Skapa ständiga förbättringar med Lean Metrics

Organisationer som arbetar enligt Lean-metoden bör ha samma primära mål i åtanke - ständiga förbättringar. Företag kan använda Lean för att optimera verksamheten, öka kundvärdet, minska slöseriet och allt annat som kan förbättras i organisationen för att driva innovation och skapa mervärde.

Men hur vet du om dina initiativ fungerar?

Lean-metriker är ett av de bästa sätten att mäta teamets prestationer. De ger dig en helt ärlig analys av din organisations förmåga att kontinuerligt förbättra sig - de visar det goda, det dåliga och det fula. I det här inlägget ska vi titta på några Lean-mått som kan hjälpa dig att mäta och förbättra ditt arbetsflöde. På så sätt kan du få ut det mesta av din Lean-strategi och hjälpa din organisation att fortsätta att förnya och förbättra sig.

FOKUSERA PÅ RÄTT MÄTVÄRDEN

Ett av de största misstagen som organisationer gör när de inför en datadriven strategi är att fokusera på för många nyckeltal (KPI:er). Mätvärden är inte lika bra. Vissa kommer att hjälpa dig att få mer insikt i vad som fungerar och inte fungerar med din Lean-strategi, medan andra antingen kommer att slösa din tid, eller ännu värre, lämna dig förvirrad och felinformerad.

Det finns två typer av mätvärden som du bör undvika: proxyvariabler och vanity metrics.

PROXY-VARIABLER.

Proxyvariabler är en term som definieras av produktutvecklingskonsulten Don Reinersten för att beskriva en specifik grupp av mätvärden som inte underlättar förbättringar. Dessa mått ersätter grundläggande variabler som ofta är svåra att mäta. Proxyvariabler kan göra det enkelt att bedöma viktiga delar av dina Lean-initiativ, men de kan också vara vilseledande genom att ge en begränsad bild av dina övergripande resultat. Detta hindrar dig i sin tur från att förstå det verkliga ekonomiska målet - livscykelvinster.

VANITY METRICS

Vanity metrics är å andra sidan mätvärden som får dig att se bra ut men som inte tillför något verkligt värde. Det är ihåliga mått som inte kan hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut om företagets produktivitet. Med andra ord är det här mätvärden som är stora siffror, men som inte är relevanta när det gäller tillväxt.

SÅ VILKA MÄTVÄRDEN BÖR DU SPÅRA?

De saker som du vill förbättra. Naturligtvis varierar dessa mått beroende på organisationen och dess aktuella mål och målsättningar. Men om du inte vet var du ska börja kan du försöka identifiera en vanlig problemställning i din organisation och se hur du kan åtgärda den snabbt och effektivt. Ett bra sätt att göra det är att titta på flödesmätningar.

VAD ÄR FLÖDESMÄTNING?

Lean-metoden fokuserar på ständiga förbättringar, och en del av dessa förbättringar är att minimera slöseri. För många Lean-organisationer är det slöseriet i form av tid och pengar. Därför får team ofta i uppgift att minska produktionstiden för att kunna:

• Spendera mindre tid på en enda uppgift
• Få feedback snabbare

Feedback är en viktig del av Lean, eftersom den gör det möjligt för teamet att veta vad som är bra och dåligt med en produkt. De kan sedan använda denna feedback för att förbättra sina processer så att de inte gör samma misstag och sparar mer tid och pengar i framtiden.

Nu när vi har fått det ur vägen, låt oss titta på flödesmätningar. Som namnet antyder är flödesmått KPI:er som har att göra med flödet i ditt arbete. Populära flödesmått är bland annat:

• Arbete under tillverkning
• Blockerare
• Queues
• Ledtid och cykeltid
• Genomströmning
• Cumulative flow diagrams

Detta är de mätvärden som du vill titta på när du vill minska den tid det tar för processerna att gå igenom arbetsflödet -inte hastigheten. Alltför många chefer försummar dessa mått och fokuserar istället enbart på hastighet. Att prioritera snabbhet utan att titta på flödesmått skapar vanligtvis en ohållbar arbetsmiljö där de anställda förväntas arbeta längre, ta färre raster och göra avkall på detaljer för att skynda sig igenom uppdragen. Det är motsatsen till kontinuerlig förbättring. Låt oss gräva lite djupare i varje flödesmått som nämns ovan.

PÅGÅENDE ARBETEN (WIP)

Arbete under process är något som du eller ditt team har påbörjat och ännu inte slutfört. Det kan vara något som man håller på att arbeta med, som väntar på att testas eller som till och med har fastnat. Om det inte har tagit sig till avsnittet "färdigställt" på din Kanban-tavla är det ett WIP.

Enligt Lean-principen är det inte bra att ha för många WIP:er. De distraherar och är kända för att hindra teamet från att slutföra sina uppgifter. Därför vill du hålla din WIP nere så mycket som möjligt, och ett sätt att göra det är att sätta gränser för WIP. Med WIP-gränser kan du begränsa antalet kort på en Kanban-tavla som teamet kan ta itu med samtidigt. En uppgift måste markeras som avslutad innan en arbetstagare kan påbörja en ny uppgift. Detta är viktigt för att se till att processerna verkligen blir genomförda, i stället för att stå i test- eller valideringskö medan teamet startar en ny process.

