Jag heter Amber Bartlett och är utbildningsspecialist på Planview AgilePlace. Jag har nöjet att arbeta med kunderna när de börjar implementera vårt verktyg. En fråga som jag får ganska regelbundet handlar om hur många styrelser en person bör ha. Bör varje projekt få en egen styrelse, eller finns det ett bättre sätt?
Att ha en styrelse för varje projekt låter logiskt. Varje bräda skulle bli så snygg! Korten på varje bräda skulle alla handla om en sak, så att du inte behöver leta bland orelaterat material för att hitta det du behöver. I slutet av varje projekt kan du lägga varje bräda i arkivet och börja nästa projekt med en ny, fräsch bräda. Det är så här projektledare har gjort i åratal.
Att göra saker och ting på samma sätt som vi alltid har gjort är dock knappast ett steg i riktning mot ständiga förbättringar. Om ni hanterar er verksamhet på detta sätt, tar ni då verkligen steg mot att bli det Lean-företag som ni arbetar för att bli?
Den grundläggande Lean-principen Eliminate Waste säger att vi ska arbeta med ständiga förbättringar (kaizen) och att vi ska utgå från en mycket specifik definition av slöseri: allt som en kund inte vill betala för. Med den definitionen är det otroligt slöseri med tid att varje dag lägga ner tid på att sammanställa information om projektstatus från flera projektstyrelser. Fortsätt läsa för att få veta varför du bör byta till Kanban-styrelser för team i stället för projekt.
Gör (ineffektiva) listor och kontrollera dem två gånger
Föreställ dig att du går till mataffären för att handla för en veckas måltider. Istället för att göra en lista över alla ingredienser som du behöver tar du med dig sju recept - två skrivna på kort, tre sparade som anteckningar på din telefon och två som du har memorerat (mer eller mindre). I varje gång måste du gå till sju olika ställen för att vara säker på att du har allt du behöver i din korg.
I slutet av din shoppingtur är du utmattad och trött. Åh! Och du har glömt att köpa kyckling till tisdagskvällens måltid, och det slutade med att du köpte dubbelt så mycket bröd som du behövde.
Att använda en ny Kanban-tavla för varje projekt har en liknande effekt: Du kan behöva kontrollera tre eller fyra (eller fler) olika tavlor för att vara säker på att du har gjort allt du behövde göra för dagen. Det är möjligt att ta hand om allting, men det är långt ifrån effektivt - den här komplicerade processen leder till slöseri i systemet och gör att ditt team inte kan leverera värde till dina kunder.
Tänk på hur mycket effektivare det skulle vara för alla i teamet att gå till en Kanban-tavla för teamet - eller hur mycket mindre hektisk (och effektivare) den där matvarubesöket skulle ha varit om du hade samlat alla dina recept i en enda inköpslista. Med en delad Kanban-tavla för teamet har du allt som krävs för att fatta välgrundade beslut, till exempel om vilket arbete som ska prioriteras först. Du har också möjlighet att samla in värdefulla mätvärden för att analysera teamets prestationer, vilket är en viktig del av kontinuerlig förbättring. Detta är inte bara en fråga om bekvämlighet - det är en fråga om Leanness. Jag går igenom de mest relevanta Lean-principerna för att förklara hur projektstyrelser hindrar team från att verkligen praktisera kontinuerlig förbättring.
Optimera helheten
En av de mest grundläggande principerna för Lean är Optimera hela verksamheten. Detta är svårt, om inte omöjligt, att göra utan en gemensam syn på vad teamet står inför. Det är nästan omöjligt att hålla koll på hela teamets kapacitet när du måste gå till flera olika ställen för att förstå vad varje teammedlem har åtagit sig att göra - och det är ingen bra användning av någons tid. Hur kan du hantera teamets WIP (Work in Process) om du inte visualiserar all teamaktivitet på ett och samma ställe?
Skapa kunskap
En annan viktig Lean-princip är Skapa kunskap. Om du bara arbetar inom ditt specialområde missar du värdefulla möjligheter till korsutbildning från dina begåvade medarbetare.
