Ingen förväntar sig att ett projekt ska gå perfekt. Även det mest välskötta projektet kommer säkert att stöta på åtminstone en liten svårighet på vägen, oavsett om det kommer i form av en oförutsedd förändring av kraven, att en viktig teammedlem lämnar företaget eller något av ett dussin andra potentiella problem. Beroende på hur projektledaren hanterar dessa utmaningar kan ett projekt antingen fortsätta att hålla sig på rätt spår eller få allvarliga problem.
I värsta fall kan oväntade svårigheter leda till att ett projekt misslyckas med förödande konsekvenser för projektledaren och andra intressenter. I andra fall är risken inte så mycket att projektet misslyckas helt och hållet, utan att det spårar ur, tappar de ursprungliga målen ur sikte och producerar ett resultat som inte är till någon större nytta för alla inblandade. Här är några av de vanligaste orsakerna till projekturspårning och hur framgångsrika projektledare undviker dem.
Omfattningen av krypning
Det finns inget som får ett projekt att gå i stöpet snabbare än scope creep- den ständiga utvidgningen eller omdefinieringen av projektets mål. Att undvika scope creep är en av de viktigaste aspekterna av projektledning och det bästa sättet att förhindra att ett projekt spårar ur.
Ett projekts omfattning måste dokumenteras noggrant från början, och eventuella ändringar av omfattningen måste registreras ordentligt genom en ändringsorderprocess. I annat fall kommer projektet ständigt att få nya krav och nya leveranser. I slutändan kommer dessa tillägg att göra mer än att bara utvidga projektet - de kommer att vända det åt fel håll och till och med öka budgeten.
Föråldrad programvara
Otillräcklig programvara för projektplanering kan skapa förutsättningar som gör det mycket mer sannolikt att ett projekt springer ur. Äldre projektledningsprogram på plats saknar vanligtvis de samarbetsverktyg och den interaktivitet i realtid som krävs för att hela projektteamet ska kunna hålla sig informerat om projektets status och prioriteringar. Molnbaserade projektledningslösningar som Planview AdaptiveWork gör det möjligt för projektgrupper att arbeta som en sammanhållen enhet, även om de är spridda över flera affärsenheter, tidszoner eller kontinenter.
Felanpassade resurser
Projekt på företagsnivå involverar vanligtvis dussintals eller till och med hundratals personer, inklusive kundprojektgrupper, leverantörsprojektgrupper och ofta även tredjepartskonsulter eller projektledare. När så många människor är inblandade är det mycket vanligt att vissa gruppmedlemmar har fått ett projekt som inte motsvarar deras kompetens och erfarenhet. Det kan vara tidskrävande och frustrerande för alla inblandade att identifiera felanpassade resurser och hitta lämpliga ersättare.
Lösningen? Bättre resursplanering. När företag har en tydlig insyn i sina anställdas nuvarande arbetsbelastning och kompetens har de större möjlighet att tilldela anställda till rätt projekt och behålla dem på plats under hela projekttiden. Planview AdaptiveWork erbjuder sofistikerade verktyg för projekt- och portföljhantering som hjälper projektledare och chefer att balansera arbetsbelastningen i teamet och anpassa rätt resurser till varje projekt. Gör en rundvandring på idag för att få veta mer.
