Varje organisationskultur (och subkultur) har sina egna nyanser - några av dem kan vara nycklar till hur du får dina medarbetare att ge dig sina bästa tankar.
Om du förstår dessa nyanser kan du formulera rätt frågor att ställa till när det gäller att utnyttja de anställdas kollektiva intelligens. Att ställa rätt fråga är skillnaden mellan att generera värdefulla idéer som påverkar affärsmålen och idéer som inte leder till något.
Här är några frågor som Planview IdeaPlace-kunder nyligen har ställt till oss som har gett upphov till högre bidragsfrekvens än genomsnittet och som kunderna ansåg genererade användbara och värdefulla idéer.
1. Utmaningsfråga till en grupp som arbetar med IT-system
"Hur kan vi skapa möjlighet för gruppmedlemmarna att avsätta upp till 20% av sin tid för att utveckla verktygs- och serviceförbättringar fram till juni 2018 genom att hitta sätt att minska den del av tiden som går åt till produktionssupport med 33% (60% till 40%)?"
I det här fallet bidrar kvantifieringen i frågan till att kalibrera gemenskapens tänkande och skapa ett mål. Idéutveckling presenteras i detta sammanhang som en genomtänkt och styrd process som är utformad för att uppnå ett specifikt mätbart resultat. STEM-grupper tenderar att uppmuntras av att veta att övningen är väl inramad och av att ha ett kalibrerat mål.
För det andra är det frågans natur som ger upphov till inneboende motivationsfaktorer. Personer som gillar att se till att saker och ting fungerar bra och effektivt kommer att motiveras att bidra. På samma sätt kommer de som vill skapa och uppfinna, snarare än att förvalta, att få en plats att göra det på. Det är en vinst för företaget och en vinst för individen. Dessutom, vem vill inte ha tid över för att arbeta med något som han eller hon tycker är roligt och givande?
2. Öppen för alla - fråga om utmaning om företagstillväxt
"Hur kan vi öka intäkterna under de kommande 12 månaderna genom att attrahera nya kunder och utveckla nya typer av produkter och tjänster? Vi söker idéer i följande kategorier: nya logotyper & ekosystem och nya produkter & tjänster."
Detta balanserade tillvägagångssätt börjar med en fråga om hur man ökar intäkterna, vilket lockar läsaren genom att erbjuda ett mycket meningsfullt ämne som alla kan bidra till. Därefter flyttas frågan snabbt till en specifik tidsram, fokusområden (nya kunder och produkter/tjänster) och kategorier. Vi vet lätt vilka typer av idéer som efterfrågas.
Det önskade intäktsresultatet är inte kvantifierat i pengar, utan endast i tid, vilket bidrar till att lätta på trycket. Det kan vara överväldigande att försöka tänka igenom en analys av de beräknade intäkterna (eller till och med en chansning i mörkret) samtidigt som man funderar över behov, önskemål och marknadsmöjligheter.
3. Strategiska initiativ - alla idéer är välkomna
Denna utmaning bestod av tre samtidiga frågor:
- Säkerhetskultur: "Hur kan vi förnya oss för att förbättra säkerheten?
- Arbeta smartare: "Vad skulle hjälpa oss att arbeta smartare?"
- Prisvärdighet: "Hur kan vi minska kostnaderna för våra kunder?"
Dessa klassiska öppna, divergerande frågor i stil med brainstorming är roliga för stora grupper där alla kan lämna in en idé som verkligen kommer att leda till en meningsfull förbättring. De leder till fler idéer, vilket bevisligen ökar oddsen för användbara idéer.
Frågorna möjliggör och uppmuntrar också implicit den fulla mångfalden bland de anställda (övertygande idéer kommer ofta från människor i utkanten som tittar in och skapar kreativa associationer), så länge som ledare med resurser ser ut att stå bakom övningen. Det innebär att arbetet med att sortera igenom idéerna och fatta beslut ökar, men verktyg för att ta fram idéer och fatta beslut samt en övergripande utmaningsprocess och innehållshantering - som alla är fastställda i förväg - kan göra arbetsbördan mer hanterbar.
Avslutande reflektioner
Sammanfattningsvis kan man säga att nycklarna till de bästa idéerna ofta hittas genom att tillbringa tid med olika grupper i organisationen och observera de kulturella nyanser som gör att de fungerar.
Ännu bättre är att tillbringa tid med ledare som är väl engagerade i sin organisation och har en intuitiv förståelse för hur man motiverar anställda, och sedan utforma din utmaningsfråga och kommunikation utifrån deras insikter. Det kan vara skillnaden mellan att behöva anstränga sig hårt för att få värdefulla idéer och att öppna slussarna så att idéerna lätt och naturligt flödar.