Det är häpnadsväckande vad en ny uppsättning ögon kan tillföra ett till synes olösligt problem. Jag vet inte hur många gånger det har hänt: Jag kunde inte lösa ett problem, men efter att ha samarbetat med en kollega kunde jag se det i ett nytt ljus och hitta rätt lösning. Varje gång detta sker är det en otrolig möjlighet att växa - genom att lyssna på nya idéer och få mer perspektiv på de olika tillvägagångssätten för att lösa ett visst problem.
Omvänt kan ditt perspektiv vara lika värdefullt för det arbete som någon annan utför - men utan insyn i det arbetet ser du aldrig möjligheten att hjälpa ditt team att leverera värde snabbare. Genom att hålla enskilda projekt åtskilda döljer man möjligheter att "svärma" runt problem. Kul faktum: När bin behöver en ny kupa slutar de med vad de gör och tar itu med utmaningen som ett system - i Lean/Kanban-världen kallas det stopping the line. De lämnar alla kupan i ett stort gäng och håller drottningen i säkerhet i mitten. Alla arbetsbin (minus några få scouter) håller ihop tills en ny plats kan hittas, sedan reser de alla tillsammans i en gigantisk massa tills drottningen kan placeras säkert i sitt nya hem.
Hur gäller detta för dig? När ett problem uppstår kan alla som har visualiserat problemet släppa allt och arbeta för att hitta en lösning. Nya idéer, hjärnor och händer kan bidra till att lösa ett problem snabbt. Men om man inte kan se att det finns ett problem kan chansen att samarbeta som ett team gå förlorad. Dessa möjligheter är svåra att se utan metodiska visualiseringstekniker.
Respect for People
Låt oss slutligen tala om min favoritprincip inom Lean: Respekt för människor. Det finns inget mer respektlöst än att slösa bort någons tid. Tyvärr gör vi det ibland oavsiktligt. Innan jag började praktisera Lean och Kanban såg jag inte hur slösaktiga och därmed respektlösa statusmöten kunde vara. I de grupper jag har varit med i gick alla runt i rummet och väntade på sina fem minuter för att få prata. När det var min tur skulle jag berätta för alla mina ointresserade kollegor om detaljerna i min arbetsdag.
Vi pratade inte om hur man förbättrar kvaliteten på ett arbete, hur man undanröjer hinder för varandra eller hur man svärmar på ett projekt för att få det färdigt. Vi pratade faktiskt inte med med varandra - vi pratade med med varandra.
Om vi inte förbättrar kvaliteten på vår kommunikation (inom och utanför möten) kan vi inte förbättra kvaliteten på vårt arbete eller våra liv. Hur frustrerande är det inte att känna att du alltid har en annan uppfattning än dina kollegor? Missförstånd leder oundvikligen till frustration, oro och förbittring i grupperna. Som W. Edwards Deming sa: "Ett dåligt system slår en bra person varje gång."
Hur Kanban-styrelser för team kan hjälpa till
Genom att ha hela teamets arbete på en och samma tavla elimineras dessa kommunikationsproblem. Människor är visuella av naturen - om du använder en Kanban-tavla för att visualisera hela teamets process kan du använda mötestiden mer avsiktligt och fokusera på det arbete som behöver diskuteras (hotande tidsfrister, kritisk prioritet eller till och med helt blockerat) istället för dåligt kommunicerade muntliga statusuppdateringar.
Vår ledningsgrupp på Planview AgilePlace genomför sina standup-möten på bara fyra minuter. Naturligtvis kan inte alla team hantera ett möte så snabbt, men kan vi eliminera timslånga statusmöten och ersätta dem med 15-minuters standup-möten? Med Kanban-styrelser för teamet, definitivt.
Övergång till gruppstyrelser
Hur kommer du igång? Ta steget! Det kan vara skrämmande att övergå till ett nytt sätt att visualisera arbetet, men var inte rädd. Vi har några resurser som kan hjälpa dig på vägen.
Använd vår Kanban Roadmap för att hjälpa till att utforma ditt arbetsflöde. Den här e-boken kan hjälpa dig att fatta beslut om hur du ska börja och hur du ska förbättra dig kontinuerligt på vägen. Är du orolig för att det är rörigt på din tavla? Se den här artikeln, skriven av en medlem av vårt supportteam, om hur du effektivt använder filter. Du får en överskådlig bild av det du behöver se, oavsett hur många kort ditt team väljer att lägga till.
