Kärnan i allt arbete - oavsett om målet är att bygga en robot, uppföra en byggnad, lansera en marknadsföringskampanj eller något annat - är uppgifter, uppgifter och ännu fler uppgifter. När uppgifterna organiseras och utförs korrekt stöder de optimerade arbetsflöden, engagerade medarbetare och framgångsrika resultat. När uppgifterna är oorganiserade och dåligt utförda leder de till frustration och misslyckanden. Att uppnå det förstnämnda resultatet och undvika det sistnämnda är det viktigaste syftet med programvara för hantering av företagsuppgifter.
Fördelar med programvara för hantering av företagsuppgifter
Det finns flera viktiga fördelar med programvara för hantering av företagsuppgifter:
- Ge teammedlemmarna en tydlig överblick över vilka uppgifter de måste göra och i vilken ordning de måste utföras.
- Gör det möjligt för chefer att effektivt fördela och omfördela resurser (både mänskliga och fysiska) för att öka produktiviteten och effektiviteten - samtidigt som man förhindrar överbelastning av anställda. Som påpekats av Harvard Business Review: "Utbrändhet handlar om din arbetsplats, inte om dina medarbetare."
- Driva och förbättra samarbetet, eftersom gruppmedlemmarna har en gemensam förståelse för vad som måste göras och har möjlighet att diskutera förbättringar av arbetsflödet.
- Förbättrad kvalitet och effektivitet eftersom mer arbete utförs korrekt första gången, milstolpar uppnås och tidsfrister hålls.
Att välja rätt uppgiftshanterare för företag
Det finns många programvarulösningar för hantering av företagsuppgifter. För att hjälpa din organisation att fatta rätt beslut kan du fundera på de här tio frågorna:
1. Stödjer den hur dina team samarbetar?
Samarbete är en av de viktigaste delarna i programvaran för hantering av företagsuppgifter. Välj en molnbaserad lösning som samlar alla i teamet och som möjliggör - snarare än hindrar - ett effektivt och produktivt teamarbete. All information bör vara centraliserad med kommentarer som tillämpas direkt på varje specifik uppgift, och det bör vara enkelt att bifoga dokument, videor och länkar till uppgifter, så att ingen tid går till spillo (eller paniklarm utlöses!). letar efter en saknad fil.
2. Stödjer den projektplaneringen?
Fokusera på en lösning som ger projektuppdateringar i realtid, så att cheferna snabbt kan göra ändringar i olika aspekter av projektet. projektplan. (t.ex. tidsplan, resursfördelning, budget osv.) samt strukturera produkter i faser, inklusive deluppgifter.
3. Ökar det synligheten?
Rätt programvara för hantering av företagsuppgifter ökar synligheten på tre viktiga sätt. För det första bör den tillhandahålla en centraliserad vy som visar vem som arbetar med vad och när, och som gör det enkelt att ändra prioriteringar, uppdrag och tidslinjer - allt från en enda skärm. För det andra bör den konsolidera stegen i hela arbetsområdet, så att det är enkelt att övervaka framstegen oavsett hur varje grupp har utformat sina respektive arbetsflödessteg. För det tredje bör cheferna kunna se arbetsbelastningen utifrån uppskattad eller återstående ansträngning (per styrelse, epik, medlem osv.).
4. Har den en visuell layout som inte är rörig?
Lösningen bör stödja skräddarsydda tavlor som återspeglar behoven hos olika projekt, team, kunder och produkter, och som kan anpassas för att återspegla förändringar i utvecklingen. Utan en ren visuell layout är förvirring, kaos och konflikter inte bara sannolika utan praktiskt taget garanterade.
5. Integreras den med andra lösningar i miljön?
Dina team måste vara igång med arbetet. Välj en uppgiftshanterare som kan integreras med befintliga lösningar i miljön, inklusive projektledningssystem (mer om detta i nästa avsnitt). Dessutom bör lösningen erbjuda ett offentligt API för att skicka/dra uppgiftsrelaterade data till/från olika system och instrumentpaneler, och den bör kunna kompletteras med olika appar och tillägg.
6. Stödjer det Agile?
Välj en lösning som gör agil utveckling enkel med hjälp av epics, stories, sprint management, retrospectives och mycket mer. Samtidigt bör lösningen stödja grupper som inte helt och hållet och formellt har antagit Agil metodikmen vill ändå dra nytta av vissa grundläggande agila verktyg och metoder.
7. Har den stöd för gäståtkomst?
Det är inte alla som behöver använda programvaran för hantering av företagsuppgifter som är chefer eller medlemmar i hela teamet. Välj en lösning som erbjuder gäståtkomst för att hålla externa intressenter som kunder, säljare och partners informerade - men inte i vägen.
8. Har den en utmärkt support?
Utmärkt support som är tillgänglig 24/7 säkerställer att du tar den kortaste vägen till värde. Resurser som kan hjälpa dina team att komma igång snabbt och enkelt är bland annat webbseminarier, handledning, snabbstartguider och anpassade konsultationer.
9. Är det säkert?
Att skydda data och förhindra intrång och läckor har högsta prioritet. Välj en lösning som är byggd med den högsta säkerhetsnivån för företag, som skyddar dina data under överföring och i vila.
10. Hur djupgående är produktdemonstrationen?
Sist men inte minst: välj en lösning där du kan se funktionerna med egna ögon. Demonstrationen bör vara anpassad till dina specifika användningsfall och du bör kunna interagera med det team som ger demonstrationen för att ställa detaljerade frågor. Glöm inte att lägga in en begäran i sista minuten för att se hur snabb demoteamet är på fötterna. Det är trots allt vad som kommer att hända med ditt team när lösningen väl är på plats, så detta kan hjälpa dig att verkligen se om en lösning kommer att fungera långsiktigt i din miljö och i alla dina team.
Integrera programvara för projekt- och uppgiftshantering
Som nämnts ovan är en av de viktigaste faktorerna när du väljer programvara för projektledning för företag att säkerställa en sömlös integration med din befintliga plattform för portfölj- och projekthantering. Detta gör det möjligt för teammedlemmarna att arbeta på det sätt de vill och ökar insynen i deras framsteg. Det säkerställer också att alla program- och projektdata automatiskt är synkroniserade, vilket är extremt viktigt i snabbrörliga företagsmiljöer där saker och ting kan förändras dagligen - eller snarare varje timme.
Det sista ordet om ett system och programvara för hantering av företagsuppgifter
Den banbrytande gurun för självförbättring Paul J. Meyer sa att "produktivitet är aldrig en tillfällighet. Det är alltid resultatet av ett engagemang för excellens, intelligent planering och fokuserade insatser." Rätt system och mjukvara för hantering av företagsuppgifter är en mycket viktig del i arbetet med att uppnå dessa resultat - och att driva högpresterande team och organisationer framåt.
