Att arbeta med kalkylblad kan göra livet stressigt - i onödan. Detta blir ännu värre när grupperna dessutom är utspridda på olika avdelningar och geografiska platser. Ta Allen till exempel. Som medlem i ett globalt PMO-team för flygorganisationen är hans arbetsdagar ofta extremt stressiga. Han måste inte bara hjälpa till att övervaka arbetet på tre kontinenter och i 12 tidszoner, utan han måste också hantera en portfölj med omkring 45 projekt per år, samtidigt som han arbetar med kalkylblad. Detta problem är inte ovanligt - tvärtom. Stora och små organisationer över hela världen kämpar med att samarbeta mellan olika team, oavsett om de är geografiskt spridda eller inte. Därför har Allens team alltid nöjt sig med kalkylblad, eftersom de inte vet hur de ska ändra sig och låter förtrogenheten vinna över förbättrad produktivitet.
Att hålla dessa kalkylblad uppdaterade och relevanta är dock inte helt enkelt. I slutet av varje vecka lämnas mängder av statusuppdateringar till chefen för IT-projektleverans, som sorteras och sedan uppdateras i många olika kalkylblad och sammanställs till användbara rapporter. Det kan inte bara ta flera timmar att genomföra, det kan också vara extremt tråkigt och, ärligt talat, nervöst. Allen hade till slut fått nog av kaoset i kalkylbladen inom sitt PMO och i den större organisationen och bestämde sig för att göra en förändring.
Smärtor behöver inte vara permanenta.
Här är dilemmat - kalkylblad är vanliga och välkända, men de har många problem. Organisationer är benägna att hålla sig till kalkylblad - folk vet hur man använder dem, de är vettiga - men är de den mest effektiva samarbetsmetoden? Nej. Inte på långa vägar. Och det finns ingen anledning till att teamet ska nöja sig med eller acceptera sina problem som permanenta. Det finns en bättre lösning där ute, något som Allen förstod. Han börjar sin väg till förbättring genom att analysera de många problem som hans PMO för närvarande upplever på grund av att de är beroende av kalkylblad:
- PMO får bara en ögonblicksbild av deras framsteg;
- Uppdatering av kalkylblad är extremt tråkigt och tidskrävande;
- Samarbete kräver att de anställda laddar ner och sedan laddar upp lokala kopior av kalkylblad på nytt.
- Gruppmedlemmarna måste vänta på veckorapporten för att få veta om det finns några problem eller risker.
Alla påverkas på ett eller annat sätt.
PMO och chefen för IT-projektleverans är inte de enda som påverkas av sådant kaos och ineffektivitet. När Allen talar med sina kollegor upptäcker han att avdelningens biträdande chef har svårt att se projektstadier och statusrapporter, att specialisterna på datatransformation tvingas dela en fil som gör det svårt att filtrera data, och att chefen för webbutveckling har problem med arbetsbelastningen i sitt team och med att förstå vem som gör vad.
Oroa dig inte - det finns en väg ut ur galenskapen.
Efter att ha undersökt alternativa projektledningslösningar kommer Allen fram till att PMO måste ersätta alla kalkylblad med ett enda samarbetsverktyg med Lean- och Kanban-funktioner. Först då kan alla få gemensam tillgång till ett flexibelt verktyg som inte bara förbättrar samarbetet utan även den individuella arbetsprocessen. Cheferna kommer att kunna förstå och visualisera teamets individuella arbetsbelastning bättre, det kommer inte längre att finnas ett behov av en central informationsansvarig och det kommer inte längre att vara nödvändigt att vänta på veckorapporten för att se eventuella problem - teammedlemmarna kommer att kunna se eventuella förseningar eller problem omedelbart.
Luta dig tillbaka och slappna av i vetskapen om att allt är under kontroll.
Allen hjälpte till att revolutionera sin organisation genom att presentera lösningen med lean och agil leverans som ersatte alla kalkylblad. Nu behöver hans globala PMO inte längre ägna timmar åt att uppdatera eller leta efter det senaste kalkylbladet:
- Du har fått möjlighet att snabbt se vad som händer runt om i världen, vilket är möjligt tack vare filter som skiljer ut geografiska platser;
- Balanserad arbetsbelastning för de anställda så att ingen är överarbetad eller har för mycket fritid;
- Minska tiden för veckovisa gruppmöten från en timme till 20-25 minuter;
- sparade 40 timmar per år för att förbereda verkställande rapporter, och
- Uppnått hög grad av tillfredsställelse från sina interna kunder för att ha levererat projekt i tid, inom budget och inom ramarna.
Allen och hans team har inte saknat att arbeta med kalkylblad för ett enda ögonblick, och de är bara ett exempel. Med Lean- och Agile-lösningar blir arbetet enklare och mer organiserat, och team kan få arbetet gjort snabbare och effektivare. Vill du veta vilket verktyg Allen rekommenderar för att ersätta alla dessa kalkylblad? Det är Planviews lösning för Lean and Agile Delivery. Upplev det själv genom att registrera dig för en kostnadsfri demo, och kolla in lösningsbeskrivningen "Accelerate Lean and Agile Delivery" .
