I dagens snabba affärsvärld står en sak klar: ledare vill ha resultat, och de vill ha dem snabbt. De söker ständigt efter sätt att leverera mer, snabbare och till en lägre kostnad, samtidigt som de bibehåller en hög kvalitet. Denna strävan efter effektivitet och ändamålsenlighet är grunden för modern affärsstrategi. I det här blogginlägget går vi igenom hur man maximerar värdet under de första 12 månaderna med en VSM-lösning (Value Stream Management). Dessutom får du tips om hur du optimerar flödesvisibilitet och förutsägbarhet och hur du använder dessa insikter för att påskynda organisationens resultat.
Värdet av synlighet och förutsägbarhet
To begin our journey into the first 12 months of using a VSM solution, let’s first understand why visibility and predictability matter.
In a world where speed is critical, businesses are often left wondering why they can’t get things out the door faster. It’s not enough to aim for just “faster, cheaper, and higher quality.”
För att verkligen lyckas måste ni redan från början koppla era flödesmått till specifika affärsmål. Det är här Planview® Viz-metodiken kommer till sin rätt, eftersom den betonar vikten av att anpassa flödesmätningar till tydliga, uppföljningsbara affärsmål som fastställts på ledningsnivå.
Inom de första 12 månaderna efter införandet av en VSM-lösning är det möjligt att uppnå dessa två mål:
- Halvera tiden till marknaden genom att fördubbla produktivitet och hastighet.
- Se till att de aktiviteter som teamen arbetar med ligger i linje med företagets initiativ på högsta nivå.
Att sätta scenen: En titt på mognadsnivåer för flöden
Innan vi går in på de första 12 månaderna bör vi sätta scenen genom att förstå det bredare sammanhanget för er VSM-transformationsresa. Följ ett strukturerat tillvägagångssätt med fem väldefinierade mognadsnivåer, var och en med specifika mål, resultat och avslutningskriterier.
Level 1: Integrated
Integrate work across different applications. At least some ideas can make an impact
Level 2: Visible
Provide visibility of progress. Teams can make decisions based on data.
Level 3: Predictable
Make the work predictable. Dependent teams can work efficiently.
Level 4: Aligned
Align work with strategic objectives. Teams work towards the right outcomes.
Level 5: Optimal
Apply intelligent automation. Organizations can scale and respond to new challenges.
I den här diskussionen antar vi att du redan har kommit en bra bit in i den första integrationsfasen, där fokus ligger på att koppla ihop arbetet mellan olika applikationer och möjliggöra värdeflöde med minimal manuell inblandning.
Att gå på djupet: Ett strategiskt tillvägagångssätt
I vår VSM-transformationsresa måste vi göra ett val: gå brett eller gå djupt. Att gå brett innebär att snabbt ta in ett stort antal team och fokusera på att få synlighet för alla team samtidigt.
I den här diskussionen kommer vi dock att använda ett annat tillvägagångssätt. Vi går på djupet med en noggrant utvald uppsättning team, bevisar fördelarna och tar fram företagsspecifika insikter som kan vara till nytta för framtida team som ansluter sig till resan.
Månad 1: Planering för framgång
On day zero, as you embark on this 12-month journey, it’s essential to assess what everyone is working on. The unfortunate truth is that a significant portion of work within many organizations is misaligned or inefficient. Real-world data from Planview Viz, which has helped companies around the world manage thousands of value streams across various industries, reveals that nearly half of the work performed by teams is wasted in the forms of rework, excess work in progress, overproduction, repetitive manual, and aged or canceled work.
För att ta itu med detta problem fokuserar den första månaden på planeringsprocessen. Detta omfattar bl.a:
1. Flödesfördelning®
- Definiera hur olika typer av arbete (t.ex. funktioner, risker, defekter, skulder) ska fördelas över ingenjörskapaciteten.
- Anpassa flödesfördelningen efter produktmognad och samtidigt tillåta avvikelser vid behov.
2. Anpassning till strategiska mål
- Se till att minst två tredjedelar av det planerade arbetet ligger i linje med dokumenterade strategiska mål.
