För dagens projektledare är data allt. Gruppmedlemmarna behöver detaljerad information om sina tilldelade uppgifter och de resurser som finns tillgängliga för att kunna utföra sitt arbete, och de högre cheferna behöver noggrann rapportering för att kunna avgöra om ett projekt är på väg att nå sitt mål. Projektledarna själva måste samla in och bearbeta ett brett spektrum av uppgifter dagligen när de arbetar med att vägleda och stödja sina team.
Tidsuppföljning på företag kan vara den viktigaste dataformen för en projektledare att använda. Detaljerad tidsrapportering är det bästa sättet att förstå vad teammedlemmarna arbetar med och om deras ansträngningar är i linje med projektplanen. Även om dina medarbetare kanske ser tids- och utgiftsrapportering som en otacksam syssla kan du använda de uppgifter som de genererar för att hjälpa dem och din egen karriär. Så här gör du.
Identifiera potentiella problemområden innan de stör projektet
Ur organisationens perspektiv är huvudsyftet med att använda en programvara för tidsuppföljning att utvärdera resursfördelning och anställdas prestationer i hela företaget. Som projektledare kan du använda din tidsregistrering för mer kortsiktiga ändamål, till exempel för att övervaka och hantering av projektrisker. Om du ber dina medarbetare att använda detaljerad tidsrapportering - det vill säga att de kopplar sin tid till specifika projektuppgifter eller deluppgifter, i stället för att bara rapportera sin tid mot det övergripande projektet - får du möjlighet att upptäcka potentiella risker för projektets tidsplan eller budget så tidigt som möjligt.
Stödja dina önskemål om ytterligare resurser
När ditt projektteam börjar arbeta med sina uppgifter kan du upptäcka att du inte har tillräckligt många personer för att slutföra det nödvändiga arbetet i tid. Projektledare i många organisationer har svårt att få fler anställda att delta i sina projekt eller att få en större andel av tiden från de anställda som redan är anställda. Om dina nuvarande teammedlemmar för noggranna register över den tid de lägger ner bör du kunna använda teamets användningsrapport, tillsammans med dina rapporter om hur arbetet fortskrider, för att övertyga ledningsgruppen om att din begäran om extra hjälp är berättigad.
Visa ditt eget värde och din effektivitet
Även om det mesta av din tidsuppföljning kommer att handla om dina teammedlemmars tidsuppgifter kan du använda dina egna tidsuppgifter för att höja din profil i organisationen. Tricket här är att vara så detaljerad och noggrann som möjligt när du registrerar den tid du lägger ner på varje aspekt av varje projekt. När det är dags för dig att be om löneförhöjningOm du vill bli befordrad eller få tillgång till ett mycket eftertraktat projekt kan du använda dina tidsuppgifter för att visa hur många olika färdigheter du behärskar och hur effektivt du har hanterat dina tidigare projekt.
Letar du efter en bättre lösning för tidsuppföljning på företag? Planview AdaptiveWorks molnbaserade projekthanteringsverktyg erbjuder oöverträffad funktionalitet och anmärkningsvärd flexibilitet. Ta reda på vad Planview AdaptiveWork kan göra för din organisation idag.
