Ingen människa är en ö, och redan titeln "projektledare" antyder att du har ansvar för att hantera mer än bara dig själv. Varför är det då ofta så svårt för chefer att lämna över uppgifter till resten av teamet? Arbetsöverbelastning är ett mycket vanligt fenomen, särskilt bland chefer, men endast 28% av företagen ger stöd för att förbättra projektledningsförmågan i delegering.
Vikten av projektdelegering för att uppnå konsekventa framgångar utan att bränna ut dig som chef borde vara uppenbar, men många tycker fortfarande att det är en svår del av deras roll att bemästra. Om du vill förbättra din projektledningsförmåga genom att öka din delegeringsförmåga kan du börja så här.
Hur man identifierar vad som ska delegeras
I i princip alla projekt som du någonsin genomför som PM kommer du att ha ett team av rapporter som du på ett eller annat sätt styr hur de ska arbeta. Därför sker delegering av projekt redan utan någon större ansträngning. Det enda problemet är att göra det mer avsiktligt.
Ett bra sätt att identifiera vad du bör delegera är att skriva ut din arbetslista och för varje uppgift ställa följande frågor:
Kan någon annan göra detta?
Även om du kanske är mycket skicklig i din roll är skillnaden mellan dig och nästa person förmodligen mindre än tvåsiffriga procenttal, vilket innebär att majoriteten av de uppgifter som du utför också kan utföras av någon annan.
Är detta en repetitiv uppgift som jag kan lära någon annan att göra?
En vanlig refräng från chefer som inte delegerar är : "Det skulle ta längre tid att visa någon hur man gör det här än att göra det själv." Det kan vara så första gången, men om det är något som dyker upp regelbundet är det nog värt att ta sig tid att visa det för någon annan så att det kan tas bort från ditt bord för gott.
Måste jag göra alla dessa uppgifter?
Även om din erfarenhet och kompetens gör dig bättre lämpad att utföra en viss uppgift betyder det inte att din tid används bäst genom att utföra alla uppgifter. Ofta kan det räcka med en tredjedel av arbetet, medan en rapport gör det mesta av det tunga lyftet.
Tänk dig en bagarmästare som lägger sista handen vid en bröllopstårta, även om den till största delen bakades av assistenter. Resultatet blir detsamma, men den skickligaste hantverkaren får göra tre kakor på den tid det skulle ha tagit att göra en på egen hand.
Kommer det att försena projektet onödigt mycket om jag väntar med att göra det själv?
Tid är en begränsad resurs i projektledning. I en perfekt värld skulle vi alla få avsluta nödvändiga uppgifter precis som vi vill, men det är inte alltid möjligt.
Den gamla devisen "Det är bättre att göra det som är gjort än att göra det perfekt" gäller även för delegering. Om du väntar med att göra något själv för att försena projektet är det bäst att ge det till någon annan.
Hur du delegerar på rätt sätt
Lita på ditt team
Mikrochefer eller "helikopterchefer" stressar inte bara upp sig själva genom att ta hand om småsaker - de gör också resten av teamet nervöst och underminerar dem. Det bästa du kan göra som chef är att ta ett hopp om tillit och lita på att dina medarbetare utför sina roller på rätt sätt medan du fokuserar på att leverera så mycket värde som möjligt i din egen roll.
Gör utbildning till en högprioriterad fråga
Om ett av skälen till att du inte delegerar mer är att "ingen kan göra det jag gör", måste du fråga dig själv varför inte? Som teamledare är det också PM:s uppgift att se till att medlemmarna i teamet alltid förbättrar sina färdigheter och därmed kan ta sig an ett större antal uppgifter. Om du prioriterar uppgradering och rollspecifik utbildning borde det vara lätt att fastställa exakt vad som behöver förbättras för att underlätta ditt delegeringsarbete.
Rensa vägen för full synlighet
Ett stort hinder för delegering är att man inte vet exakt vem man ska ringa till i en nödsituation och hur det kommer att påverka den totala projektleveransen. Men med rätt projektledningsverktyg är det nu möjligt att få en otrolig insyn i både resurstillgång och hur uppgifterna fortskrider. På så sätt kan du känna dig mer säker på var du tilldelar uppgiften och du kan direkt övervaka hur den fortskrider.
Om du vill veta hur Planview AdaptiveWorks lösningssvit för projektledning kan hjälpa dig, kan du titta på en live-demo idag.
