Vi trodde att vi visste om osäkerhet. Marknadsstörningar genom nystartade företag, javisst. Förändrade konsumentbeteenden? En del av jobbet. Men sedan inträffade pandemin och skapade en dominoeffekt av störningar som vi lär oss att acceptera som en del av vardagen. Det enda som verkar vara säkert när det gäller vår framtid är att vi har en ytterst begränsad förmåga att förutsäga vad den kommer att innehålla.
Men människor är ett motståndskraftigt gäng: Vi har hittat sätt att anpassa oss till det nya normala. Vi har lärt oss att skriva våra planer med blyertspenna och att ha suddgummi i närheten. Vi har alla fått en snabbkurs i dynamic planning - att vara redo för vad som helst: att hitta sätt att minimera förluster och maximera möjligheter samtidigt som vi går vidare in i det okända.
Inom näringslivet är dynamisk planering mer komplicerad - men inte mindre viktig, särskilt i tider av långvarig ekonomisk osäkerhet. Dynamisk planering har gått från att vara en "trevlig sak att ha" som kan utföras som en del av en årlig planeringscykel till att bli en absolut nödvändig del av den dagliga verksamheten.
Läs nästa: Möter strategiska initiativ med dynamisk planering
"Att inte planera är att planera för att misslyckas." - Benjamin Franklin
Just nu försöker alla CFO:er på jorden hitta svar på frågor som:
- Vad händer om intäkterna minskar med 20% nästa kvartal?
- Vad händer om förnyelserna är 10% lägre nästa kvartal?
- Vad händer om kunderna inte kan betala oss i tid eller inte alls?
- Har vi pengar att betala våra skulder, anställda eller leverantörer i dessa situationer?
Samtidigt förbereder sig cheferna på att budgetnedskärningar är oundvikliga: Om vi var tvungna att fortsätta med 10% mindre budget, eller 20% mindre, hur skulle det se ut? Vad skulle vi skära ned? Vilken effekt skulle det ha?
Svaren på dessa och liknande frågor är sällan entydiga, eftersom de bygger på en hypotetisk verklighet. Men om du inte planerar för den verkligheten kan du riskera att äventyra den verksamhet, de människor och de processer som håller ihop ditt företag.
Problemet med att "jordnötssmörja" kostnadsminskningar
Låt mig dela med mig av ett exempel som är troligt att du kan relatera till det: I början av pandemin, när det rådde stor osäkerhet, valde många företag att dra i den "enklaste" spaken för att snabbt spara pengar - att säga upp alla entreprenörer, med omedelbar verkan. Låter det bekant?
Många företag har lärt sig att det inte är samma sak att "skära ner på alla entreprenörer" som att skära ner på "onödiga" utgifter.
Detta tillvägagångssätt tar inte hänsyn till att en del av företagets mest vitala arbete kan utföras av entreprenörer, eller att det kan finnas pågående, affärskritiska initiativ som är beroende av entreprenörernas arbete för att kunna genomföras.
Exemplet understryker de grundläggande bristerna med "jordnötssmör"-metoden för kostnadsminskningar: Spridning av budgetnedskärningar jämnt över projekt eller affärsfunktioner.
Detta tillvägagångssätt misslyckas med att koppla initiativ till framtida affärsresultat, vilket gör det omöjligt att se hur tillägg eller borttagande av finansiering från olika initiativ kan påverka verksamheten längre fram. När man ställs inför frågan om vilken inverkan en viss resursminskning kommer att ha på framtiden, är det allas bästa gissning.
Ett mer välgrundat tillvägagångssätt
Men det finns ett annat sätt: Genom att knyta resurser till initiativ och initiativ till affärsresultat och använda programvara som är utformad för att möjliggöra dynamisk planering kan cheferna fatta intelligenta beslut om hur man kan minska kostnaderna med minsta möjliga negativa inverkan på affärsresultaten.
Med kunskapen om hur finansiering relaterar till specifika initiativ och hur dessa initiativ är kopplade till specifika affärsresultat har cheferna möjlighet att planera för olika scenarier i realtid, med riktiga data som underlag för beslut.
Läs vidare: Volvokoncernen driver omvandlingen av företagsportföljerna för att stödja den globala verksamheten
Men hur? För det första, istället för att se dynamisk planering som en separat övning som kanske utförs årligen, utför Lean-Agile-företag dynamisk planering kontinuerligt - både oftare schemalagt och redo på begäran. För det andra genom att genomföra scenarioplanering med samma verktyg som dina team använder varje dag (och då talar jag inte om PowerPoint, Excel eller Gmail).
Effektiv scenarioplanering innebär inte bara att justera viktiga antaganden utifrån externa faktorer, utan också att lära sig av företagets egna leverans-, hastighets- och flödesmått.
Alla chefer känner intuitivt till ramverket Plan-Do-Learn-Act. Men agila företag tillämpar detta oftare (dynamiskt) och lär sig av sina egna leveranser för att informera om nästa åtgärd.
Planera för morgondagen redan i dag.
Genom att bygga in dynamisk planering, inklusive scenarioplanering, i din återkommande verksamhet kan du förbereda dig för det oundvikliga i oplanerade resursminskningar, budgetnedskärningar, marknadsförändringar och andra störningar. Även om vi aldrig riktigt vet vad som väntar oss runt hörnet kan vi använda den information vi har för att fatta välgrundade beslut och anpassa våra åtgärder i varje steg för att uppnå bästa möjliga resultat.
Behöver du komma igång med dynamisk planering? Läs den här e-boken för att ta reda på vilka fem steg du måste ta för att snabbt planera om, omprioritera och effektivt genomföra din företagsstrategi.
