Det finns två huvudorsaker till att projektöverlämningar sker. Det kan vara en planerad del av en projektplan, där projektet i slutet av en viss fas överlämnas till ett annat team för vidare arbete eller för slutleverans till kunden själv. Den andra orsaken är mellan projektledare när en projektledare av en eller annan anledning måste lämna över kontrollen över projektet.
I den här artikeln kommer vi att prata om den senare situationen, även om det kommer att finnas goda råd för överlämningar både inom teamet och i klientprojektet. Om du befinner dig i en situation där du måste överlämna ett projekt kan du se några sätt att se till att det går så smidigt som möjligt.
Skapa en korrekt arbetsuppgift för överlämning och använder projektledning för att se till att allting fungerar bra. Eftersom du troligen använder en projektplan eller Gantt-diagram för att organisera och delegera uppgifterDet är klokt att använda bästa praxis för projektledning för att hantera eventuella projektöverlämningar. Upprätta ett arbetsflödesdiagram och täcka in alla delar som är nödvändiga för att överlämnandet ska bli framgångsrikt. När du arbetar igenom varje enskild uppgift får du inte vara rädd för att ändra omfattningen för att se till att alla delar har täckts in.
Se till att det finns en tillräcklig överlåtelseperiod.. Inledningstiden innan den nya projektledaren tar över är ditt tillfälle att överlämna stafettpinnen med full fart och se till att de kommer igång med arbetet. Så snart som möjligt, dvs. när den nya eller tillfälliga premiärministern har valts, är det bra att åtminstone ta kontakt och ge tillgång till din Projektets status och framsteg.. Försök därefter att få en rimlig tidsperiod, upp till en vecka beroende på hur komplicerad rollen är, för att arbeta tillsammans så att de kan få full information om varje del av projektet.
Dela upp projektet i olika områden. så att det blir lättare att ställa frågor. Empati är en bra egenskap att ha inom nästan alla områden i livet, men när det gäller projektledning kan det vara till stor hjälp för överlämnandet om du tar hänsyn till din ersättares roll. När du väl har börjat överlämningen kan du försöka minska överbelastningen av information genom att dela upp uppgifter, mål och gruppmedlemmarnas roller i separata segment. Detta kommer att förhindra att nästa premiärminister helt enkelt översköljs av information och inte vet var han eller hon ska börja. Genom att kunna ta reda på vad de själva behöver mer information om kan de hjälpa till att upptäcka luckor i överlämningsprocessen.
Få godkännande från överordnade eller andra intressenter. Detta kan fungera åt båda hållen, eftersom nästa PM inte vill få skulden för eventuella inkonsekvenser eller problem som projektet hade när de ärvde det, men också för att du ska se till att du inte blir syndabock för saker som dyker upp efter att du har slutat. Det är inte bara ditt rykte som kan drabbas, utan även bonusar, jobbmöjligheter och till och med eventuella rättsliga åtgärder kan riskeras.
