Att hålla dokumenten organiserade och uppdaterade är en utmaning när många personer deltar i ett projekt tillsammans och alla rör samma dokument. Att en uppdaterad fil inte sparas, att den raderas av misstag eller att den helt enkelt placeras fel är vanliga händelser under ett projekts livstid. Förutom att det finns felaktiga eller föråldrade filer finns det också problem med att e-postinkorgarna svämmar över av Excel-ark, kostnadsrapporter och andra typer av projektdokumentation.
Att hantera ett projekt kan kräva en mängd olika typer av dokument för planering, spårning och rapportering. Dokumenten har en roll i varje fas av projektets livscykel och bidrar till att hålla projektet i gång. Samtidigt måste dock dokumenten själva hanteras, annars tar de över den process som de ska underlätta. När projektledare leder sina projekt kan de lätt hamna i fällan att producera en överflöd av dokument som fördunklar projektmålen med repetitiv information, vilket i slutändan bidrar till att projektet misslyckas. Dåligt hanterade dokument kan förvirra den faktiska statusen för ett projekt, skapa oro och frustrera dem som vill ha svar och dem som måste leverera. En bra projektdokumenthantering avgör om informationen flödar effektivt genom projektgrupper och intressenter eller om den förvandlas till hinder som gör att projekten missar sina milstolpar eller överskrider budget eller omfattning.
När dokumentationen av ett projekt hanteras dåligt leder det till:
- Opacitet - Projektledare, teammedlemmar och intressenter har en otydlig bild av projektets status och relaterat arbete. I projektdokumenten utbyts inte relevant aktuell information, vilket skapar överlappningar och förvirring.
- Förlust av viktig information - Många projektledare lagrar inte sin projektdokumentation på ett enda ställe. Vissa filer kan sparas på skrivbordet, andra på en server och vissa i lagringsprogram som Google Drive. Informationen i dessa dokument kan gå förlorad eller vara så svåråtkomlig att den lika gärna kan vara förlorad. Brist på korrekta uppgifter innebär att felaktig information kan hamna i beslutsrapporter eller delas med intressenter.
- Hinderat samarbete - Om data inte lagras på en central plats som är tillgänglig för projektledare, lämpliga resurser och intressenter kan den vara nästan omöjlig att hitta, vilket leder till att samarbetet får en rejäl knäck. Om resurserna arbetar med samma dokument men från två olika stadier i processen, kommer samarbetsmöjligheterna att hindras.
