Det fick vi veta i ett nyligen genomfört webbseminarium med Melinda Ballou, analytiker på IDC och författare till IDC MarketScape: Worldwide Cloud PPM and PPM SaaS 2015-2016 Vendor Assessment att de utmaningar som dagens Program Management Offices (PMOs) står inför är ständigt föränderliga; att ligga steget före har visat sig vara mer utmanande än någonsin eftersom tekniken utvecklas snabbare än vad de flesta organisationer hinner ta till sig den. Detta innebär att PMO eller enterprise PMO (ePMO) måste mogna för hur de spårar och spårar allt arbete från begäran till leverans. hålla organisationen effektiv och konkurrenskraftig genom att utveckla processerna. För att uppnå högre PMO-mognad krävs dock en stark investering från både PMO och verksamheten, och inte bara i investeringspengar, utan även i processer som kompletterar investeringen för att säkerställa avkastningen på investeringarna (ROI) i form av tid, pengar, personal och verktyg.
Aktuella utmaningar
Externa faktorer i dagens föränderliga tekniklandskap (sociala frågor, moln, stora data, analys) spelar en stor roll för PMO:s inverkan på organisationens förmåga att fortsätta att driva verksamheten. Vad som återstår att se är hur denna teknikutveckling kommer att fortsätta och i vilken utsträckning PMO kan anpassa sig och utnyttja förändringen för att skapa bestående konkurrensfördelar. Medan de flesta organisationer kan anpassa sig till förändrade krav är det få som kan ta emot trycket från teknikförändringar och hålla sig i framkant genom att fullt ut utnyttja fördelarna med ny teknik. För att ett PMO ska kunna skalas och vara framtidssäkert måste det fortsätta längs en mognadsbana som växer till upprepbara processer och kontinuerligt anpassas tills processerna är optimerade. Vid denna punkt blir smidigheten systemisk och företaget kan utföra på ett sätt som konkurrenterna inte kan. Verksamheten utnyttjar PMO för att bli mer konkurrenskraftig, och därför är PMO verkligen en värdeskapande enhet - vilket gör den mer strategisk för organisationen.
Detta är dock inte alltid fallet. Det krävs en viss grad av mognad för att ett PMO ska kunna etablera sig som en central affärsenhet och en viktig bidragande faktor till företagets framgång. PMO måste därför identifiera var de befinner sig för närvarande och föreställa sig var de vill vara innan de kan komma fram till hur de ska ta sig dit. För att gå från vad Ballou kallar en "ad hoc" PMO för att flytta förfrågningar till "upprepningsbar" och sedan "optimerad" måste PMO:n börja med att vara i ett skede som hon kallar "opportunistisk". Detta kräver stöd från ledningen för PMO och att användarna antar processen. Att utveckla en styrningsprocess är början på att bygga grunden för ett effektivt PMO.
Att veta var du står
I webbseminariet Managing the Complexity of Today's PMO , diskuterade Melinda Ballou MaturityScape och MarketScape med avseende på PMO:s nuvarande tillstånd och visioner för framtiden. MaturityScape visar utvecklingen från ett PMO med låg mognad genom faserna till ett högpresterande, moget PMO. De olika faserna i MaturityScape är:
Ad hoc: Gör så gott du kan - ofta misslyckas det ofta, ingen räckvidd för vad som kan utföras)
Opportunistisk: PMO är lokalt ägt och har inte mycket auktoritet eller stöd från ledningen. Detta skede är inte särskilt hållbart, men man börjar se mer integrerade planer och budgetar.
Upprepningsbar: Börjar få bästa praxis och börjar se ett konsekvent beteende. PMO bygger upp förtroende inom organisationen och har ett ramverk för kompetenscentrum på plats som accepteras av viktiga intressenter.
Hanterad: Denna nivå kräver en automatiskt konfigurerbar datadriven miljö där PMO samlar in viktiga mätvärden för att ge resultat till organisationen. Denna nivå stöder högre tillväxt och skalning upp eller ner vid behov för att tillgodose olika typer av projekt. I ett förvaltat PMO är effektiviteten djupt rotad och teamen börjar bemästra affärsinnovation - att föra in mobila, sociala och samarbetssystem tillsammans som driver affärsvärde.
Optimerad: Den sista nivån som varje PMO bör sträva efter att uppnå. PMO anpassar sig kontinuerligt till verksamhetens behov, reagerar på dynamiska konkurrensförhållanden och kan utnyttja snabbare kompetens som behöver flyttas till andra områden. Ett optimerat PMO ger företaget en position för att lyckas, där det kan utnyttja PMO för att uppnå hållbara konkurrensfördelar och blir en central drivkraft för att utveckla företaget.
IDC beskriver också MarketScape för att fastställa vertikala dimensioner för att fastställa PMO-effektiviteten inom olika områden. Dessa inkluderar:
Vision - affärsmål och styrning
Portfölj - mätvärden och prioritering
Planering - schemaläggning, kvalitet och förändringskontroll
Processer - genomförande och projektledning
Människor - kultur och samarbete
Vägen framåt
Att veta var man står är alltid den första delen av vägen dit man är på väg, men man måste också identifiera var man skulle vilja vara och vad som är realistiskt för organisationen. Med hjälp av MaturityScape-matrisen som vägledning kan du skapa en vision för var PMO bör vara och vilka områden som ska förbättras på kort och lång sikt. Genom att sätta upp mål och bygga upp förtroende genom att genomföra sina åtaganden kan PMO göra framsteg, få det stöd från ledningen som behövs och bygga upp en kultur av sammanhållning bland användarna. Genom att centralisera data i ett enda system kan PMO inte bara ge synlighet för att få stöd, utan också underlätta kommunikation och ansvarstagande genom att ha en centraliserad datakälla.
Slutmålet för varje PMO bör vara att öka mognaden, vilket resulterar i optimering, proaktiv smidighet och en värdeskapande enhet som driver verksamheten framåt. För att nå dit måste PMO utvecklas och ta hänsyn till de unika faktorer som hindrar tillväxten, t.ex. politiska agendor eller kulturella stereotyper, och skapa en plan för att övervinna dem. Genom att koppla ihop process- och organisationsförändringar med lämplig PPM-automatisering och -anpassning för att stödja förändringarna kan PMO uppnå mycket större framgång och mognad.
Även om de nuvarande utmaningarna utgör ett hot mot många PMO:s ur produktivitets- och mognadssynpunkt, kommer landskapet alltid att vara svårt, vilket gör behovet av ett PMO ännu större. För de flesta PMO:er är det så att kostnaden för att inte ha processer och styrning är mycket högre än investeringen för att genomföra dem.
