Följande innehåll är baserat på vitboken "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 2", skriven av Jerry Manas. För att göra det lättare för dig att läsa har vi beslutat att ge den ett evigt liv här på bloggen.
I de tre första delarna av den här serien har vi diskuterat de negativa effekterna av problem med projektskattningar, ett problem för nästan alla organisationer oavsett storlek eller mognadsnivå - effekter som missade marknadsfönster, vinstförluster och "osynliga mördare" som apati och stress hos de anställda.
Dessa problem beror ofta inte på att projektledarna inte kan göra en uppskattning - det är i allmänhet ett problem med den underliggande processen. När din process är trasig är det svårt att gå vidare och göra nödvändiga förändringar för att eliminera de omedelbara effekterna av dålig uppskattning: scope creep, milstolpsförskjutningar, under- och överutnyttjande av resurser och liknande.
I delarna 1-3 av denna serie behandlade vi ämnena:
- Noggrannhet kontra timing
- Hantering av osäkerhet - traditionella och agila metoder
- Överväganden om kapitalplanering
- Olika metoder för att skapa uppskattningar
- Bidragsgivare Skattningar, Utfört värde och Utförd tidsplanering
Innan vi fortsätter kan du ta del av de ämnen som du kanske har missat genom att klicka på länkarna ovan eller gå igenom listan över serier:
- Del 1: Förbättra projektuppskattningar och undvik krisläge
- Del 2: Att förbättra projektuppskattningar handlar om riktning
- Del 3: Metoder för uppskattning av projekt
I de återstående delarna av den här serien kommer vi att fokusera på:
- Planering av resurser
- Uppskattningar som minskar riskerna
- Megaprojektet
- Användning av flerpunktsskattningar
- När dåliga saker händer ändå (och det gör de)
Och mer...
Med hjälp av de verktyg, överväganden och processriktlinjer som beskrivs i den här serien kan din organisation börja ta itu med en ständigt återkommande och mycket viktig fråga på ett holistiskt sätt och bör märka en positiv spridningseffekt när arbetet blir mer fokuserat och målinriktat. Låt oss börja med tips nummer sex: Planera för resurser.
Tips 6: Det är folket, dumt (uppskattningar och tillgång till resurser)
"Många organisationer tror att de har ett problem med resurshantering när de i själva verket har ett problem med prioritering av efterfrågan."
Oavsett hur rigorös din uppskattningsmetod eller ditt tillvägagångssätt är, kommer din uppskattning att visa sig vara felaktig om resurser oväntat dras bort från projekt eller inte är tillgängliga av någon anledning. Därför är det viktigt att ta hänsyn till resurstillgången när man uppskattar varaktigheten.
En projektledare kan förvisso ange en första "bästa gissning" för uppgiftens varaktighet, men när resurserna tilldelas måste varaktigheten ses över utifrån den uppskattade ansträngningen och resursernas tillgänglighet. Som tidigare nämnts i serien kräver detta samarbete mellan projekt- och resurschefer. Det kan också innebära att alternativa resurser kommer att behövas. Dessa alternativa resurser kan vara dyrare, mindre kompetenta eller både och, så en negativ påverkan på tidsplanen och/eller budgeten är fortfarande möjlig i vilket fall som helst.
Om projektet inte blir av på grund av bristande resurstillgång kan det också få andra budgetkonsekvenser, t.ex. högre leverantörspriser eller straffavgifter.
Det finns också det projekt som inte får missas: det projekt vars slutdatum, på grund av marknadskrav, bestämmelser eller andra faktorer, är en fast tidpunkt som inte får missas. I det här fallet handlar resursfrågan ofta om att flytta runt personal från andra projekt till det här projektet, och dessa projekt hamnar då i fokus för den här granskningen.
Det är uppenbart att resurstillgången och dess effekter måste beaktas när man beräknar varaktigheten. Förbehåll och risker bör tydligt påpekas. Det är också viktigt att tänka på rätt resurser, eftersom alla resurser inte är lika bra.
Slutligen, om uppgifter glider ut och måste försenas på grund av problem med tillgången till resurser, kommer det troligen att uppstå konflikter i efterföljande led med andra projekt som behöver samma resurser under den tid som du behöver dem. Risken för att ha fel på grund av ogiltiga antaganden om resurstillgång är alltså inte bara ett försenat projekt, utan potentiellt en hel portfölj som kastas in i kaos.
Det är därför som prioritering av efterfrågan är så viktigt, för att undvika att resurser ständigt flyttas. Prioritering av efterfrågan har en stor inverkan på projektkalkylerna, och detta samband är ofta inte tillräckligt känt. Många organisationer tror att de har ett problem med resurshantering när de i själva verket har ett problem med prioritering av efterfrågan.
Fortsättning följer...
I nästa del av denna serie kommer vi att titta på tips 7-9: uppskattningar som minskar risken, megaprojektet och användning av flerpunktsberäkningar. Besök också www.planview.com för att få veta mer om hur våra lösningar kan hjälpa dig att förbättra dina projektuppskattningar.
Klicka på länkarna nedan för att fortsätta läsa serien:
