Hur smarta PMO:er aktualiserar projektets synlighet

Ger ditt PMO den projektsynlighet och de insikter som krävs för att hjälpa organisationen att leverera på strategin? För vissa PMO:er är projektets synlighet begränsad till enbart projektstatus. Den här bloggserien i två delar beskriver hur vi utformar våra egna rapporter, analyser, instrumentpaneler och KPI:er för att öka synligheten och ge de strategiska insikter som dina många intressenter behöver för att fatta viktiga beslut.

Savvy PMO utökar synligheten och rapporteringen till sex nyckelområden:

1. Projektets status och hälsa
2. Planerat kontra aktuellt resultat
3. Intag och efterfrågan
4. Portfölj
5. Exekutivbyrå
6. Realtidsanalys

För att lyckas krävs förmågan att visualisera och analysera trender och ömsesidiga beroenden i hela verksamheten, med data från portföljer, projekt och program. PMO:er måste också ha insikter om arbetsefterfrågan, arbetsstatus, budgetar och resurskapacitet. Med hjälp av denna information skräddarsyr smarta PMO:er effektiv synlighet och rapportering till intressenterna och samarbetar med dem för att fatta bättre beslut som skapar värde för verksamheten.

I det här inlägget tar vi upp de tre första områdena för synlighet. Börja med att identifiera de mätvärden som dina intressenter behöver för att fatta beslut och skapa sedan rapporter, analyser och instrumentpaneler för att lyfta fram dessa data. För att utnyttja rätt visualiseringar för bästa möjliga insikter ska du besvara de här frågorna för varje synlighetsområde:

1. Who will be the audience for the visualizations and reports?
2. What is the purpose? What are the outcomes?
3. What benefits will it bring to the business?

Utvidgningen av din synlighet och rapportering börjar med projektstatus och hälsa.

1. Projektets synlighet: Status och hälsa

På projektnivå är det viktigt att sponsorer och chefer (projekt, program och portfölj) har insyn i projektets övergripande status och hälsa. Kunniga PMO:er har också möjlighet att gå ner i detaljer. Dessa insikter underlättar snabba och välgrundade beslut för att hålla projekten på rätt spår. Varje instrumentpanel för projektstatus bör ha en övergripande hälsoindikator, t.ex. RYG (Red, Yellow, Green), samt individuella indikatorer för följande mätvärden:

Projektinformation: Ange relevant projektinformation, t.ex. projekttitel, ägare, startdatum, måldatum, status och procentuell färdigställandegrad.

Finansiell information: Identifiera och framhäva kostnads- och intäktsinformation som intressenterna behöver. Till exempel kan instrumentpanelen visa budgeterade och uppskattade kostnader för arbetskraft, icke-arbetskraft, kapitaliserade och icke-kapitaliserade kostnader osv. Dessa uppgifter kan visas i faser eller i andra kategorier som är viktiga för verksamheten.

Tidsplan för projektet: Ge en överblick över projektets status med Gantt-diagram. Dessa bör åtminstone omfatta projektfasen och milstolpsuppgifterna. Färgkodade Gantt-balkar kan visa hur det går med uppgiften, inklusive hur många procent av projektet är slutfört.

Frågor och risker: Meddela projektledare och intressenter om eventuella hinder som kan påverka projekten. Presentera dessa i form av en lista eller ett diagram med siffror eller prioriteringar. Tittarna bör ha möjlighet att snabbt få mer information.

Bemanning: Visa varje projektgruppsmedlems tilldelningar och tillgängliga kapacitet. Inkludera list- och grafiska rapporter för data som planerade, uppskattade och faktiska timmar.

2. Planen jämfört med de faktiska resultaten: Synlighet för att hålla sig på rätt spår

Det är en strategisk fördel att alltid veta hur organisationen utvecklas i förhållande till planen. Kunniga PMO:er skapar visualiseringar av planerade och faktiska värden för portfölj- och projektframsteg, roll- och resursanvändning samt kostnader. Med dessa insikter kan portfölj- och resursförvaltare, ekonomer och chefer bättre uppfylla strategiska mål.

