I takt med att team jonglerar med flera olika projekt och arbetar med fler människor runt om i världen - både inom och utanför organisationen - blir det allt svårare att nå sina mål. Tänk på dessa paradoxer:
- Teamen är virtuella och utspridda... men de behöver allt på ett och samma ställe.
- Team har fler verktyg än någonsin... men det kan göra dem mindre produktiva.
- Grupperna har mer arbete än någonsin... men de spenderar för mycket tid på att försöka samarbeta.
Därför behöver -team ett nytt sätt att organisera sitt arbete, som går längre än engångslösningar som snabbmeddelanden, intranät, appar av olika slag och e-post. Samarbete arbetsledning vinner mark som en lösning för att hjälpa team från alla branscher och avdelningar att uppnå sina mål.
Here’s a look at what collaborative work management is and how teams are using it to get work done.
Definition av förvaltning av samarbetsarbete
Collaborative Work Management kombinerar planering, resurstilldelning, arbetsflöde, kommunikation, dokumenthantering, rapportering och mycket mer i en och samma lösning. Enligt Forrester1, gör lösningar för samarbetshantering det möjligt för anställda att:
- Skapa en arbetsplats där team kan samarbeta för att uppnå ett resultat: Distribuerade team behöver en hemvist. En molnbaserad lösning garanterar att virtuella team - allt från externa leverantörer till kunder och medarbetare över hela planeten - har en plats att planera och genomföra projekt på.
- Fånga upp samtal i samband med det arbete som utförs: Det är slut med att leta i olika e-postkedjor, intranät och andra program efter anteckningar och dokument som rör ett projekt.
- Planera och hantera projekt utan att behöva följa en formell metodik: Användare behöver inte vara certifierade projektledare för att planera, hantera och genomföra projekt.
- Anpassa arbetsplatsen så att den stöder det sätt på vilket individen arbetar: Dessa lösningar kombinerar funktioner som samarbete och uppgiftshantering. Detta gör att de anställda inte behöver växla mellan olika program lika ofta, vilket förbättrar produktiviteten.
Överlag gör samarbetslösningar för arbetshantering det möjligt för teammedlemmar att kommunicera direkt med vem som helst, planera projekt och arbetsbelastning, hålla sig uppdaterade om projektleveranser, få tillgång till och uppdatera projektdokument och se till att saker och ting blir gjorda - allt på ett och samma ställe.
Programvara och verktyg för hantering av samarbete - Planview
Samarbetsledning i praktiken
Här är hur olika team i olika branscher använder samarbetsbaserad arbetsledning för att slutföra sina projekt och nå sina mål.
Öka arbetsresultaten
An $8 billion international hardware and software design company had trouble completing its projects. The IT department only finished a handful of its projects on time. Less than half of its 105 forecasted projects were fully concluded by year’s end.
"Projekthantering och projektsamarbete skedde i kalkylblad, SharePoint, e-post och andra verktyg som var osammanhängande och siloformade", säger IT PMO Manager. "Detta skapade kaos som ledde till överbelastade resurser, orealistiska uppskattningar, långa projektlängder och missade eller försenade tidsfrister."
För att lösa problemet införde organisationen ett verktyg för hantering av samarbetsarbete för att se till att alla talar samma språk, samarbetar effektivt och spårar allt arbete på en konsoliderad plattform. Mobila användare kan få tillgång till verktyget var som helst via molnet. Det eliminerade e-post för projektrelaterade aktiviteter och statusrapportering, vilket förbättrade kommunikationen och minskade risken för fel.
Som ett resultat av detta uppnådde organisationen nästa år en 94 procent av projektets slutförande i tid, från bara 50 procent.
Snabb kommunikation och problemlösning
När ett gruvbyggnadsföretag tog sig an ett enormt anläggningsprojekt var det nödvändigt att hålla fler än 1,300 personer med tillgång till platsen uppdaterade hela tiden under projektets gång. Företagets lösning för gemensam hantering av samarbete gav ett gemensamt forum på internet där alla interna och externa intressentgrupper kunde samordna och dela viktiga dokument på ett säkert sätt.
Detta sparade timmar av tid som gick åt till att leta efter de senaste versionerna av dokument i e-post eller i interna system. Det minskar också behovet av att distribuera stora filer via e-post. Dessutom minskade företaget kostnaderna för pappersarbete. Nu är alla huvuddokument elektroniska och funktioner som begäran om granskning av dokument och ändringsvarningar minimerar risken för fel som orsakas av att gamla versioner av dokumentationen används.
Fördelen med en samarbetslösning för arbetsledning omfattade även en byggare av omfattande fiberoptiska nätverk. Flera av företagets underleverantörer har bärbara datorer med trådlöst internet i grävmaskinerna som används för att gräva på olika platser. Med tillgång till en central webbplats online för alla som är involverade i projektet kan de snabbt lösa eventuella problem som de stöter på när de gräver - direkt från grävmaskinen. Den ökade anpassningsförmågan gör att de kan lösa problem snabbare och förhindrar förseningar i projekten.
Förbättra produktiviteten
Ett konsultföretag inom spritbranschen med ett mycket utspritt team av konsulter ville utöka sin kundbas och hjälpa sina geografiskt spridda kunder att snabbare lansera framgångsrika dryckesvarumärken.
