Vad är kontrollhantering?
Begreppet control management har sitt ursprung i den franske gruvchefen Henri Fayols fem ledningsfunktioner (planering, organisering, ledning, samordning och kontroll). I denna mening handlar kontroll om att se till att alla processer som genomförs - och deras resultat - är i linje med tidigare fastställda standarder. Som Fayol själv sa:
"Kontrollen av ett företag består i att se till att allt genomförs i enlighet med den plan som antagits, de order som givits och de principer som fastställts. Syftet är att påpeka misstag så att de kan rättas till och förhindras att upprepas".
Vad kontrollhantering innebär för marknadsföringen
Den stora variationen av standardiserade processer som utförs av marknadsföringsteam innebär att det är ett fruktbart område för att implementera och dra nytta av effektiv kontrollhantering. Den ständiga övervakningen och översynen av hur arbetsuppgifterna utförs utgör en "utjämningsprocess", varigenom konsekventa stegvisa förbättringar leder till ökad produktivitet och förbättrat arbetsflöde.
Även om systemen varierar mellan olika typer av förvaltning - till exempel mellan budgetkontroll eller förvaltning av förändringskontroll - följer de i allmänhet en stegvis process:
Steg 1: Skapa eller fastställa den standard som prestationen kommer att mätas efter. Detta kan antingen vara ett branschgenomsnitt eller ett löpande riktmärke eller ett högvattenmärke för hur ditt team nyligen har presterat. Om t.ex. 100,000 nya leads kom in på kundens webbplats förra månaden är det en lämplig standard att förvänta sig denna månad.
Steg 2: Mätning av hur ditt team presterar. Detta bör vara konsekvent och använda en mängd olika mått för att säkerställa att innovation inte kvävs genom att man strikt håller sig till ett fåtal bestämda parametrar för hur framgång ska se ut.
Steg 3: Jämförelse mellan det valda riktmärket och den aktuella prestandan. Detta kan göras effektivt med hjälp av instrumentpaneler och mätfunktioner i programvara för projekthantering, t.ex. Planview AdaptiveWork.
Steg 4: Lokalisering av orsaken till negativa variationer och områden som kan förbättras. Detta görs genom att analysera avvikelser från den planerade processen och hur detta påverkade resultatet.
Steg 5: Genomföra nödvändiga ändringar i de processer eller protokoll som används.
Typer av kontrollhantering
Om du funderar på att införa principer för kontrollhantering för ditt marknadsföringsteam, kan du här se en uppdelning av några tillfällen då kontroller används:
Kontroller för förverkan: Dessa kontroller, som även kallas feedforward- eller preemptiva kontroller, införs för att se till att riskerna minskas och att problemen förhindras innan de uppstår.
Kontroller av styrning: Kontroller av styrning är övervakningsaspekten av kontrollhantering. De används för att övervaka och ständigt utvärdera produktivitet, kvalitet och allmänna prestationer. Detta är det vanligaste syftet med control management och omfattar de riktlinjer och rutiner som förväntas av teamet - t.ex. dess beslutsprocess, utvärdering av ledare eller protokoll för leverantörsrelationer.
Kontroller i efterhand: Dessa kontroller sker efter att något har inträffat och använder effektivt feedback och efterhandskunskap för att förbättra standarder och prestationer.
Kontroller av ändringar: Liksom många andra kontroller på den här listan är hantering av ändringskontroll en del av ett större system - i det här fallet hantering av ändringar. Ändringskontroller syftar till att systematiskt hantera alla ändringar som görs i en produkt eller ett system, t.ex. att införa ett nytt verktyg för analys av SEO-data. Kontroller av ändringar säkerställer att ändringar dokumenteras, minimerar onödiga störningar och optimerar resursanvändningen.
Kontrollhantering kan ge positiva förändringar i hur ditt marknadsföringsteam arbetar. För att få ut det mesta av det och hålla koll på hur ditt team presterar är det viktigt med en bra programvara för projekthantering. Det är enkelt att komma igång med Planview AdaptiveWork - kolla in våra fördelar redan idag!
