Publicerades först på ProjectManagement.com den 4 december 4th, 2012
Vi har alla hört talesättet "Om man inte planerar, planerar man att misslyckas", men för IT-avdelningar som försöker hantera en mängd arbetsförfrågningar på en kontinuerlig basis är ett mer passande talesätt "Om man inte prioriterar, planerar man att misslyckas". Den här artikeln är utformad för att ge dig en översiktlig bild av hur IT-team kan prioritera projekt, varför det är viktigt och hur det gynnar hela företaget.
De flesta IT-avdelningar utarbetar vad de tror är en skottsäker plan för att hantera IT-frågor, men yttre faktorer hindrar att planen genomförs effektivt. Dessa faktorer inkluderar "det gnisslande hjulet" (en chef på C-nivå eller en envis person som sätter press på IT-teamet för att få ett projekt att hamna högst upp på listan), personer inom eller utanför IT-avdelningen som oberoende av varandra bestämmer att vissa projekt ska prioriteras högre, och "gör det bara" mentaliteten där IT-avdelningen bestämmer sig för att hoppa på vissa projekt utan att ta hänsyn till hur väl projektet stämmer överens med företagets affärsmål.
Att prioritera uppgifter på ett reaktivt sätt kan vara kontraproduktivt, förutom att orsaka förvirring och irritation. Utan ett system för att prioritera IT-projekt och koppla projektets framgångsrika slutförande till företagets affärsmål tenderar IT-teamen att få skulden för att de inte fokuserar på sin roll när det gäller att hjälpa till att uppfylla de övergripande affärsmålen och ses som en flaskhals snarare än en resurs.
Hur kan ett IT-team effektivt "demokratisera" prioriteringen av projekt på ett sätt som eliminerar alla ovan nämnda hinder? Det är faktiskt enklare än du tror att inrätta och genomföra: det är ett system för projektpoäng.
Projektpoäng är i sin enklaste form en process där inkommande förfrågningar tilldelas ett poäng baserat på ett allmänt accepterat poängsättningsramverk. Projektpoäng fastställer lika villkor och gör det möjligt för IT-avdelningen att prioritera projekten utifrån en objektiv uppsättning kriterier. Fördelarna med att implementera en poängsättnings- och prioriteringsprocess är omedelbara och mätbara, bland annat:
- Säkerställa att arbete som direkt leder till affärsmål har högsta prioritet för IT-teamet.
- Bekräfta att de projekt som för närvarande är på gång överensstämmer med verksamhetens mål.
- Frigöra resurskapacitet från irrelevant arbete, vilket optimerar resurserna för högprioriterade strategiska projekt.
- Eliminera IT:s tendens att reagera och prioritera arbetsförfrågningar utifrån politiskt styrda beslut.
I allmänhet rekommenderar jag ett ramverk i tre delar för att få en fullständig och korrekt poängsättning av projekt.
1. Kategorisera projekt
I stället för att basera kriterierna på ett projekts förväntade ekonomiska avkastning rekommenderar vi att man använder en kriterieskala. Vi tycker att Gartner Research kom med en lysande (och tillämplig) idé med sin "femperspektivsmetodik" som kategoriserar projekt i termer av:
- Strategisk anpassning: Hur väl överensstämmer IT-investeringsstrategin med verksamhetens långsiktiga mål?
- Konsekvenser för affärsprocessen: Hur mycket skulle initiativet tvinga företaget att ändra befintliga affärsprocesser?
- Teknisk arkitektur: Hur skalbara, motståndskraftiga och lätta att integrera med befintlig teknik är de databaser, operativsystem, tillämpningar och nätverk som ska implementeras?
- Direkt återbetalning: Vilka fördelar har initiativet i form av kostnadsbesparingar, tillgång till ökad information eller andra fördelar?
- Risk: Hur sannolikt är det att initiativet inte kommer att uppfylla förväntningarna och vilka är kostnaderna för detta?
2. Välj en modell för projektbedömning
Lika viktigt som att välja kriterier för poängsättning rekommenderar jag att företagen väljer en metod för poängsättning. Det finns i allmänhet tre olika metoder för poängsättning:
- Inget intervall och ovägt: Ett projekt får en poäng för varje uppfyllt kriterium. Projekten väljs ut på grundval av det totala antalet poäng.
- Intervall och ovägt: Istället för att få noll eller en poäng för varje kriterium får projektet en poängsättning på ett intervall (dvs. från ett till fem). Detta alternativ ger en mer detaljerad analys av hur projekten passar in i företagets mål.
- Viktat: Förutom att poängsätta kriterierna i ett intervall tilldelas ett viktat poäng för varje kriterium för att fastställa hur viktigt varje aspekt är för organisationen som helhet. Denna poängsättningsmodell bedömer bäst hur väl ett projekt passar företagets prioriteringar.
3. Prioritera projekt baserat på plottade poäng
När ett företag väl har valt en poängsättningsmetod bör det som ett sista steg prioritera projekten utifrån värden som projektets relevans för den övergripande strategin, potentiell avkastning på investeringen och risknivån. Med hjälp av poängsättningen kan man prioritera projekt med mindre säkra resultat. I dessa fall rekommenderar jag att du använder visuella modelleringsverktyg. Alternativen för visuell modellering omfattar:
- Ett bubbeldiagram som illustrerar strategi (x-axel), avkastning (y-axel) och projektstorlek (bubbelstorlek).
- Ett bubbeldiagram som illustrerar strategi (x-axeln), risk (y-axeln) och avkastning (bubbelstorlek).
- En organiserad lista sorterad efter totalpoäng, från högt till lågt.
Slutligen bör du vara medveten om att det finns några fallgropar att undvika när du implementerar ett poängsystem för projekt: Systemet bör utvecklas utan input från chefer från alla avdelningar, på ett sätt som gör att det inte lätt kan manipuleras. Ett system bör vara tillräckligt lätt att använda, men tillräckligt svårt för att folk inte ska kunna blåsa upp poäng på konstgjord väg för sina favoritprojekt.
![Värdet av att kombinera robust PPM med lättviktigt arbetsutförande [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