Blockerare

Blockerare är flaggor som låter team och ledning veta att du inte kan gå vidare med en process. Detta beror vanligtvis på ett externt beroende eller ett fel som hindrar uppgiften från att gå framåt. Som ett flödesmått kan du med hjälp av blockerare se hur många uppgifter som blir stoppade och hur lång tid det tar att lösa upp dessa uppgifter och slutföra dem. Med den informationen kan du sedan undersöka hur du kan förebygga framtida störningar så att arbetet går igenom processerna på ett effektivare sätt.

QUEUES

Med detta mått kan du se hur länge arbetet ligger på tomgång i sin nuvarande position innan det går vidare till nästa steg i produktionen. Spårningsköer hjälper dig att se vilka steg i arbetsflödet som påverkar cykeltiden negativt. Därifrån kan du undersöka de problem som hindrar dig från att göra framsteg och komma med förslag till förbättringar för att arbetet ska flyta effektivt.

Lead- och cykeltid

Ledtid och cykeltid är två separata mått som hjälper dig att förstå hur lång tid det tar för arbetet att gå igenom Kanban-systemet.

• Ledtid tittar på hur lång tid det tar för uppgifter att gå igenom ditt värdeflöde, från det att uppgiften skapas till dess att den är klar.
• Cykeltid tittar på hur lång tid det tar för ett objekt att ta sig från en punkt till en annan. Ledtid kan användas för att mäta ett teams prestanda, medan cykeltid används för att mäta prestanda för en sektion i din process. När dessa två mått kombineras kan de användas för att bedöma den övergripande effektiviteten hos din prestation som helhet.

Genomströmning

Genomströmning visar det genomsnittliga antalet uppgifter som behandlas under en viss tidsperiod. Vanliga mätningar är bland annat:

• Kort per dag
• Kort per vecka
• Storypunkter per sprint

Även om genomströmning inte är det bästa måttet för att göra förutsägelser om framtida prestationer är det användbart för att mäta teamets produktivitet - särskilt när du tittar på hur pågående förbättringar har förbättrat teamets sätt att arbeta.

KUMULATIVA FLÖDESDIAGRAM (CFD)

CFD ger dig en visuell representation av din WIP och visar hur den flödar genom Kanban-brädan. Detta är värdefullt för att hjälpa dig att identifiera flaskhalsar och komma med lösningar för att öka takten i teamets leveranser. Du kan till och med göra prognoser för framtida arbete genom att beräkna avbränningsbanor med hjälp av CFD.

ANDRA VIKTIGA LEAN-MÄTVÄRDEN

Förutom flödesmått finns det en handfull andra KPI:er som du kan följa upp för att utvärdera prestanda enligt Lean-principen. Låt oss ta en titt på några av dem.

Kvalitet

Kvalitet är inte ett enskilt mått, utan snarare en samling mått som du kan använda för att mäta kontinuerlig förbättring. Några av de KPI:er som är relaterade till kvalitet är:

• Produktionsfel
• Regredierade kort
• Blockerade kort
• Körfält som överskrider gränsen för WIP
• Föråldrade kort

När dessa mått kombineras kan du kartlägga teamets förbättringar under en viss tidsperiod. Detta är viktigt för att avgöra om dina nuvarande initiativ har varit effektiva eller om grupperna behöver utforska nya sätt att utföra uppgifter och leverera innovationer.

FÖRUTSÄGBARHET

Förutsägbarhetsmätningar hjälper till att fatta välgrundade beslut om hur arbetsuppgifterna ska slutföras. Det används för att mäta enhetlighet när det gäller hastighet och kvalitet. Förutsägbarhet är därför till hjälp när man kartlägger ett projekts livscykel.

KOSTNADER FÖR FÖRSENINGAR

Cost of Delay är en beräkning som används för att fastställa hur mycket pengar försenade uppgifter kommer att kosta din organisation. Det hjälper dig att bättre förstå och mäta hur tiden påverkar resultatet genom att titta på både värde och brådska. Kostnaden för förseningar är ett användbart mått att använda vid möten med intressenter. Den visar de kostnader som är förknippade med ändringar i prioriteringen, vilket är viktigt för att fatta välgrundade, datadrivna beslut.

FOKUSERA PÅ FÖRBÄTTRINGSMÅL

De Lean-mått som nämns i det här inlägget är viktiga för att hjälpa grupper att åstadkomma ständiga förbättringar. Du kan använda dem för att identifiera flaskhalsar, förbättra effektiviteten och stoppa bakslag innan de inträffar.

Om du precis har börjat tillämpa Lean-metoden kan du läsa vår artikel om som handlar om att utforma ett grundläggande Kanban-system för att optimera arbetsflödet och uppnå Lean-produktion.