Under de senaste åren har projektledningskontor (PMO) fått sin beskärda del av dålig press internt.
Många anställda ser med förakt på PMO:s och anser att de är onödig uppblåsthet. För dem verkar PMO bara skapa ett oändligt antal bildspel där man talar om affärsstrategi och beskriver de steg som företaget kommer att ta för att nå sina mål. Syftet verkar sluta där.
Av denna anledning hänvisar allt fler företag inte längre till PMO:er som PMO:er. Några av de alternativa varumärken som har dykt upp under de senaste åren är kontoret för företagsomvandling och kontoret för strategiplanering.
Varför PMO får dåligt rykte
PMO:er tenderar att få ett dåligt rykte eftersom de tillhandahåller stöd som är något immateriellt för organisationen. För många chefer tar PMO:er mycket tid och budget i anspråk, och det tar alldeles för lång tid innan de börjar leverera verkligt värde.
Utöver detta finns det ett antal andra problem som påverkar många PMO:s rykte. Låt oss kortfattat undersöka sex av dem.
1. En alltför betungande process
Det är inte ovanligt att PMO:er kräver att varje projekt - även de enklaste - ska följa en exakt plan och producera omfattande rapporter även när inget av detta verkligen krävs för att lyckas. Om dessa riktlinjer inte följs kan det i många fall leda till att ett projekt springer ur från början eller att intressenterna måste lämna in ytterligare dokumentation.
2. Ingen koppling till strategin
Ofta är det till synes omöjligt att hitta en koppling mellan PMO:s åtgärder och den övergripande affärsstrategin. Det är därför som fler och fler organisationer omvandlar sina PMO:er till strategiska ledningsavdelningar som tydligt formulerar företagets mål så att alla anställda vet vad som förväntas av dem och varför.
3. Otillräckliga verktyg
Om en organisation väljer fel verktyg och det försvårar saker och ting - eller om organisationen väljer rätt verktyg och verktyget inte lyckas få en omfattande användning i organisationen eftersom det inte säljs bra internt - kan PMO ses som en fiende och mindre som en vän.
4. En chef som ger läpparnas bekännelse i stället för ledarskap
En PMO-ledare är mer än en glorifierad projektledare. Utan rätt ledare vid rodret för PMO kommer enheten med största sannolikhet att misslyckas med att uppnå sin fulla potential och i stället ses som ett extra lager av byråkrati.
5. En kultur som är motståndskraftig mot förändring
Många anställda är fast i sina vanor. Det är ingen hemlighet. När kulturer motsätter sig förändring och ledningen misslyckas med att sälja in ett PMO internt kommer införandet att hämmas.
6. Bristande synlighet inom det definierade tillämpningsområdet för inkludering.
PMO:er som inte ger insyn uppifrån och ner i de projekt som de underlättar gör sig själva en otjänst. Hur kan du förvänta dig att teammedlemmarna ska köpa in löftet om ett PMO när de lämnas i mörker?
Nu när du känner till några av de viktigaste orsakerna till att "PMO" har blivit något av ett smutsigt ord under de senaste åren, kan vi vända oss till hur programvara kan hjälpa PMO:er att byta varumärke och bli en viktig del av organisationen.
Hur programvara kan hjälpa PMO:er att utnyttja sin fulla potential
Den goda nyheten är att genom att investera i rätt mjukvarulösningar kan PMO:s undvika dessa hinder och etablera sig som en nyttig och viktig del av organisationen.
Till exempel, Daptiv PPM gör det möjligt för PMO:er att hantera och övervaka flera olika typer av arbete med anpassningsbara projektarbetsytor samtidigt som alla PPM-data ansluts till en enda sanningskälla. Med Daptiv kan du anpassa och utveckla dina PPM-processer med hjälp av verktygets inbyggda flexibilitet och konfigurerbarhet.
Låt oss ta en titt på några av de sätt på vilka Daptiv hjälper PMO:er att övervinna de utmaningar som håller vissa av deras kollegiala avdelningar tillbaka.
1. Anpassa strategin till genomförandet
Med mer insikt i din portfölj är det lättare att välja projektidéer utifrån hur de överensstämmer med din affärsstrategi och vilken inverkan de kommer att ha på din verksamhet. Daptiv ger dig en fullständig överblick över företagets resurser och den anpassning som krävs för att bygga en portfölj som överensstämmer med dina mål och hjälper dig att nå dina mål.
2. Se alla typer av arbeten på ett och samma ställe
I en tid av distribuerade team, SaaS-lösningar och datasilos är det svårare än någonsin för en genomsnittlig organisation att få djupgående insyn i alla data och alla projekt som pågår samtidigt. Med rätt verktyg får ditt team fullständig insyn i varje projekt som ditt PMO leder, vilket gör det ännu enklare att se till att resurserna fördelas effektivt och att projekten prioriteras på rätt sätt.
3. Arbeta med smidighet
I PMO-världen är smidighet viktigare än någonsin tidigare. Med ett verktyg som Daptiv som driver ditt PMO, Det är lättare än du tror att bli flexibel än att bli det.. Grupperna har möjlighet att hitta den information de behöver och kan reagera på förändringar när de uppstår. Detta gör det möjligt för ditt team att utveckla och anpassa sina PPM-processer för att uppnå de resultat du vill ha.
Är ditt PMO så produktivt och välkommet som det borde vara?
Om inte kan det vara dags att fundera på hur taktiska programvarulösningar kan hjälpa ditt företag att börja se positivt på ditt PMO. Lär dig mer om hur programvara kan förändra ditt PMO, kolla in det här.
