Rätt fokus, rätt resultat
PMO:er måste vara affärsfokuserade, det har du förmodligen hört, eller något liknande, under de senaste åren. Men vad betyder det egentligen? Och hur påverkar detta fokuset på att ditt företag måste anpassa sig och förändras till skiftande miljöer?
När det gäller ekonomisk osäkerhet deltog Global PMO-tänkare Andy Jordan och Planviews egen Dave Blumhorst nyligen i ett webbseminarium på Maximizing PMO Value During Times of Economic Uncertainty för att ta upp hur företag kan anpassa sig till en marknad som påverkas av ekonomisk nedgång.
Skapa och upprätthålla en integrerad kravstock
En av nycklarna till framgång som Dave och Andy diskuterade var förmågan att skapa och underhålla en integrerad efterfrågebakgrund - en enda lista över föreslagna initiativ, intagningsförfrågningar och så att de kan prioriteras och omprioriteras vid behov för att se till att det arbete som utförs är i linje med verksamhetens strategiska behov. När all efterfrågan filtreras genom en enda tratt, kontrollerad av ett PMO som fokuserar på att optimera affärsresultatet, blir det mycket lättare att justera inflödet för att anpassa det till nya eller ändrade prioriteringar.
Prioritera ditt fokus på att utveckla verksamhetens behov
Det är naturligtvis lite mer komplicerat än att bara uppdatera en backlog när strategierna ändras. Denna eftersläpning måste också säkerställa en lämplig prioritering av obligatoriskt och lagstadgat arbete, underhållsinitiativ och pågående arbete från tidigare verksamhetsperioder. Men det är där det affärsfokuserade PMO:et kommer in - med en förståelse för alla dessa variabler, för hur de anpassar sig till verksamhetens behov som utvecklas och hur de levereras.
När det gäller leverans måste PMO:s också se till att de kan möjliggöra alla arbetsstrukturer och arbetsmetoder. Ett effektivt PMO måste kunna stödja program och projekt, men också produkter, värdeflöden, episka projekt osv. Och de måste se till att arbetet kan utföras med traditionella, agila, hybrida och informella metoder.
Hantera anpassningen för att se till att alla finansierade investeringar överensstämmer med de strategiska prioriteringarna.
Ett annat exempel på vad det innebär för ett PMO att vara affärsfokuserat kan beskrivas på följande sätt:
- Se till att de finansierade investeringarna överensstämmer med de strategiska prioriteringarna.
- Det arbete som utförs är förenligt med dessa investeringar.
- De fördelar som uppnås genom detta arbete överensstämmer med företagets mål och målsättningar.
Detta är inte särskilt svårt att uppnå i början av en konjunkturcykel, men det är mycket svårare att upprätthålla det under alla förändringar som drivs av externa faktorer och interna variationer. Under perioder av ekonomisk osäkerhet påverkar dessa effekter därför organisationer oftare, och vanligtvis med större potentiella störningar.
Prioritera att anställa PMO:er som förstår din verksamhet
PMOS vägleder cheferna om konsekvenserna av föreslagna förändringar och hjälper till att se till att beslutens konsekvenser förstås. Ett PMO med fokus på verksamheten kan också bidra till att minimera de störningar som förändringar orsakar i projektleveranserna och maximera effektiviteten i genomförandet av förändringar och justeringar. Och det kan bidra till att säkerställa att det finns ett effektivt samarbete mellan alla avdelningar och funktioner, vilket leder till framgång för alla.
Next Steps
Ett PMO med fokus på verksamheten garanterar inte att en organisation lyckas genomföra alla sina strategier, men det ger organisationen en mycket större chans att lyckas.
Om du vill veta mer om de två kritiska stegen som ett PMO måste ta, och om du vill ta reda på de andra viktiga stegen som Dave och Andy diskuterade, kan du komma åt inspelningen av webbseminariet här.
