Projektledning är en färdighet som aldrig kommer att bli föråldrad. Oavsett hur mycket arbetsplatskulturen har förändrats genom åren behöver organisationerna fortfarande hantera sina uppgifter effektivt, och det är inte troligt att det kommer att förändras inom den närmaste tiden.
Framsteg inom förvaltningstekniken, förändringar i yrkeskulturen och djupare insikter i psykologi på arbetsplatsen har dock effektivt förändrat sättet att genomföra projektledning.
För att maximera effektiviteten i dina uppgifter är det viktigt att hålla dig uppdaterad om de senaste trenderna i branschen. Vill du veta mer? Ta en titt på de fem viktigaste buzzwords för projektledning som du bör känna till.
1. Planering av rullande vågor
Planering med rullande vågar effektiviserar projektledningsprocessen genom att anta ett strategiskt tillvägagångssätt där mindre är mer. Planeringsmetoden med rullande vågor hjälper projektledare att dela upp stora, potentiellt överväldigande projekt i små bitar som är lättare att hantera. Istället för att presentera en detaljerad plan i början av ett projekt, delar man upp uppdraget i en serie vågor eller faser, vilket i princip tar bort allt krusiduller och hjälper chefer och teammedlemmar att fokusera på den information som är relevant för den aktuella fasen av projektet.
Några av de viktigaste fördelarna med denna strategi är följande:
- Minska spekulation och osäkerhet genom att prioritera kortsiktiga mål framför det långsiktiga målet.
- Ökad flexibilitet och skalbarhet. Planerna byggs upp efterhand som projektet fortskrider, snarare än att skapas i början av projektet.
- Mindre förvirring och osäkerhet eftersom överdriven och ofta onödig information tas bort från detaljerade projektplaner.
2. Agil och Lean
Koncepten Lean och Agile har tagit arbetsplatsen med storm under de senaste åren, men de har funnits länge. En av huvudanledningarna till att dessa två principer har blivit så populära är att de bidrar till att maximera engagemanget bland medarbetare, samtidigt som de får varje gruppmedlem att känna sig stärkt och uppskattad.
Målet med Lean och Agile är enkelt: Maximera effektiviteten och arbetets kvalitet utan att öka arbetsbelastningen. Detta uppnås med hjälp av två centrala komponenter, regeln om den sista planeraren och öppenhet.
- Regeln om den sista planeraren innebär att alla som arbetar med ett projekt ska hjälpa till att planera det.
- Öppenhet garanterar att arbetsflödet är synligt för alla, vilket gör det lättare att mäta framsteg och skapa handlingsplaner.
Överhuvudtaget är det bra att anta en Lean- och Agile-strategi för att öka samarbetet och förhindra slöseri med tid och resurser.
3. Kundcentrerad
Fram till nyligen har de flesta projektledningslösningar endast tagit hänsyn till följande tre komponenter:
- Minskning av kostnader och resursutgifter
- Maximera schemaläggningen och arbeta inom tidsgränserna.
- Att upprätthålla omfattningen och den utmärkta kvaliteten på arbetet
Även om alla är viktiga anser man nu att den teoretiska ramen för projektledning inte bör reduceras till dessa tre delar. På så sätt betraktas projektledning som ett mekaniskt, förenklat system som kan optimeras med några få justeringar. I verkligheten är bra projektledning mycket mer komplex, särskilt när man tar hänsyn till lagmedlemmarnas och intressenternas åsikter, känslor och känslor.
Därför går filosofin bakom projektledning i en annan riktning. Istället för att fokusera på hur man kan förbättra projekten, tittar man på hur man kan få ut det mesta av det upplevda kundvärdet. Detta är känt som den kundcentrerade metoden, en metod som definierar framgång som maximering av intressenternas (dvs. kundens) tillfredsställelse. Det är trots allt intressenterna som definierar vad som gör ett projekt framgångsrikt. Vissa anser att de tre komponenterna ovan är avgörande för om ett projekt är framgångsrikt, medan andra har andra kriterier.
Genom att hantera projekt på ett kundcentrerat sätt kan du samarbeta effektivare med intressenterna så att du vet vad de värdesätter mest i ett projekt, vilket ökar sannolikheten för framgång. Detta kan du uppnå genom att göra intressenterna till en del av ditt team och bjuda in dem att delta i beslutsprocessen, från början till slut. Den här nivån av samarbete bidrar inte bara till att göra projekten mer framgångsrika, utan kan också ge en extra nivå av öppenhet i projektledningsprocessen som säkerställer att alla inblandade är på samma sida.
4. Strömning av aktiviteter
Framsteg inom projektledningstekniken gör det lättare att dela information utan att behöva samarbeta ansikte mot ansikte. Om du använder en projektledningslösning som erbjuder Activity Streams är det möjligt att njuta av fördelarna med kommunikation i verkligheten i en virtuell miljö. Detta beror på att Activity Streams skapar transparens mellan projekt och uppgifter, vilket gör det lättare för alla att övervaka framstegen i uppdragen och identifiera områden där uppgifterna fastnar och behöver lite extra hjälp. Dessutom breddar Activity Streams kommunikationskanalen och skapar en sömlös virtuell miljö där samarbete och problemlösning går hand i hand.
5. Socialt engagemang
Under det senaste decenniet har forskarna lärt sig mer om hjärnan och mänskligt beteende än under det senaste årtusendet. Som en andra upplysningstid har denna vetenskapliga revolution gett djupare insikter om hur vi lär oss, vad som motiverar oss och hur man bygger upp högpresterande team från grunden. Denna vetenskapliga rörelse har också lett till ett antal paradigmskiften på arbetsplatsen, bland annat följande idéer:
- Organisationer finns till för att skapa värde för mänskliga relationer.
- Människor lockas av naturen av samarbete.
- Människor föds med en önskan att hjälpa till, dela med sig av resurser och tillhöra en grupp.
- En effektiv ledning syftar till att forma beteendet; utan detta är projekten dömda att misslyckas.
I slutändan är det sociala engagemanget viktigt för att fortsätta utforskandet av människans natur, både inom projektledning och utanför arbetsplatsen. Genom att kombinera beteendepsykologi och neurovetenskap med teknik kan organisationer lära sig hur man bygger upp viktiga yrkesrelationer som förbättrar produktivitet, lagarbete och problemlösning.
Avskedsord
Som du ser rör sig projektledning bort från traditionella synsätt för att ta till sig förändringar på arbetsplatsen och i samhället i stort. För att organisationer ska kunna optimera sin produktivitet och framgång är det viktigt att vara medveten om dessa förändringar och anpassa sig därefter, och det börjar med att anta en humanistisk strategi för ledarskap som syftar till att bygga relationer med individen, oavsett om de är teammedlemmar eller intressenter.
