Våren är en tid för förnyelse, en tid för att rensa ut det gamla för att ge plats åt nya möjligheter. Om du använder en Kanban-tavla för att hantera teamets arbete gör du förmodligen regelbundet underhåll för att hålla din Kanban-tavla uppdaterad. Men precis som i garderoberna i ditt hem kan du då och då vilja göra en djupare städning för att rensa ut några av de mentala "spindelväven".
Om din Kanban-tavla har varit full av oavslutade uppgifter under de senaste säsongerna kan det vara dags att göra en liten vårstädning. Här är tre anledningar till varför du bör överväga att ge ditt teams Kanban-tavla en grundlig rengöring i vår, och närhelst du behöver en uppfräschning.
#1 Spring in i kontinuerlig förbättring
Känner du en känsla av fart inför vårsäsongen? Känner du dig stimulerad av tanken på nya projekt, idéer och initiativ (och av det varmare vädret)?
När du öppnar din Kanban-tavla för att sätta dem i verket: Fortsätter drivkraften eller känner du dig hämmad? Det kan kännas svårt att göra stora förändringar när du är bunden till en grund som känns fast i sten. Ibland är det lättare att börja om från början med en tom, fräsch tavla full av möjligheter. Om dina stora idéer för det nya året inte passar in i din gamla tavla är det förmodligen dags att bygga om den för att uppfylla dina nya behov.
Att bygga upp styrelsen på nytt kan hjälpa er att upptäcka nya möjligheter till ständiga förbättringar. Men förlora inte de framsteg som du har gjort hittills genom att överge din gamla tavla helt och hållet!
Innan du börjar demontera din kretskortet bör du ta dig tid att notera vad som fungerar i dess nuvarande konfiguration. Samla ditt team och diskutera ämnen som:
- Vilka banor och simbanor har varit till hjälp för ditt lag?
- Vilka insikter har du fått från dina mätningar på ?
- Finns det några processpolicys som ditt team har funnit användbara?
- Har WIP-gränser gjort en stor skillnad i teamets effektivitet?
Vissa team föredrar att ha en ostrukturerad diskussion om styrelsens utformning, medan andra föredrar den mer formella metoden med en retrospektiv eller Lean Coffee. Det viktiga är att du samlar in perspektiv från hela teamet - inte bara från några få medlemmar.
#2 Rensa ut de (mentala) spindelväven
Precis som att ta ner juldekorationen och städa ut ditt skafferi kan hjälpa dig att inleda det nya året hemma, kan du genom att bränna din tavla få en ny start på våren. Oavsett om du väljer att starta en ny Kanban-tavla från grunden eller helt enkelt ägna lite tid åt att arkivera/ta bort kort på din befintliga tavla är en liten vårstädning nästan alltid en produktiv tidsanvändning.
Under året skapar ditt team troligen kort för att representera uppgifter som är "trevliga att ha" eller "en dag". Om du fortfarande har för avsikt att prioritera och slutföra dem, kan dessa kort ha en plats på din nya tavla. Men om du inte gör det kan de täppa till teamets kognitiva utrymme och hindra alla från att fokusera på det som är viktigt (även om det är omedvetet).
Det beror på att extra, oprioriterade kort på din tavla inte bara orsakar visuell oreda - de upptar också kognitivt utrymme. När du ser ett kort på din tavla tänker du förmodligen en stund på den uppgiften, även om den inte nödvändigtvis är relevant för dina aktuella mål eller prioriteringar. Du ser kortet och tänker för dig själv: "Ja, det har vi ju pratat om att göra", och sedan försöker du ta reda på vad du egentligen bör fokusera på.
De mindre erfarna medlemmarna i teamet kan känna sig särskilt belastade av kort i backloggen med deras "ansikte" på dem, eftersom de kanske inte känner att de har befogenhet att besluta inte att göra dem. Men om ett kort har tilldelats dig, men inte har prioriterats, vad gör du då åt det?
Med en ren styrelse kan du börja med att ta in det som är aktuellt just nu - inte det som lät som en bra idé för sex månader sedan, men som kanske inte är lika värdefullt längre.
#3 Sopa bort distraktioner
Att rensa ut tavlan (eller bränna ner den helt) kan också hjälpa teamet att få en mer exakt förståelse för WIP - en viktig komponent för att praktisera kontinuerlig leverans.
Om du har en massa halvt genomtänkta idéer som täpper till din Kanban-tavla kan det kännas som om teamet är fullt upptaget, även om det inte är det. Det är svårt att bli glad över att lägga till nya kort till brädet när brädet redan ser fullt ut.
Att ta sig tid att tillsammans med teamet granska och fatta beslut om de kort som finns i backloggen kan vara en renande övning för alla i teamet. Att tala om vad som är prioriterat och vad som inte är prioriterat, och varför, kan vara ett bra sätt att ge teamet energi för framtiden. Det kan ge medlemmarna i teamet en förfinad känsla av klarhet om vad som faktiskt är viktigt, vad som är på gång och vilka idéer de kan lägga ner, vilket hjälper alla att fokusera på att leverera mer värde.
Rensa upp teamets processer
Även om ditt skafferi är perfekt organiserat kan maten fortfarande bli gammal. Även om din Kanban-tavla fungerar kan det finnas delar av den som inte längre är till nytta för dig - med andra ord har de passerat sitt utgångsdatum när det gäller användbarhet.
Om du tar dig tid att göra en liten vårstädning på din Kanban-tavla kan du ge ditt team möjlighet att tänka kritiskt på vad som driver tillväxten framåt och vad som bara står i vägen. Det är lätt att tänka på Kanban-tavlans utformning som en "en och samma sak" - men i takt med att ditt team utvecklas och växer bör din Kanban-tavla utvecklas och växa tillsammans med det.
Inled en ny säsong av tillväxt genom att rensa ut spindelväven från tidigare säsonger. Du kommer åtminstone att inleda ett samtal med ditt team om den process du följer, vilket är ett organiskt sätt att inspirera till kontinuerliga förbättringar i hela teamet.
Om du vill veta mer om hur Kanban kan hjälpa ditt team att återfå fokus och nå nya nivåer av effektivitet och prestanda rekommenderar vi följande resurser:
