Termen "Black Swan" myntades av Nassim Nicholas Taleb, professor vid Saïd Business School vid universitetet i Oxford, för att beskriva händelser med stor inverkan som är sällsynta och oförutsägbara, men som i efterhand inte verkar så osannolika. I IT-världen kan projekt med svarta svanar få katastrofala följder och till och med leda till en total kollaps för företaget. Enligt Talebs kollegor Bent Flyvbjerg och Alexander Budzier är "IT-projekt nu så stora och berör så många aspekter av en organisation att de utgör en unik ny risk". Flyvbjerg och Budzier fortsätter: "VD:ar för företag som genomför stora IT-projekt bör vara mycket medvetna om riskerna. Det kommer inte att vara någon överraskning om ett stort, etablerat företag går i konkurs under de kommande åren på grund av ett okontrollerat IT-projekt. Uppgifterna tyder faktiskt på att en eller flera kommer att göra det."
De kom fram till denna dystra slutsats efter att ha genomfört den största globala studien någonsin av IT-förändringsinitiativ. Paret undersökte 1,471 projekt och jämförde deras budgetar och beräknade resultatfördelar med de faktiska kostnaderna och resultaten. IT-förändringsinitiativen omfattade allt från planering av företagsresurser till system för ledningsinformation och hantering av kundrelationer. Deras urval av studier bestod till stor del av offentliga organ (92%) och projekt i USA (83%), men de fann små skillnader mellan dem och projekt vid statliga organ, privata företag och europeiska organisationer som utgjorde resten av urvalet.
När teamet från University of Oxford analyserade projektens kostnadsöverskridanden blev de förvånade över vad de fann. Det genomsnittliga överskridandet var 27 % - men bakom denna siffra döljer sig en mycket mer alarmerande siffra. En grafisk analys av projektens budgetöverskridanden visade att det fanns en "fet svans" - ett stort antal gigantiska överskridanden. Hela vart sjätte av de projekt som studerades var en svart svan, med en kostnadsöverskridning på i genomsnitt 200% och en tidsöverskridning på nästan 70%.
Deras resultat belyste den verkliga fallgropen för IT-förändringsinitiativ: Det är inte så att IT-projekt är särskilt benägna att i genomsnitt överskrida kostnaderna, vilket företagskonsulter och akademiska studier tidigare har antytt. Det är att en ovanligt stor andel av IT-projekten drabbas av massiva överskridanden - det vill säga att det finns ett oproportionerligt stort antal svarta svanar. Genom att fokusera på medelvärden i stället för på de mer skadliga avvikelserna har de flesta chefer och konsulter missat det verkliga problemet.
Enligt forskare från University of Oxford bör alla företag som överväger ett stort teknikprojekt göra ett stresstest för att bedöma sin beredskap. Ledare bör ställa sig två viktiga frågor som en del av hanteringen av svarta svanar inom IT: För det första: Är företaget tillräckligt starkt för att absorbera skadan om dess största teknikprojekt överskrider budgeten med 400% eller mer och om endast 25% till 50% av de förväntade fördelarna realiseras? För det andra, kan företaget ta emot en smäll om 15% av dess medelstora teknikprojekt (inte de som får all uppmärksamhet från ledningen utan de sekundära som ofta förbises) överskrider kostnadsberäkningarna med 200%? Även om dessa siffror kan tyckas vara osannolika, visar deras forskning att de inträffar med obehaglig frekvens.
Även om ett företag klarar stresstestet måste smarta chefer vidta andra åtgärder för att undvika svarta svanar inom IT. De bör överväga att dela upp stora projekt i projekt av begränsad storlek, komplexitet och varaktighet och göra beredskapsplaner för att hantera oundvikliga risker.
Det är här som EPM (Enterprise Portfolio Management) kommer in och hjälper till. Genom att använda EPM-tekniker kan CIO:er ta ett steg tillbaka, se den större bilden och verkligen förstå hur IT-resurser sprids och används av verksamheten. En EPM-strategi kan hjälpa CIO:er, CFO:er och vd:ar att bedöma vad de har i form av applikationer, teknik, information och projekt/investeringar. Den kan sedan koppla dessa tillgångar tillbaka till och stödja viktiga affärsfunktioner samt företagets mål och strategier. En EPM-insats kan visa beslutsfattarna vilka tillämpningar, tekniker, information och projekt som behövs, vilka som inte behövs och hur man på ett säkert sätt kan lägga ner tillgångarna eller avbryta projekt som inte ger något värde för verksamheten. Den här nivån av synlighet ger företagsledningen möjlighet att fatta välinformerade beslut om investeringar och avyttringar och hjälper dem att undvika att bli ännu ett exempel på goda IT-avsikter som förvandlas till en ökänd svart svan inom IT.
¹ Bent Flyvbjerg och Alexander Budzier, "Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think", Harvard Business Review. Vol. 89 (2011), nr 9, pp. 23-25.
![Upprättande av en ram för kommunikation mellan företagsarkitektur och affärsverksamhet [Infographic]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/11/Establishing-an-Enterprise-Architecture-to-Business-Communication-Framework-Infographic_750x400.jpg)
