Hallmark Cards är känt över hela världen för sina gratulationskort, butiker, presenter och tv-serier och tror att när man bryr sig tillräckligt mycket kan man förändra världen. Deras produkter och tjänster syftar till att skapa en mer känslomässigt ansluten värld och göra skillnad i andras liv. Att omsätta omtanke och kreativitet i handling är inget som går förlorat för Hallmarks PMO, som ansvarar för att maximera företagets investeringar samtidigt som riskerna minskas.
Den här bloggen ger en sammanfattning av den senaste fallstudien och delar med sig av de utmaningar som PMO stod inför, tillvägagångssättet för förbättring och några av de fördelar som uppnåtts efter effektivisering av PMO-projekt och agilt genomförande.
Fallstudie om Hallmark Cards
Hallmark was founded in 1910 by entrepreneur J.C. Hall and is still led by members of the founding family 
today. Headquartered in Kansas City, Missouri, Hallmark’s businesses employ approximately 28,000 people worldwide. The Hallmark experience extends online at Hallmark.com and includes Hallmark Channel, Hallmark Hall of Fame, Hallmark Movies & Mysteries Channel, and Crayola.
Utmaningar: Olika verktyg och arbetssätt hindrade produktivitet och synlighet.
PMO fick i uppdrag att hitta ett samarbetsverktyg för projektgrupper och hoppades kunna göra betydande förändringar i hur resurser och projekt hanterades. De biträdande grupperna använde många olika projektledningsverktyg, inklusive flera oseriösa implementeringar som inte var kända av säkerhetsavdelningen. Hallmark Cards behövde ett enda samarbetsverktyg som klarade stränga säkerhetsstandarder, var tillräckligt flexibelt för de olika typerna av team som behövde få arbetet gjort och ändå fungerade för externa och fjärrstyrda resurser.
"Vi använde klisterlappar på visuella tavlor runt om i företaget och för många kalkylblad", säger Dawn Acosta, PMO-konsult på Hallmark Cards. "Tavlorna var svåra att läsa, besvärliga att skapa och underhålla och krävde fysisk närvaro för att kunna se och uppdatera dem. Många projekt hade upp till 15 fot av klisterlappar (bokstavligen), men vi försökte ändå samarbeta via e-post och komplexa kalkylblad."
Lika ineffektivt var många av PMO:s gruppmöten för att diskutera hinder och framsteg, omställningar och standardarbete. Utan ett konsoliderat, molnbaserat system för projekt- och resursinformation var mötena för teammedlemmarna mindre produktiva.
Lösning: Gör osynligt arbete synligt
Planview Projectplace® valdes ut efter en omfattande pilotstudie, och när det väl var infört märktes fördelarna omedelbart. Story maps gick från att vara besvärliga till att bli koordinerade, och synligheten i realtid var en välkommen förändring. "Vi kunde samla allt om vad vi ville leverera och prioritera, vilka aktiviteter vi måste göra och hur allting sammanfaller i ett och samma verktyg", säger Acosta. "Vi använder fortfarande kort och kolumner, men nu är allt digitalt. Det är lättare att hantera och manipulera, vi kan ha mer innehåll med checklistor och färgkodade uppgifter, och det bästa av allt är att informationen är i realtid och tillgänglig från mobila enheter."
På grund av flexibiliteten och det intuitiva gränssnittet i Projectplace tog det inte lång tid innan användarna insåg att verktyget kunde användas för mer än projektsamarbete med Kanban-tavlor. PMO har eliminerat manuella, långdragna resursförfrågningar, onboarding och offboarding med Projectplace. De har nu allt på ett och samma ställe, inklusive dokumentation om standardrutiner, checklistor, status och mätvärden.
"All kommunikation och dokumentation som sker i ProjectPlace minskar kyrkan genom Outlook, och den största fördelen är att all kommunikation länkas tillbaka till det objekt du pratade om", säger Hayhurst. "Vi behöver inte längre växla mellan olika program för att ta reda på vad som händer och var kommunikationen ägde rum."
Resultat: Modernt samarbete med hjälp av digitala tavlor
Sedan Hallmark Cards PMO tog bort klisterlappar till förmån för Projectplace har de:
- En enda, säker och virtuell plats för samarbete, standardisering av arbete och uppdateringar som förbättrar synligheten och noggrannheten i resursförfrågningar.
- Minskade PMO-mötena från 1 timmar till 30 minuter, vilket resulterade i besparingar på 1,000 arbetstimmar per år.
- 24/7 tillgång till status för uppgifter i realtid, skapa ansvarstagande och ansvariga teammedlemmar samt förbättra leveranserna i det dagliga arbetet och projekten.
- Antalet e-postmeddelanden minskade drastiskt och antalet använda kalkylblad eliminerades, vilket sparade tid och förvirring.
- Breddade flexibiliteten hos ProjectPlace för kreativa användningsområden som stöder PMO-arbetet.
- Utökade samarbetsytor från 2 ursprungliga grupper till 6 ytterligare team utanför PMO inom organisationen.
PMO på Hallmark Cards digitaliserade hantering av story maps, projektgenomförande och arkaiska Kanban-metoder, vilket förbättrade synligheten och effektiviserade rutinerna, vilket ökade teamets samarbete och produktivitet. Ett verkligt bevis på att omsorg och kreativitet kan omsättas i handling. Här är en länk till den fullständiga fallstudien i PDF-format.
