I det senaste blogginlägget, Hur strukturerad är din kapitalplaneringsprocess? skrev jag om min intervju med Madison Laird, Executive-in-Residence på Planview. Vi diskuterade de extremer av mycket strukturerade processer och mycket ostrukturerade processer som finns inom kapitalplanering, inspirerade av den nyligen släppta rapporten från undersökningen The State of Capital Planning. Vi belyste också behovet av flexibilitet i strukturen och diskuterade de nyckelkriterier som krävs för att säkerställa att strukturen för finansiell planering har den flexibilitet som krävs för att möta marknadens föränderliga krav. Här är en snabb sammanfattning av de kriterier som Madison nämnde för en "flexibel struktur":
- Processen uppfyller beslutsfattarnas strategiska behov.
- Processen samlar in både kvantitativ och strategisk input från intressenterna i verksamheten.
- Processen underlättar utbyte av information vid behov för att skapa anpassning mellan olika affärsområden.
Slutligen talade vi om strukturens ironi - att en mycket strukturerad process kan vara en mer flexibel process. Eftersom en mycket strukturerad process vanligtvis har alla dataflöden, mötesplaner och roller och ansvarsområden definierade är det lättare att göra förändringar och sedan identifiera och anpassa sig till konsekvenser och effekter i efterföljande led. En planeringsstruktur som inte är lika strukturellt definierad "flyger i blindo" när den måste hantera oväntade förändringar. Generellt sett är det därför önskvärt med en mycket strukturerad planeringsprocess.
Vissa organisationer har dock infört en mycket strukturerad planeringsprocess, men drar sedan inte nytta av dess flexibla karaktär. Madison kallar detta för "skuggboxning" genom kapitalplaneringsprocessen och förklarar att en "någorlunda strukturerad" planeringsprocess kan ge finanspersonalen en falsk känsla av säkerhet. Detta resulterar vanligtvis i mycket missnöjda planeringsmedlemmar och en dysfunktionell planeringsprocess. En av de vanligaste fienderna till en flexibel process är att man ska gå i skuggboxning genom kapitalplaneringen.
Skuggboxning av din väg genom kapitalplanering
Skuggboxning är en övning som används vid träning av kampsporter som boxning för att bibehålla en boxares rytm och form. Som en del av träningen kastar boxaren slag mot ingen särskild person, ibland till och med mot sin egen skugga. Syftet är att förbereda sig inför själva boxningsmatchen. Precis som boxning kräver kapitalplanering en viss struktur som helst är flexibel men samtidigt rigorös och definierad. Själva planeringsprocessen liknar i viss mån en prismatch med flera omgångar, där vinnaren är den som anpassar sin strategi för att besegra sin motståndare. Förloraren kommer att vara den som vägrar att anpassa sig till den föränderliga dynamiken i matchen och behandlar live-evenemanget på samma sätt som han skuggboxade under förberedelserna.
De flesta kapitalplaneringsprocesser omfattar en rad presentationsmallar, möten och mallar för finansiella kalkylblad. Dessa verktyg representerar boxarens strategi och plan för att försvara sin titel. När finansförvaltningen har dessa verktyg på plats känns det ofta som om det finns en struktur eller en "strategi för kampen", men ofta finns det lite utrymme för godtycke eller flexibilitet.
Om den strukturerade processen skapas för att leda intressenterna genom fördefinierade vägar är det dessutom viktigt att fråga sig om de tre kriterierna för en flexibel struktur verkligen uppfylls.
För att utvidga analogin ytterligare kan man säga att intressenter som inte tar emot slag mot kroppen deltar i en aktivitet som inte simulerar verkliga förhållanden. Det är svårt att få en företagare redo för nästa års kamp när han eller hon inte har varit med i planeringsringen.
Detta kan jämföras med en "flexibel struktur" där det förekommer en viss handgemängskamp med uppgifterna. En flexibelt strukturerad planeringsprocess säkerställer data som man kan förlita sig på för att spela ut scenarier och optimera resurser och möjligheter. De företag som svarade att de var mindre strukturerade än andra rapporterade också en mycket högre risk för att inte kunna maximera möjligheter, resurser och budgetar (18% jämfört med 45%).
Att vara någorlunda strukturerad jämfört med att vara riktigt strukturerad är kanske som skillnaden mellan hand-till-hand-strid och skuggboxning. Ett företag som uppfyller kriterierna för en verkligt flexibel planeringsstruktur kan noggrant granska hur resurser och budgetar ska användas för att uppnå högsta möjliga avkastning.
Anmäl dig till 15 Pitfalls of Long-Range Planning där Madison definierar de vanligaste fallgroparna som påverkar den långsiktiga planeringen, ger förslag som hjälper till att diagnostisera problemen och föreslår möjliga lösningar. Har din organisation en effektiv kapitalplanering eller skuggboxning? Dela med dig av dina erfarenheter genom att skriva en kommentar nedan.
Relaterat inlägg: Hur strukturerad är din kapitalplaneringsprocess?, Planering av miljontals dollar i kapitalinvesteringar med hjälp av ett kalkylblad, är det hållbart?
