Fånga upp faktiska värden i 2020: Vem har sagt att tidrapporter är förlegade?

"Timesheets är passé."

"Ingen vill göra en tidtabell!"

"Agila team rapporterar inte tid!"

Men...

"Allt detta med kapitalisering drivs mycket hårt av finansvärlden."

"[Vi behöver] en strikt tidsredovisning av arbetet."

Du kanske tänker att jag har samlat in dessa citat från en mängd olika Planview-kunder, men i själva verket är det här citat från Planview!  Hur kan det vara möjligt? Är tidrapporter en kvarleva från vårt traditionella förflutna? Eller tillhandahåller de viktiga uppgifter för ekonomi och redovisning (och med det menar jag uppgifter som kan öka vinsten och möjliggöra ökad investeringsfinansiering)?

Svaret är egentligen både och. Det råder ingen tvekan om att tidrapporter är en kritisk datapunkt som påverkar slutresultatet, men samtidigt måste det vara enkelt att spåra de faktiska siffrorna och det får inte påverka produktiviteten. Det kan dock vara en utmaning att hitta balansen mellan tidsuppföljning, minimering av produktivitetsförluster (för att inte tala om teamets moral) och rätt nivå av styrning.

Vad är det rätta svaret? Och är det samma för alla organisationer eller till och med samma för alla inom en och samma organisation?

Ja, du vet redan svaret - en storlek passar aldrig alla - så du behöver verkligen en uppsättning alternativ som är anpassade till din specifika användning och dina krav - som båda kan variera avsevärt inom företaget.

Att fånga faktiska händelser i en föränderlig värld

Du kanske tänker att när fler och fler team använder sig av Lean/Agile-principerna är en traditionell tidtabell helt enkelt inte tillräcklig. Den goda nyheten är att tidrapporter också har utvecklats. Kanske utan lika mycket fanfarer och spänning som införandet av nya Lean/Agile-metodiker, men tidsrapporteringen har inte stått stilla - även om jag medger att innovationer inom tidsrapportering inte alltid får rubrikerna.

Men efter att ha läst det här inlägget kanske du tycker att tidsrapportering borde vara en rubrik!  Det är kanske inte så spännande, men innan du slutar läsa vill jag ge dig en snabb översikt.  Jag gissar att du tror att du antingen låter folk skriva in tidrapporter eller inte. Jag försäkrar er att det inte längre är hela historien.

Det finns tidsrapporteringsalternativ för dig - oavsett om du arbetar i en traditionell, Lean/Agile- eller hybridvärld. Och oroa dig inte om din organisation behöver mer (eller mindre) styrning eftersom du kan justera styrningen efter behov. Vi är medvetna om att dessa behov ofta definieras på olika sätt av dina olika intressenter, eftersom finans & redovisning ofta har krav som kan skilja sig från andra områden.

För att tillgodose dessa behov kan tidsuppföljning ske på olika sätt, från traditionell tidredovisning till en helt automatiserad process. Den ännu bättre nyheten är att du kan välja en kombination av tidsrapportering och styrningsalternativ baserat på kraven i din organisation. På en hög nivå har du fler alternativ än någonsin tidigare. Särskilt:

• Automatiska tidsredovisningar med traditionell projektplanering (dvs. faktiska värden baserade på planerat arbete).
• Automatiska tidsredovisningar i Lean/Agile-organisationer (dvs. faktiska kostnader baserade på kortförflyttningar på en Kanban-tavla).
• Tidrapporter på chefsnivå (dvs. sammanfattande tidsuppföljning av teamets chef)
• Individuella tidrapporter

Införande av automatiska tidrapporter

Låt oss börja med det du förmodligen inte förväntade dig: Automatiska tidrapporter.

Du kanske tänker att detta bara är ett trick för att få dig att läsa det här avsnittet innan det efterföljande lockbetet, men det är sant!

På den traditionella sidan av huset, där du använder resurshantering för att planera kommande projekt/underhållsarbete, är det nu möjligt att helt enkelt konvertera de planerade uppdragen till faktiska tidrapporter.  Även om detta bygger på att det planerade arbetet är korrekt, kan enskilda personer och chefer också lämna in tid i undantagsfall när det planerade arbetet skiljer sig från vad som faktiskt hände. Längre fram i processen kan enskilda personer och chefer gå in och justera automatiska poster om så önskas.

Och om finanspersonalen är orolig för noggrannheten kan ett snabbt godkännande från chefen läggas till i processen för att säkerställa att de faktiska siffrorna är korrekta - så det finns inget att oroa sig för.

På Lean/Agile har vi ett mer innovativt alternativ för tidsrapportering - och jag måste säga att jag önskar att det hade varit min idé!

Vad händer om vi översätter kortförflyttningar på en Planview AgilePlace^TM Kanban-tavla till faktisk ansträngning på tidrapporter? Det kan låta som svart magi, men det är faktiskt en riktigt bra, intuitiv process (med lite magi under täcket). Du kan hitta mer information på Costing Agile Blog.

