Som projektledare inom byggbranschen måste du kunna hålla koll på flera tidsfrister och hantera de oundvikliga förändringarna på området - det är som ett komplext pussel med många rörliga delar. Dessutom står mycket på spel. Ett litet bakslag i infrastruktur- eller byggprojekt kan kosta tiotals miljoner dollar. Byggprojektledningsgrupper behöver rätt teknik för att kommunicera och hantera ständiga förändringar.
Låt oss titta på 4 byggnadsstadierna och sedan svara på hur rätt programvara för projekthantering och samarbete kan stödja team i varje fas av byggprojektet. Vi kommer också att titta på några av de fördelar som toppbyggnadsföretag har haft av att använda en samarbets- och projektledningslösning.
De 4 stadierna i byggandet
Organisation och noggrannhet är avgörande för en framgångsrik byggprojektledning. Misstag är dyra och svåra att rätta till, och ett enda potentiellt felsteg kan leda till att hela projektet blir av, vilket är anledningen till att arbetet ofta delas upp i fyra faser:
1. Design
Projektets första fas är planeringsfasen. Sök efter ett verktyg med färdplaneringsfunktioner som kombinerar strategi och leverans av arbete i en färdplan för att planera och visualisera långsiktiga initiativ. Överväg Gantt-diagram för att skapa en visuell representation av din projektplan, mål och milstolpar. Du kan använda diagrammet för att fastställa mål och tidslinjer, planera hur resurserna ska fördelas och diskutera potentiella risker med dem som är involverade i designfasen.
Sök efter ett verktyg för projekthantering som kan förenkla designfasen med hjälp av färdiga projektmallar och ett verktyg som låter dig skapa egna mallar som är skräddarsydda specifikt för din organisation och som låter dig återanvända dem om och om igen för liknande projekt.
Tänk på alla ritningar, e-dokument, tillstånd, information om entreprenörer och kontrakt. Projektledare behöver en plattform för dokumenthantering som gör det möjligt för godkända medlemmar att dela och komma åt dokument var som helst med hjälp av sina datorer, smartphones eller surfplattor - allt i samma arbetsområde så att teammedlemmarna kan dela information i realtid.
2. Förkonstruktion
När du väl har fått en övergripande idé för ditt byggprojekt är det dags att omvandla den till en genomförbar plan. I den förberedande konstruktionsfasen kan du lösa alla lösa trådar innan du tar det första spadtaget. Om du inte redan har gjort det är det här du ska utse en projektledare, en kontraktsadministratör, en arbetsledare och en fältingenjör.
Det är mycket planering och dubbelkontroller som pågår under den förberedande byggfasen, så organisation är nyckeln. Om du har tillgång till en digital Kanban-tavla är det ett bra tillfälle att lägga till grupper på tavlan. Därifrån kan du börja lägga till uppgifter i arbetsflödet, tilldela ansvarsområden och låta teamen utveckla sina handlingsplaner.
Det är också i den här fasen som du vill se över dokumenten eller slutföra eventuella kontrakt och annat pappersarbete. Med hjälp av en plattform för dokumenthantering kan du hålla ditt projekt organiserat. Yrkesverksamma som fälttekniker och kontraktsadministratörer kan ladda upp pappersarbete till molnlagring, där det kan hämtas på begäran av alla som har beviljats åtkomst.
3. Upphandling
Upphandlingsfasen hjälper till att förbereda lagen för det första spadtaget. Här måste du redovisa all din utrustning och allt material. Har dina team alla de resurser de behöver för att nå sina mål? Eller behöver du beställa mer material?
Rätt programvara för projektsamarbete hjälper företag att minimera fel i den här fasen och gör det lättare att spåra viktig information. Så här gör du:
- Checklistor gör det enkelt att specificera dina uppgifter, till exempel att beställa material i sista minuten eller kontrollera om all nödvändig utrustning har köpts;
- Kanban-tavlor för att tilldela uppgifter som att beställa och leverera material och förse teamet med rätt verktyg;
- Dokumenthantering hjälper till att spåra fakturor vid inköp av verktyg och leverans av förnödenheter.
Dessa funktioner hjälper till att se till att teamen är tillräckligt förberedda innan de börjar bygga, vilket minskar risken för kostsamma misstag eller felberäkningar.
