Hantera den galna förändringen med Enterprise Portfolio Management

För de flesta organisationer är ökade intäkter och hantering av driftskostnader högsta prioritet. Med digitala störningar inom allt från bankverksamhet, shopping och hälsovård måste dagens organisationer fokusera på nya kundorienterade strategier när det gäller planering och genomförande.

Enkelt uttryckt: hanteringen av kundupplevelsen tvingar företagen att öka investeringarna i ny teknik, vilket skapar sin egen unika form av kaos. Detta innebär att verksamheten och PMO måste samarbeta sömlöst för att bli mer lyhörda - utan att överreagera.

PMO-ledare är redan vana vid att leverera på planerade initiativ och förväntar sig oväntade förändringar. Men hur levererar du värde samtidigt som du balanserar styrning och teknik för att skapa konsekventa bästa praxis för portföljhantering?

För att börja hantera galenskaperna måste du bli mer lyhörd för hastigheten och smidigheten i dagens affärsklimat. Det här on-demand-webinaret med gästtalaren Margo Visitacion från Forrester Research är ett bra sätt att komma igång.

När det gäller Managing the Chaos of Change diskuterar hon industritrender, bästa praxis och hur portföljhanteringsteknik kan minska kaoset av ständiga förändringar.

Hon föreslår att du tänker på det enkelt: företag som fokuserar mest på förändring är oftast de mest framgångsrika. Om du vill konkurrera och utvecklas måste du investera i teknik som stöder den föränderliga världen. Med 60-80 % av IT-pengarna som fortfarande går till MOOSE (Maintain and Operate the Organization, Systems, and Equipment) måste IT agera snabbare - annars kommer affärsenheterna att bygga egna applikationer för att fylla tomrummet.

Affärsverksamheten blir allt snabbare och du måste arbeta annorlunda, men var ska du börja? För det första måste CIO:er och CFO:er skapa nya budgetkategorier för teknik.

Tänk på dessa fyra krafter som driver gränserna för dagens tekniska budgetar:

• Affärsstyrda teknikinitiativ överstiger budgeten för nya projekt.
• Affärsinnovation kräver tekniska experiment, så organisationer vänder sig till molnet eller nya appar för att leverera produkter och tjänster.
• Företagsapplikationer behöver uppdateras och förbättras för att möta nya behov.
• Modern applikationsutveckling kräver öppen finansiering.

Som ett resultat av detta ser vi friktion då traditionella portföljhanteringsverktyg inte nödvändigtvis har rätt kapacitet för företagets behov. Det slutar med att de projekt som väljs ut inte har något tangentiellt samband med din strategi. Här är några häpnadsväckande fakta att tänka på:

• 54 procent av de planerade projekten levereras aldrig eftersom saker och ting ändras eller team flyttas runt.
• 30 procent av projektfinansieringen går förlorad eller lämnas på bordet när projekt misslyckas eller ställs in.
• Sammanlagt handlar det om $122 miljoner som slösas bort på varje $1 miljard som spenderas på projekt.

Hur kan man sätta stopp för detta vansinne? Margo föreslår att du börjar med att kartlägga strategiska teman. På så sätt kan du lättare identifiera behov och mål så att du bättre kan utnyttja din kompetens och tillgängliga resurser. Några andra idéer att tänka på:

• Genom att använda visuellt tilltalande modeller som Kanban-tavlor kan du hålla reda på projektarbetet och fatta bättre beslut om hur du ska prioritera din portfölj genom att identifiera projekt utifrån värde, kostnader och risk. Det är viktigt att förstå kapaciteten, så att du vet om du behöver skjuta upp eller lägga ut arbete på entreprenad.
• Använd värdeflöden för att hjälpa till att prioritera och rikta in dig på bättre resultat och identifiera beroenden när du föreslår en ny kapacitet. Genom att fånga upp kostnaden för en investering från början till slut kan du bättre anpassa din långsiktiga strategi till ett engångsprojekt.
• Använd portföljen som en levande färdplan så att dina team kan arbeta i rätt takt. Genom att centralisera data kan du också ge ledningen den insyn de behöver i företagets kapacitet och snabbhet när det gäller nytt arbete.

I slutändan kan ett verktyg för projektportföljhantering hjälpa dig att se till att du slutför ett projekt från början till slut och att du har insyn och synlighet under hela processen. Inte bara startar du bara projekt som har större sannolikhet att slutföras, utan du har också större ansvarstagande på vägen. Läs mer i webbinariet på begäran med Margo Visitacion, vice vd och huvudanalytiker på Forrester Research: Managing the Chaos of Change.

Relaterade inlägg

Projektportföljhantering Portfölj- och resurshantering Läslista för de mysiga höstkvällarna 16 november 2017

Produktportföljshantering, projektportföljshantering, arbetsledning för team Gör undersökningen: Delta i marknadsundersökningen om projektsamarbete. January 29, 2018

Projektportföljförvaltning Samlat leverera på strategin med digital omvandling [Video] July 23, 2018