Hur fungerar detta?  Och hur är det med driftskostnader eller kapitalkostnader?

Redovisningsstandarderna är komplexa, men på en hög nivå kan banor på Kanban-brädan kategoriseras efter typ av arbete (t.ex. planera, bygga, stödja osv.). När den överordnade epiken är i en av dessa banor och barnkorten också är i utsedda banor som tillåter kapitalisering, kommer den insatsen att placeras i rätt CapEx/OpEx-hink för din ekonomiavdelning.

Hur kan insatsen bestämmas?

Kort sagt, när korten bearbetas, kommer rörelsen mellan banorna på Kanban-brädan, tillsammans med antalet aktiva kort för en person, att styra de faktiska kostnaderna som automatiskt laddas in i en traditionell tidtabell som inkluderar CapEx/OpEx-kategorier.

Naturligtvis måste ytterligare några saker tillkomma för att få den noggrannhet som krävs av finans/redovisning.  Förutom antalet kort som en person arbetar med och den tid som varje kort tillbringar i en aktiv fil, tittar processen också på personens tillgängliga tid. Den sista delen är lite komplicerad eftersom den måste ta hänsyn till semester och planerad ledighet samtidigt som den ger ett sätt att hantera oväntad ledighet (eftersom det är viktigt att få rätt fördelning av OpEx/CapEx). Den goda nyheten är att alla dessa faktorer beaktas utan att användarna någonsin behöver röra en tidtabell!

Arbeta med tidrapporter på chefsnivå

Vad händer om du inte är redo för automatiserade tidrapporter, men inte vill att teammedlemmarna ska lämna in individuella tidrapporter?

I det här fallet ger Planview Portfolios^TM cheferna möjlighet att skicka in tidrapporter på hög nivå för sina medarbetare. De kan helt enkelt börja med en grupp personer och använda Portfolio Timesheet som visar planerat arbete per period för alla. Sedan kan de anpassa sig till den planerade tiden och skicka in en eller flera tidrapporter med ett klick på en knapp. Detta gör det möjligt att rapportera tid för hela perioden i procent (i stället för att skriva in timmar i dagliga hinkar), vilket kan uppfylla de flesta styrningsbehov med minimal ansträngning.

Du kan lära dig mer om portföljtidsblad och rapportering av tid för ditt team genom att titta på Planview Portfolios r16 - Team based Time Reporting video.

Användning av den traditionella tidtabellen

Sist men inte minst har vi traditionella tidrapporter.

Jag vet att de flesta människor inte vill lämna in en tidtabell, men det tar bara några minuter per vecka. Om du arbetar i en organisation som fakturerar andra avdelningar eller har en hög grad av styrning kan detta vara det bästa alternativet.  Men kom ihåg att du kan kombinera alla ovanstående metoder i en enda miljö om du vill - för att fokusera dina ansträngningar där de behövs - snarare än på alla (vilket ingen uppskattar).

Jag bör också nämna att även om det pratas mycket om Lean/Agile-arbete i dessa dagar är traditionell tidrapportering det absolut vanligaste användningsfallet som jag ser.  I slutet av veckan loggar du in på din tidtabell antingen från din dator eller mobila enhet.  Du kan sedan se ditt planerade arbete, lägga till det som inte var planerat och ange din tid.

Det är inte sexigt, men med 5-10 minuter per vecka bromsar det knappt upp din väg till helgen!

Lägga på styrning

Även om jag har nämnt det ovan vill jag betona att alla dessa alternativ kan ha lite extra styrning i processen. Du kan be cheferna att manuellt godkänna (eller att avböja undantagsvis för det helautomatiska alternativet) vissa eller alla tidrapporter. Processen innebär en snabb titt och ett godkännande (eller avslag) med ett klick på en knapp, antingen på din dator eller mobila enhet.  Om något inte är korrekt kan du justera det eller skicka tillbaka det till den person som skickat in det för att korrigera det.

Är tidrapporter passé?

Inte det minsta!

Det kanske inte är så uppseendeväckande, men tidrapporter fortsätter att ge viktig information om det arbete som utförs, som sedan kan användas för att driva innovation och dela upp kostnaderna i CapEx & OpEx-hinkar, vilket direkt påverkar resultatet. Nu har du fler alternativ än någonsin, så fundera på vad du behöver och välj det alternativ (eller den kombination av alternativ) som gör livet så enkelt som möjligt samtidigt som du får de data och den styrning som dina olika intressenter behöver.

Lär dig mer om tidsrapportering genom att se antingen Planview PPM Pro Team Member Role Based Demo eller Team Member Experience in Planview Portfolios Role Based Demo.

Relaterade inlägg

Produktportföljhantering, visioner och trender Den 2018 Undersökning om produktportföljhantering belyser de som presterar bäst [Video] June 19, 2018

Vision och trender Planview erkänd som ledare inom 2018 Gartners magiska kvadrant för projektportföljhantering [Infographic] June 8, 2018

Visioner och trender Varför dagens organisationer behöver arbets- och resurshantering May 2, 2018