Den legendariske investeraren Warren Buffet har sagt att den grundläggande vana som skiljer framgångsrika människor från mycket framgångsrika människor är att de senare säger nej till nästan allt. Uppenbarligen lånar mycket framgångsrika agila marknadsföringsteam från Buffets spelbok, för jämfört med sina motsvarigheter är de extremt duktiga på att säga nej.
Det som gör denna egenskap ännu mer imponerande är att konventionella marknadsföringsgrupper - även mycket framgångsrika sådana - vanligtvis har varit inställda på att säga ja till praktiskt taget alla önskemål och ändringar. Faktum är att marknadsföringen i vissa organisationer är så pass självklar att förfrågningar egentligen inte är några förfrågningar. De är i princip order, även om de för estetiska syften innehåller ett flyktigt "Kan du hjälpa till med det här?" eller "Kan du hjälpa till med det här?".
Men när konventionella projektgrupper antar ett agilt paradigm är en av de första sakerna de måste göra att lära sig att säga nej. Det beror inte på att de vill det. Det beror på att agilitet bygger på tre integrerade pelare:
- Prioritera arbetet och fokusera på det som är viktigast och inte minst viktigt.
- Prioriterat arbete genom ett standardiserat arbetsflöde (t.ex. skapa, granska 1, granska 2, lansering klar, kommer att lanseras, avslutad).
- Begränsning av antalet uppgifter i varje fas av arbetsflödet.
Agila team som inte kan säga nej undergräver denna integration - och öppnar dörren för kaos och misslyckanden. Ingen vet längre vilka uppgifter som är prioriterade, eftersom allt är prioriterat. Arbetsflödena slutar att flyta när uppgifterna krockar med varandra. Teamets medlemmar drabbas av en överväldigande, oändlig arbetsbörda som leder till oengagemang och utbrändhet, tillsammans med kvalitetsproblem, missade tidsfrister, missnöjda kunder och undermåliga resultat.
Så hur kan agila team lära sig att säga nej, utan att utlösa oändliga konflikter eller utan att orättvist uppfattas som kroniskt otrevliga och uppenbart ohjälpliga? Uppriktigt sagt är det inte lätt. Men det kan (och måste) göras. Här är några praktiska tips att tänka på:
1. Utbilda utomstående
Många konventionella team och kunder utanför den agila världen tror att agilitet i princip är konventionell projektledning, men med lite extra flexibilitet och smidighet. Men när deras förfrågningar avslås i stället för att accepteras blir de frustrerade - och ibland upprörda. Det bästa sättet att undvika denna turbulens är att agila team utbildar utomstående om hur agila metoder fungerar och hur de inte fungerar. Denna medvetenhet bidrar i hög grad till att klargöra förväntningarna och förvandla potentiella motståndare till stödjande allierade.
2. Skapa synlighet
Även om man är medveten om hur agilt arbete fungerar och hur det inte fungerar, kan vissa externa team och kunder fortfarande vara tveksamma till tanken på att deras "brådskande begäran" hamnar i en backlog, särskilt om det tidigare inte har varit något problem. För att hantera denna viktiga utmaning bör agila team använda ett enkelt och strömlinjeformat verktyg för uppgiftshantering som Planview AdaptiveWork Go som låter chefer och PMO få tillgång till en uppdaterad översikt på hög nivå över uppgifter i arbetsflödet, så att de tydligt kan se vad som verkligen pågår - och göra sin del för att hålla arbetsflödena flytande.
3. Genomför begränsningar för pågående arbete
Agila team som använder Kanban- eller Scrumban-metodik (Kanban + Scrum) bör fokusera på - eller snarare vara besatta av - att införa realistiska gränser för pågående arbete (WIP) för varje fas i arbetsflödet. Om lagen till exempel bestämmer att antalet uppgifter som samtidigt kan finnas i granskningsfasen är 10, får en 11:e uppgift under inga omständigheter läggas till förrän en plats blir ledig. Det är visserligen mycket lättare sagt än gjort att upprätthålla begränsningar för WIP. Men agila team som ger upp på den här fronten kommer att få det oerhört svårt att återta det senare.
4. Dela upp förfrågningar för att (möjligen) omvandla nej till ja
Agila team bör ta fram sina diplomatiska verktyg och se om det finns ett sätt att bryta ner förfrågningar till något som är mindre, snabbare och mer genomförbart. Det finns ingen garanti för att ett sådant motbud kommer att accepteras, men det är värt besväret.
5. Installera en Scrum Master
Sist men inte minst bör agila team installera en Scrum Master (eller någon annan behörig person) som fungerar som en grindvakt som granskar förfrågningar innan de läggs till i backloggen. Dessa viktiga personer skyddar teammedlemmarna från bördor, buller och distraktioner, samtidigt som de utbildar kunder och hanterar förväntningar.
Slutsats
Övergången från konventionell projektledning till agil kan vara svår, inte bara för agila team, utan också - och ibland särskilt - för externa team och kunder som vill göra saker och ting "på det sätt som de alltid har gjorts". Det går inte att vrida tillbaka klockan. Det finns bara att gå vidare, och agila team som behärskar konsten att säga NEJ är på väg mot långsiktig framgång.