Här är vad du bör inkludera i projekt- och portföljöversikter:

Portfölj- och projektframsteg: Ge intressenterna en enkel översikt över planerat (mål) jämfört med faktiskt genomfört (färdigställande) så att de kan se om projekten håller tidsplanen eller inte. Ett Gantt-diagram kan enkelt visa start-, mål- och slutdatum samt procentuell färdigställandegrad.

Roller och resurser: Inkludera planerad och faktisk roll- och resursanvändning i projektets instrumentpanel. Genom att veta vilka anställda som kan vara under- eller överutnyttjade kan PMO och andra chefer optimera resurskapaciteten och avgöra om ytterligare färdigheter behövs.

Kostnader: Visa budgeterade och faktiska kostnader så att intressenterna kan hantera kostnader mot budget och mellan portföljer. Dessa insikter ger också information om framtida uppföljning och budgetering. Bestäm hur intressenterna behöver spåra dessa data över tid och dela upp dem (t.ex. per projekt, portfölj, kapitaliserad/icke-kapitaliserad etc.). Trendrapporter kan hjälpa intressenterna att utvärdera mot budgeten för att förutse kurskorrigeringar.

3. Synlighet i intag och efterfrågan

Att avgöra vilket arbete som ska utföras är en komplex process som underlättas av datadrivna visualiseringar. Förnuftiga PMO:er upprättar en effektiv, konsekvent och lättförståelig process för efterfrågestyrning och arbetsintag. Genom den här processen ger de de insikter som godkännare behöver för att utvärdera arbetsförfrågningar utifrån objektiva kriterier och prioritera dem som ger mest affärsnytta.

Inkludera dessa datapunkter i din instrumentpanel för att ge en överblick över arbetsintag och hantering av efterfrågan:

Intagsledning: Visar de arbetsbegäranden som för närvarande är under behandling. Ange namn på begäran, aktuell status, begärare och önskat datum för slutförandet. Gör det möjligt för godkännare och beslutsfattare att objektivt poängsätta och jämföra förfrågningar utifrån kriterier som ROI, strategisk lämplighet, komplexitet, kundpåverkan och teknisk risk.

Prioritering av begäran: Värde kontra risk: Ge en visualisering av det förväntade affärsvärdet kontra risken, baserat på den totala poängsumman för begäran. Dessa uppgifter hjälper dig och dina intressenter att göra mer effektiv prioritering genom att fastställa det verkliga värdet eller nyttan av arbetet och dess relativa betydelse i förhållande till andra projekt och initiativ.

Roll Kapacitet/Efterfrågan: Visa den tillgängliga resurskapaciteten i förhållande till den begärda arbetsbehovet. Detta gör det möjligt för intressenterna att förstå vilket arbete organisationen realistiskt sett kan leverera. Du kan hjälpa dem att fatta beslut om att omfördela resurser eller justera det begärda arbetet.

Portföljkostnadsanalys: Visa intressenterna om det finns en budget för det begärda arbetet eller inte. Ge en visualisering av skillnaderna mellan den totala budgeten och projektutgifterna hittills för att visa vilken budget som är tillgänglig. Dela upp dessa datapunkter efter portfölj, strategiskt mål eller andra kategorier som organisationen kräver.

Förmågan att skapa effektiva visualiseringar och rapporter lyfter PMO som en strategisk rådgivare till verksamheten. Denna position stärks genom de tre sista områdena av synlighet, som vi kommer att ta upp i del 2: synlighet för portföljen, chefer och realtidsanalys. Om du vill ha mer information om hur du blir en kunnig PMO kan du ladda ner dessa e-böcker:

1. The Savvy PMO’s Guide to Visibility and Reporting
2. The Savvy PMO’s Guide to Demand Management
3. Prioriteringsvägledning för insatta PMO
4. The Savvy PMO’s Guide to Resource Planning

Relaterade inlägg

Projektportföljförvaltning Bli ett anpassningsbart PMO: Förbättra smidigheten i planering och leverans March 6, 2020

Vision och trender Planview erkänd som ledare inom 2018 Gartners magiska kvadrant för projektportföljhantering [Infographic] June 8, 2018

Projektportföljhantering 5 Egenskaper hos en framgångsrik PMO-ledare 9 november 2018