Att möjliggöra företags anpassningsförmåga och smidighet - mentalitet som kopplar samman strategi och genomförande

Förändringar kan ofta göra väl utarbetade planer föråldrade, även om en ny plan läggs fram i början av varje år. Få organisationer klarar externa förändringar oskadda, och beroende på hur de är förberedda kan de sätta verksamheten i gungning. Så hur kommer din organisation att förbereda sig för den förändring som gör det möjligt för dig att gå från att bara överleva förändringarna till att trivas i dem?

Möjligheter föds ur förändring

Att stå stilla under en förändring är ett av de sämsta strategiska alternativen - särskilt i dessa dagar när möjligheterna blir allt mindre och kortare. Hur snabbt din organisation tar till sig och reagerar på förändringar och genomför initiativ är lika viktigt som själva svaret. Detta gör att anpassningsförmåga och smidighet är avgörande för att din organisation ska kunna utvecklas. Dina processer möjliggör båda dessa och kommer att fungera som en viktig differentieringsfaktor i förhållande till dina konkurrenter. Anpassningsförmåga och smidighet kan förändra inte bara det arbete du utför, utan också, och det är viktigare, den svårare delen - hur din organisation arbetar och tänker.

Att anpassa organisationens anpassningsförmåga och smidighet är det ställe där det ofta går snett - eftersom organisationens hantering ofta är en manuell process som stöds av olika verktyg. Du måste anta dessa arbets- och tankesätt för att kunna ta till dig och dra nytta av förändringarna, och du behöver också verktyg som är specialbyggda för att hålla dig på plats.

Övergång till portföljhantering för företag

På Changepoint ser vi organisationer i termer av företagsportföljer med affärs-, teknik- och kundprojekt som stöds av en mängd produkter, människor, processer, system, tillämpningar, kapacitet osv. Det är dessa portföljer som du måste anpassa och göra anpassningsbara och flexibla för att uppnå bättre affärsresultat. Vi anser att Enterprise Portfolio Management (EPM) är den mekanism som binder samman allt detta. EPM handlar om att hjälpa dig att anpassa strategiska portföljer till projektgenomförandet för att uppnå bättre resultat. Detta innebär mer än att förändra hur organisationen arbetar - det innebär att förändra hur organisationen tänker och förutse effekterna av olika scenarier. Varför är detta så viktigt för att lyckas? I vår globala ekonomi accelererar förändringstakten snabbt, vilket understryks av de allt snabbare digitala störningarna och den digitala omvandlingen. Alla förändringar kan vara farliga, men möjligheter kan också dyka upp ur en nödvändighet som leder till ökad motståndskraft och snabbare anpassningsförmåga till förändringar.

Även om de flesta förändringar ofta är oförutsägbara i början, verkar det som om varje förändring beter sig ganska förutsägbart, vanligtvis kännetecknad av tre distinkta faser:

1. Före förändring: Beredskap och bedömning.
2. Förändringsreaktion: En snabb och brådskande reaktion för att ta sig igenom saker och ting.
3. Efter förändringen: Söker efter sätt att vara bättre förberedd för nästa storm när den inträffar.

Det är det tredje steget som i slutändan kommer att avgöra hur steg ett och två fortskrider i en viss förändring. I en fas efter förändringen måste din organisation utveckla beredskapsplaner för att hantera mer uppenbara - eller inte så uppenbara - utmaningar i framtiden. Till exempel en beredskapsplan för en pandemi, som vi inte hade kunnat tänka oss att åberopa tidigare 2020.

Anpassning till kontinuerlig förändring

Att omvandla förändringar till en källa till konkurrensfördelar beror på organisationskultur, verktyg och teknik, processer, förändringshantering och tankesätt. Hur förbereder sig företagen eller håller sig i beredskap? Organisatorisk anpassningsförmåga och smidighet. Dessa begrepp används ofta synonymt, men i verkligheten är organisatorisk anpassningsförmåga och smidighet inbördes relaterade men ändå olika. Företagets framgång beror på var och en av dessa och deras olika tillvägagångssätt.