Att ta nya drycker från idé till försäljning innebär att organisationen behövde ha ständig insyn i realtid i projektets tidslinjer och ett sätt att snabbt kommunicera med kunderna. Tidigare var teamet beroende av e-post och Excel för att samarbeta, hantera projekt och dela uppdateringar med teamet. Detta ledde till misstag och en uppskattningsvis 40 procents minskning av de anställdas produktivitet när teamet försökte rätta till dem.
"Vi har inget annat val än att kommunicera elektroniskt eftersom vi sällan befinner oss inom samma fyra väggar eller i samma land", säger företagets chef för strategi och varumärkesutveckling. "Vi stod inför den ständiga kampen om att använda flera olika plattformar för att samarbeta, övervaka tidslinjer och hantera projektleveranser, vilket ledde till stor ineffektivitet i hela teamet. Detta hade i sin tur en direkt inverkan på vårt resultat."
Med hjälp av en lösning för samarbetshantering som inkluderar projekthantering, samarbete, delning av dokument och kommunikation i en enda sömlös lösning kan företaget nu kommunicera bättre med fjärrkunder och anställda på distans. Tillsammans kan de prioritera, samarbeta och kommunicera om alla projektleveranser i realtid. Detta har resulterat i en besparing på 1,300 arbetstimmar per år och ökad kundnöjdhet. De kan lansera produkter effektivare och snabbare.
Planviews lösning för samarbetshantering, som drivs av ProjectPlace ®
Planview-lösningen för samarbetshantering för samman team för att få saker gjorda. Oavsett om ditt team sitter i korridoren eller på andra sidan jordklotet erbjuder ProjectPlace allt som team behöver för att fastställa riktning, kommunicera, utföra uppgifter, spåra framsteg och slutligen uppnå mål, oavsett var eller hur de arbetar.
ProjectPlace är ett verktyg för samarbete som gör mer, inte fler verktyg. Det fungerar med team oavsett hur du definierar dem - interna, externa eller hybrida. Det är lätt att använda oavsett om du har hanterat hundratals projekt eller inga alls.
ProjectPlace erbjuder:
- Projekt- och arbetssamarbete: Skapa ditt team och dina planer för att lyckas. Använd Planview-lösningen för samarbetshantering för att utveckla de arbetsytor du behöver - för ostrukturerade, strukturerade eller långsiktiga planer. Den anpassar sig flexibelt till dina föränderliga krav och ger dig och dina team möjlighet att samarbeta och utföra effektivt för att leverera arbete i tid, oavsett vad det handlar om.
- Hantering av uppgifter för team och enskilda personer: Skärp ditt fokus och öka teamets produktivitet med omedelbar tillgång till en översikt över vad som är på gång. Översiktsskärmar för individer, team och arbetsutrymmen konsoliderar alla arbetstyper i Planview-lösningen och lyfter upp problem till ytan innan de blir till hinder. Öka din organisatoriska effektivitet med den här sammanställningen av kommande, pågående och försenade arbeten för dig själv, dina team och dina arbetsplatser.
- Hantering av arbetsbelastning i team: Ta reda på vad arbetsgrupperna gör nu och vad de har åtagit sig att göra i alla projekt. Planview-lösningen för samarbetsbaserad arbetshantering ger team- och projektledare ny insyn i vem som arbetar med vad, en persons nuvarande och kommande arbetsbelastning och vem som kan vara tillgänglig för kommande arbete.Dessa insikter förbättrar resurstilldelning och delegering, hjälper till att eliminera utbrändhet och kan ge teamets moral en skjuts uppåt.
- Prestandarapportering: Förbättra intressenternas insyn i arbetsplatsens framsteg och effektivisera rapporteringsprocessen. Planview-lösningen gör det enkelt för projektledare att organisera arbetsytor och tillhandahålla anpassade vyer för fullständig statusrapportering. Detta förenklar beslutsfattandet för intressenterna och eliminerar den tid som går åt till att skapa och kommunicera rapporter för teamen.
- Mallar för projekt- och arbetsutrymmeprocesser: Kom igång snabbare med kraftfulla processmallar. Planview-lösningen tillhandahåller ett robust mallverktyg som effektiviserar och förenklar skapandet av arbete, vilket gör att du slipper uppfinna hjulet varje gång och samtidigt följa företagets rutiner. Gå snabbt från planering till genomförande med mallar för skapande av projekt och arbetsutrymmen som är beprövade och beprövade.
- Kommunikation i realtid och visualisering av framsteg: Kanban-tavlor representerar arbetsflödet visuellt, vilket gör det möjligt för människor att arbeta tillsammans, kommunicera i realtid och dela dokument på ett säkert sätt, oavsett var de befinner sig. Alla teammedlemmar kan se hur arbetet utvecklas och interagera för att hålla projekten på rätt spår. Kanban-tavlorna är kopplade till projektets tidslinjer och håller kommunikationen vid liv, effektiviserar genomförandet och optimerar produktiviteten.
Titta på demotypen av programvaran för samarbetshantering för en mer ingående titt på hur den kan hjälpa din organisation. Jag skulle vilja höra från dig. Hur samarbetar ni för närvarande för att få arbetet gjort i er organisation? Dela med dig genom att lämna en kommentar nedan.
1The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management, Q4 2016 av Margo Visitacion, oktober 17, 2016
![Programvara för projektledning: Kaotiska sätt att arbeta [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
