Hur ofta anser du att de som arbetar med personalfrågor är projektledare? Förmodligen inte ofta. Men jag är här för att berätta att vi är det. Vi är "oavsiktliga projektledare". Från att underlätta intervjuer under rekryteringsprocessen, planera årliga förmåner och lansering av personal, ta itu med problem hos anställda till introduktion av nya medarbetare - personal inom personalavdelningen har sin beskärda del av projektarbete - och projektledning inom personalavdelningen är en del av vår vardag.
Liksom andra delar av organisationen letar personalavdelningen alltid efter nya sätt att förbättra arbetseffektiviteten - oavsett om det handlar om att hålla tidsgränserna för projekt eller att bara göra ledningen mer synlig för olika företagsinitiativ. Men det är inte alltid lätt. E-post och kalkylblad har ett syfte, men det räcker inte längre. Vi började använda Projectplace, en samarbetslösning för arbetsledning från Planview. Det blev inte bara mycket lättare att kommunicera framsteg och dela status, utan det krävdes också mindre ansträngning för att hantera uppgifter.
Här är ett exempel: hantering av introduktion av nyanställda
Vi hade problem med att hantera processen för att få in nya medarbetare. Vi saknade arbetsflöde. Det var svårt att veta exakt var de nyanställda befann sig i processen eller att svara på frågor som: Har de fått och slutfört sitt förmånspaket? Blev de inbjudna till orienteringen? Fick de ett parkeringstillstånd? Teamets medlemmar var tvungna att navigera i de långa e-postkedjorna och spåra separata e-postmeddelanden för att hitta svaren, vilket var tidskrävande. Vi kunde inte enkelt se vad som var gjort eller vad som återstod att göra med en snabb överblick. Men ProjectPlace förändrade allt detta.
The Kanban board functionality in Projectplace allows the team to create a workflow and identify all the steps that must be completed from before the new hire’s first day, to the end of the their first week of work. We can assign cards to specific team members so everyone in the department can see who is responsible for the next task – which creates accountability. The entire team loves Kanban boards because we don’t miss a step in the process. The cards work as a ladder where the next task is not assigned until the previous task is documented and completed.
Inte bara det, utan dokumenthantering är en barnlek. Du kan inte bara hantera dokument i korten, utan vi har även skapat delade mappar i arbetsområdet som är tillgängliga för utökade HR-kontor i Storbritannien, Sverige, Tyskland och USA. Dessa filer innehåller all delad dokumentation och mallar som behövs för en nyanställd och kan enkelt uppdateras och delas så att alla använder samma formulär. ProjectPlace har skapat en mycket stabilare och mer organiserad miljö för hela personalavdelningen.
Jag bjuder in dig att titta på mallen för nyanställda på ProjectPlace (kolla in bloggen "ProjectPlace Template Library is Here" om alla tillgängliga mallar). Den hjälper din personalavdelning att komma igång med introduktionen av nya medarbetare genom att tillhandahålla en checklista med saker att tänka på så att du kan arbeta smartare och inte hårdare. Starta en gratis provperiod idag.
Om du vill veta hur ProjectPlace kan gynna varje avdelning i din organisation kan du läsa följande bloggar om användningsfall: PR, Personal,Blogghantering, Kommunikation över avdelningsgränserna, Marknadsföring för efterfrågegenerering, Evenemangshantering, Digital marknadsföring, Kundförnyelse, Projektplanering för förfrågningsunderlag, Samarbete mellan säljteamen,Customer Experience, Marknadsföring av lösningar, och Projektledning för försäljning.