Organisationens anpassningsförmåga: Detta är organisationens förmåga och öppenhet att ta emot förändringar och anpassa sig snabbt.

Organisatorisk smidighet: Det handlar om organisationens förmåga att genomföra initiativ och påskynda förändringar.

Här på Changepoint frågar jag alltid: "Arbetar vi med verksamheten eller i verksamheten?". Detta hjälper till att sätta ramar för och klargöra saker och ting i tydliga termer. Det finns olika portföljer och discipliner som är inriktade på portföljhantering inom hela organisationen - alla verksamma på olika nivåer. Detta kräver att man tar till sig förändringarna, anpassar sig, genomför initiativ och påskyndar förändringarna, vilket kräver att man anpassar projekt och portföljer.

Framgång = anpassningsförmåga + smidighet + anpassning

Dessa tre element har utgjort kärnan i inriktningen och framtiden för portföljförvaltningen på Changepoint.

Nedbrytning av EPM

Organisationer har redan börjat överge långcykliska strategiska förvaltningsprocesser. I takt med att förutsättningarna förändras och affärerna går snabbare blir den strategiska ledningen mer och mer en kontinuerlig cykel för att hantera och anpassa sig till frekventa externa förändringar.

Som vi ofta har sagt här på Changepoint är det viktigt att "göra rätt projekt", inte bara "göra rätt projekt". Detta kräver mer än att välja och prioritera rätt projekt. Vi har infört en utveckling mot iterativ, kontinuerlig förbättring inom strategisk ledning för att hjälpa organisationer att minska sitt beroende av manuella övningar som stöds av olika verktyg.

Hantera, driva och ta till sig anpassningsförmåga

Strategisk portföljförvaltning (SPM) är det sätt på vilket organisationer driver förändring och det som gör anpassningsförmåga möjlig. Det handlar om att möjliggöra en mer adaptiv planeringscykel för att kontinuerligt och i samarbete utvärdera, prioritera och planera - i huvudsak forma verksamheten utan att störa pågående initiativ.

En annan viktig och relaterad aspekt är organisationens nuvarande tillstånd. Jag hänvisar ofta till E.A. i Changepoints lösning Enterprise Architecture Management (EAM) som Enterprise Awareness - de system, applikationer, funktioner, standarder, tekniker och andra saker som kan möjliggöra eller förhindra strategisk framgång.

Körglädje

Detta är en väl inarbetad domän för projektportföljhantering tekniker, system och tillämpningar som utvecklas snabbt med nya metoder och processer. I Changepoints kärna är våra breda och flexibla verktyg mycket konfigurerbara - men vårt uppdrag fokuserar på det snävare sammanhanget med de resultat som företag vill uppnå, oavsett om det handlar om att hantera teknikportföljer, driva ett PMO, utveckla nya produkter, ett X-as-a-service-erbjudande eller något annat.

Nyckeln för oss är att leverera rätt verktyg för rätt portföljinnehåll så att din organisation kan åstadkomma, lösa och leverera mer på ett bättre sätt med det du redan har. Det handlar också om att upprätthålla hastigheten och smidigheten i genomförandet av alla rätt initiativ.

Analytikens roll för en framgångsrik anpassning

Anpassning är den sista ingrediensen och ger en inpackning av data, insikter och analyser runt alla lager i din organisation. I slutändan är analysen den funktion som håller ihop allting och möjliggör anpassning - och med mer information från olika källor kan dina team fatta bättre beslut. När projekt- och portföljansvariga kan öva på självstyrning är de mer benägna att hålla sig i linje.

Aktivera ett tänkesätt som bygger på anpassningsförmåga och smidighet

Att kunna dra nytta av de möjligheter som uppstår i samband med kriser, t.ex. att påskynda förändringar, öka motståndskraften och identifiera lärdomar, beror i hög grad på hur väl du möjliggör ett företagsgemensamt tankesätt som fokuserar på anpassningsförmåga och smidighet. Det är bara genom att göra det - före, under och efter en kris - som din organisation bättre kan etablera och bibehålla anpassningen mellan din strategi och genomförandet av portföljen.