största utmaning var att balansera kapaciteten mellan utbud och efterfrågan i deras projekt.
Att hitta harmoni mellan utbud och efterfrågan och fördela resurser utifrån denna balans är en av de viktigaste - och svåraste - uppgifterna för alla produkt- eller projektledningsgrupper. Dave Blumhorst, Director of Product Management på Planview, och AJ Shavell, Director of Solutions Consulting på Planview, delade med sig av sina råd om de största utmaningarna för resurshantering i dagens arbetsstyrka och hur man kan lindra dem.
De största utmaningarna för resursförvaltning i dag
Resurshantering är en viktig funktion som omfattar både kapacitetsplanering och -tilldelning. Kapacitetsplanering täcker den medellånga till långa utsikten, medan fördelning täcker den kortsiktiga utsikten. Genom att ta itu med var och en av dem på ett effektivt sätt kan teamen inte bara se till att det finns tillräckliga resurser för det kommande arbetet, utan de kan också förutse framtida efterfrågan och resursbehov.
Dave gick igenom båda utmaningarna i vårt senaste webbseminarium på om resurshantering.
Kapacitetsplanering
Kapacitetsplanering är en resa i tre steg, enligt AJ. "Du bör få insyn i vad människor och team gör, göra de ändringar som du vet att du kan göra och kunna ställa rätt frågor om vad som händer om något förlängs eller skjuts ut."
Ofta är ett teams kapacitet fast, medan efterfrågan blir alltmer överväldigande. Detta kan verkligen göra det möjligt att utnyttja de resurser du har; resurserna kan delas upp per region, avdelning, praktik och team.
"För att kunna resursera internt arbete på ett effektivt sätt måste man hitta ett sätt att få ner efterfrågan i linje med antalet tillgängliga resurser eller hitta externt stöd", säger Dave. "Vi ökar alltid efterfrågan, och idéerna om arbete för dessa interna grupper verkar vara obegränsade. Du måste hitta ett sätt att få efterfrågan att stämma överens med det antal resurser du har."
För internt arbete och externt arbete finns det olika metoder för kapacitetsplanering.
Internt arbete
Prioriterings- och intagningsprocesser måste ingå i kapacitetsplaneringsprocessen, särskilt när det gäller internt arbete. Dave föreslår att man använder sig av en tratt: man tar alla idéer som finns högst upp i tratten och minskar dem sedan till de viktigaste. Om du inte gör det kan ditt team bli överväldigat och drabbas av flaskhalsar.
Externt arbete
Det är uppenbart att ökad efterfrågan leder till ökade intäkter, så det kan vara mycket svårt att avvisa idéer och projekt när det sannolikt innebär att intäkterna minskar. Ibland kan du prioritera baserat på värde, ta emot all efterfrågan och sedan anpassa kapaciteten så att den passar försäljningspipelinen. Detta inkluderar att ta in heltidsanställda konsulter, frilansare, byråer eller andra partners för att fylla den kapacitet som du saknar i ditt interna team.
Tilldelningsmetoder
Allokering handlar om att hitta rätt personer för rätt jobb vid rätt tidpunkt. Det kräver skarpa, kortsiktiga beslut. Det finns inget "rätt" sätt att fördela projekt och resurser, eftersom det beror på vilka resurser du har till ditt förfogande och hur ditt team föredrar att arbeta tillsammans. Dave nämnde dessa tre metoder under webbseminariet: traditionella, agila team eller värdeflöden och hybridmetoder.
Traditionella projekt
Den traditionella metoden för fördelning innebär att man hittar personer med rätt kompetens och egenskaper för de nödvändiga projekttiderna. Om någon inte har rätt kompetens eller inte är tillgänglig inom projektets tidsram bör han eller hon tilldelas en annan plats.
I en värld där man kan ta betalt måste teamet dessutom försöka balansera den kompetens och erfarenhet som behövs med de marginaler man får i projektet för att fastställa det bästa resultatet.
Agila team eller värdeflöden
Den agila metoden är en bra metod för att tilldela särskilda resurser till löpande team. Dessa team samarbetar alltid med varandra och kan ta in nytt arbete eller nya projekt när det behövs. Detta sker genom att lägga till objekt med lägre prioritet i en backlog.
Hybridmetod
Som namnet antyder innebär hybridmetoden att agila team fördelas inom en traditionell projektstruktur. Dessa grupper skapas för projektets syfte och upplöses när projektet är avslutat. Det är inte ovanligt att en person tilldelas flera team samtidigt inom projektet.
Resurshantering skiljer sig åt från grupp till grupp
Men hur ska du gå vidare?
I år handlar det om att göra mer med mindre och resurshantering är en stor del av detta.
Under vårt webinar kom ett antal frågor upp om hur man kommer igång med kapacitetsplanering, vilka sätt som är bäst att fördela med mera:
- Hur balanserar du resurshantering i en Agile miljö och de svårigheter som kommer med att redovisa resurser på lång sikt?
- Vilka utmaningar i fråga om resursfördelning har du sett när det gäller Organizational Change Management, och vad föreslår du som den optimala tidpunkten och metoden för fördelning?
- Om du precis har börjat med kapacitetsplanering, kan du då börja med tidrapportering och faktisk rapportering? Eller är det viktigt att fånga upp tilldelningar för att få rätt insikt?
Dave och AJ tar upp dessa frågor direkt - förutom en direkt demonstration av Planview - i själva webbseminariet . Den goda nyheten är att webbseminariet är on-demand och kan ses när som helst.
Om du vill veta mer om hur du framgångsrikt kan använda resurshantering i din organisation kan du se hela webbseminariet med Dave och AJ på här.