- Konfigurera verktyg för att effektivt följa utvecklingen, definiera typer av flödesobjekt och koppla arbetet till strategiska initiativ.
Dessa förändringar kan vara utmanande, eftersom de kräver att teamen anpassar sin verktygsanvändning och sina arbetsflöden. Det är dock viktigt att betona att dessa justeringar görs till förmån för verksamheten, med löfte om förbättrad synlighet.
Månad 2: Att bibehålla färskheten
När vi går in i den andra månaden ligger fokus fortfarande på planering, men vi lägger till ytterligare ett viktigt element: att hantera åldern på arbetet. Målet är att förhindra att arbetet överförs till nästa planeringssteg. Detta kräver en förändring av beteenden och processer.
Ålder för arbete
- Implementera mätetal och processer för att minimera mängden arbete som överförs från en planeringsperiod till en annan.
- Uppmuntra teamen att dela upp större arbetsuppgifter i mindre och koppla dem till initiativ på högsta nivå.
Månad 3: Optimering av flödesbelastning®
Under månad tre fokuserar vi på att optimera Flow Load och pågående arbete. I denna fas införs mätvärden och processer för att säkerställa att teamen inte belastas med mer arbete än de kan utföra effektivt baserat på historiska data. Det är ett proaktivt sätt att hantera arbetsbelastningar.
Flödesbelastning
- Implementera mätetal och processer för att förhindra att team tar på sig mer arbete än vad deras historiska kapacitet tillåter.
- Var uppmärksam på flödeseffektiviteten och identifiera och åtgärda flaskhalsar i utvecklingsprocessen.
Månad 6: Halvvägs till målet
När vi nu har kommit halvvägs på vår 12-månadersresa är det dags att introducera ett nytt fokusområde: leverans. Samtidigt som vi fortsätter att ta upp planering, arbetsålder och flödesbelastning, riktar vi nu vår uppmärksamhet mot flödesmätningar och effektivitet i den sista fasen av leveranscykeln. Den här fasen speglar flaskhalsanalysen från tidigare under resan men fokuserar på den sista milen av värdeskapande.
Leveransfas
- Implementera mätetal och processer för att optimera flöde och effektivitet i den sista fasen av värdeskapandet.
- Fortsätt att använda system för feedback och förbättringar genom hela planerings- och utvecklingscykeln.
Vid det här laget bör din organisation ha ett väletablerat system för feedback och förbättringar på plats. Detta system bör ständigt förfinas och användas i planerings- och utvecklingscykeln under återstoden av året.
Measuring progress: The power of Flow Metrics
Throughout each focus area, Flow Metrics play a crucial role in gauging progress and ensuring that goals are met. These metrics provide an operational view that can be used in various stakeholder meetings and reviews across the organization. They help track the transformation initiative’s progress and identify areas that require attention. Here’s an example of a value stream analytics dashboard.
Att lyckas efter det första året
I den moderna affärsvärlden är snabbhet och effektivitet av största vikt. De första 12 månaderna av din VSM-resa är en kritisk period under vilken du fokuserar på att göra organisationens flöde synligt och förutsägbart. Genom att sätta upp ambitiösa mål och följa ett strukturerat tillvägagångssätt kan du frigöra potentialen att fördubbla din genomströmning, säkerställa att du arbetar med rätt saker och i slutändan nå framgång.
När ni ger er ut på denna resa bör ni komma ihåg att förändringar kan vara utmanande, särskilt när det handlar om att förändra etablerade arbetsflöden och processer. Fördelarna med förbättrad synlighet och förutsägbarhet är dock väl värda ansträngningen.
Planview Viz tillhandahåller verktygen och metoderna för att vägleda er på denna transformativa resa, och med starkt ledarskap och uppbackning från ledningen kan er organisation blomstra i dagens snabba affärslandskap. Jag uppmuntrar dig att utforska den on-demand demo och de resurser som Planview erbjuder för att få en djupare förståelse för hur du uppnår största möjliga framgång med din VSM-lösning.
