Samarbeta effektivt med ett verktyg för allt, inte fler verktyg

Alla som har arbetat i ett team vet att samarbete inte alltid är lätt. Det kräver kommunikation med andra och insyn i vad som händer, samtidigt som man balanserar förändrade krav, skiftande tidsfrister och varierande utförandestilar. Detta blir ännu mer utmanande när man betänker att en genomsnittlig person arbetar med mer än ett projekt samtidigt och ofta i mer än ett team samtidigt.

Enligt , en nyligen genomförd studie av Appleseed Partners, säger 33 % av arbetstagarna att alla använder olika samarbetsverktyg för att få sina uppgifter gjorda. Dessutom förlitar sig dagens team i hög grad på e-post för att dela dokument och för att förstå projektstatus. Föga förvånande svarade 73% av deltagarna att e-post är deras främsta samarbetsverktyg, följt av kalkylblad (62%) och telefon (53%). Ingen av dessa metoder säkerställer dock att teamen har tillgång till den information de behöver för att utföra sina uppgifter eller ger cheferna den insikt de behöver för att effektivt fördela arbetsbelastningen och prioritera uppgifterna.

Hur håller man reda på alla dessa rörliga delar, hur håller man reda på åtgärder och uppgifter?

Jag har talat med flera personer och team i olika branscher som står inför samma problem. I ett försök att återfå kontrollen och förbättra samarbetet inför team en uppsjö av verktyg för samarbete, intranät och appar. Vad händer sedan? Grupperna hoppar fram och tillbaka från ett verktyg till ett annat, vilket innebär att de slösar tid, gör dubbelt arbete, skapar frustration och hämmar gruppens effektivitet.

Enligt undersökningen vill teamen ha engagerande och lättanvända verktyg som gör att de kan hålla koll på vad de arbetar med, samarbeta med andra och ge ledningen insyn i deras prestationer, allt utan alltför mycket krångel. Fyra måste-krav har dykt upp i toppen som krav:

1. Dokumentdelning
2. Projektplanering, schemaläggning, kartläggning och spårning av milstolpar
3. Visualisering av arbetsbelastning
4. En instrumentpanel för att spåra flera projekt

Vi vill alla arbeta smartare, inte hårdare. Verktyg för arbetssamarbete kan minimera slöseri, effektivisera kommunikationen och påskynda beslutsfattandet, så att team kan samarbeta effektivt och arbeta smartare, inte hårdare.

Jag rekommenderar att du läser Survival Guide Series for Successful Work Management för att ta ditt samarbete till nästa nivå. Ditt team kommer att tacka dig för det.

Relaterade inlägg

Arbetsledning för team 7 Tips för att förbättra projektproduktiviteten och lagarbetet 13 november 2018

Arbetsledning för team En global plan för arbetsledning i samarbete [Video] July 22, 2019

Arbetsledning för team 4 Anledningar till att använda lösningar för projektsamarbete May 29, 2018