4. Konstruktion
Detta är det sista steget i byggprocessen. Detta är den fas där grupperna faktiskt börjar bygga. Kanban-tavlor gör det enkelt att tilldela uppgifter, samarbeta och övervaka framstegen för team, underleverantörer och alla andra som är involverade i dina byggprojekt. Du kan använda den för att optimera ditt arbetsflöde genom att skapa kort för specifika uppgifter och sedan tilldela dessa uppgifter till relevanta teammedlemmar. När de anställda arbetar med olika uppgifter flyttar de Kanban-kortet i arbetsflödet och uppdaterar dess status i realtid.
Med Kanban vet du alltid:
- Vilka uppgifter som behandlas;
- Hur många uppdrag som finns i kön;
- När arbetet har slutförts.
- Om det finns några uppgifter som har fastnat och som inte kan gå vidare förrän ett problem har lösts.
Många av de bästa byggföretagen väljer en programvara för projektsamarbete som låter dem integrera Gantt-aktiviteter i Kanban-brädan. Detta gör det ännu enklare att övervaka uppgifter genom att ge team och chefer möjlighet att dela upp arbetet i förenklade sektioner, så att de kan fokusera på den information de behöver veta utan att det blir rörigt.
En effektiv lösning för projektsamarbete bör också ha instrumentpaneler, så att du kan övervaka gruppernas framsteg i realtid genom att observera viktiga mätvärden, t.ex. färdiga Kanban-kort, cykeltid och om grupperna håller sina tidsfrister eller riskerar att hamna på efterkälken.
Viktiga funktioner att leta efter i en samarbetslösning för byggprojekt
Byggprojektledare letar alltid efter sätt att öka effektiviteten och förbättra hanteringen av uppgifter. Inom byggbranschen kan förvirring och långa ledtider leda till dyra misstag. Därför är effektivitet och uppgiftshantering ett måste. Många byggföretag har valt samarbetslösningar för arbetsledning på som erbjuder en enkel och lättanvänd användarupplevelse så att de inblandade lätt kan kommunicera med alla relevanta parter som är involverade i projektet, oavsett om de befinner sig utanför företaget eller är geografiskt spridda.
Några viktiga funktioner som underlättar kommunikation och samarbete i realtid är:
- Säker, molnbaserad lagring där människor kan få tillgång till kontrakt, ritningar, tekniska specifikationer och andra viktiga dokument var de än befinner sig på sina datorer och mobila enheter;
- Ett säkert dokumenthanteringssystem som ger chefer möjlighet att bevilja och begränsa åtkomst till data, t.ex. CAD- och BIM-modeller, konstruktioner, ritningar, kontrakt och annan viktig information;
- Gantt-tabeller och Kanban-tavlor för att optimera och hantera uppgifter mer effektivt, samt för att följa teamets framsteg när uppgifterna rör sig genom arbetsflödet;
- Möjligheten att skapa skräddarsydda projektmallar eller implementera färdiga mallar som hjälper din organisation att nå strategiska mål under hela byggprojektet;
- Avancerade rapporteringsverktyg och dashboardrapporter som förbättrar projektplanering och beslutsfattande;
- En intuitiv mobilapp för Android- och iOS-enheter som gör det enkelt för människor att komma åt och dela dokument, kommunicera och samarbeta med sina team var som helst.
Med Projectplace får du alla dessa funktioner i en lättanvänd plattform.
ProjectPlace är en av mest betrodda projektledningslösningar på. Den levereras med ett antal förvaltningsverktyg som kan hjälpa även de mest hektiska byggföretagen att lyckas. Det beror på att ProjectPlace är fullmatat med funktioner som är utformade för att främja samarbete och öka kommunikationen, så att alla alltid arbetar med aktuell information.
ProjectPlace maximerar kommunikation och uppkoppling genom att tillhandahålla tillgänglighet via datorer, smartphones och surfplattor. På så sätt kan de som är involverade i projektet kommunicera och ge statusuppdateringar i realtid, oavsett om de befinner sig på ett kontor eller arbetar utanför.
Det finns en anledning till att ProjectPlace är betrodd av de främsta byggföretagen världen över. Den är snabb att installera, kräver inga installationer och är tillräckligt enkel att använda för personer med minimal datorvana. Dessutom lagras data i molnet och säkerhetskopieras på ytterligare två servrar för maximal säkerhet.
Starta en gratis provperiod idag och se själv hur effektivt ProjectPlace hjälper byggföretag att förbättra effektiviteten.
