När det gäller rapportering kämpar organisationer ofta med att ta fram rapporter som är både lättsmälta och informativa. Det finns en fin linje i denna balans, eftersom lagen vill kunna rapportera de uppgifter som är viktigast. Men det kan vara tidskrävande att gå igenom alla dessa data i kalkylblad och i slutändan leda till mediokra resultat. Att förbättra möjligheterna till komplex rapportering för att förbättra beslutsfattandet är något som Emilie Graveline från Agropur förstår alltför väl, och det är därför hon är den första som presenteras i vår serie som sätter fokus på kvinnliga ledare inom teknik.
I den här bloggserien kommer vi att presentera kvinnor inom teknik i olika branscher som gör skillnad inom sin organisation och föra uppriktiga samtal om deras prestationer och framgångar som gör stor skillnad i deras företag varje dag.
För att inleda serien talade vi med Emilie Graveline från Agropur, som leder vägen för att förbättra rapporteringen och beslutsfattandet inom sin organisation. Låt oss hoppa direkt in i intervjun om hur hon driver denna förändring.
Vilken är din roll i EPMO?
Som support- och förbättringsanalytiker på Agropur ansvarar jag och mitt team för den övergripande administrationen av Planview® Portfolios- vår företagsövergripande lösning för portfölj- och resurshantering - och vi ser till att den stöder våra strategiska processer och förfaranden på ett effektivt sätt. Vi ansvarar för att fastställa och kommunicera bästa praxis för projektledning, tillhandahålla utbildning för slutanvändare samt skapa och dela rapporter och instrumentpaneler för alla ledningsnivåer för att hjälpa dem att fatta beslut i samband med projekt.
Vilka är dina intressenter och hur engagerar du dem för att förstå önskade resultat?
Våra intressenter har olika nivåer av mognad inom projektledning och är intresserade av olika typer av data för att fatta beslut. Vissa använder data för att hantera sina team och arbetsbelastning på en mycket detaljerad nivå och behöver visuella bilder som visar projektuppgifter och resursinsatser som stöd för veckomötena. En del använder sig av tidrapporter för att titta på tidigare insatser, men genom att helt enkelt reservera resurser för projekt är det möjligt att få viktiga insikter om vår kapacitet att leverera projekt. På andra sidan har vi ledningen som begär instrumentpaneler som visar en sammanfattning av projekten. Vi tillhandahåller rapporter på en sida som visar riskprojekt, prioriterar nya projekt och hälsostatus för stora projekt.
Hur använder organisationen de uppgifter du tillhandahåller?
Vi skapar och publicerar rapporter för att göra dem tillgängliga för olika målgrupper. EPMO leder till exempel styrningskommittéer där projektprioritering och kapacitetshantering granskas. Vi skapar rapporter för att stödja realtidsanalyser under mötena. Vår KPI-analys av tiden till marknaden är ett exempel på information som vi hämtar från Planview (datum för portarna) och som vi omvandlar för att belysa trender och göra jämförelser.
Vi gör också en analys av flera databaser (eftersom de flesta av våra finansiella uppgifter lagras i Oracle) för att bedöma hur projekten går ur ett finansiellt perspektiv. Med PowerBI-rapporter kan vi få en fullständig bild genom att sammanföra allt.
Förklara värdet av att hålla visualiseringarna enkla. Hur kan det vara värdefullt att visa färre data i en viss utskrift?
Vi vet när vi delar en rapport med för mycket data eftersom vi får massor av frågor om varje bilds betydelse och varifrån data kommer.
Nyckeln är att fokusera på vilken åtgärd som behöver vidtas i förhållande till en specifik KPI. Istället för att visa en fullständig men förvirrande bild av en portfölj föredrar vi att lyfta fram specifika aspekter av projekten och se till att den viktigaste informationen förstås.
Vi ansåg att det var bäst att dela upp informationen per tema på olika rapportsidor, så att alla förstår syftet med rapporten och vad som behöver göras enligt den information som finns på den.
Hur kan färgning av den fysiska formateringen av data förbättra det sätt på vilket rapporterna används?
Vi upptäckte att våra rapporter fick trovärdighet genom att de matchade organisationens nya varumärkesidentitet och färger. Människor tror naturligtvis att uppgifterna är mer aktuella och tillförlitliga när de presenteras i en mall som de är vana vid att se och arbeta med.
Måste du vara expert för att analysera data i PowerBI?
Du behöver inte vara expert för att börja använda PowerBI. Vårt team hade ingen erfarenhet av IT-utveckling eller BI-programvara. Power BI-plattformen är användarvänlig, och om du har problem med de mer "tekniska delarna" finns det alternativ som hjälper dig att komma igång:
- Sqlbi.com erbjuder en Introduktion till DAX-formler kurs. Detta är perfekt för dig som behöver skapa åtgärder och hämta information från obearbetade Planview-data.
- Power Bi-forumet är användbart när du stöter på ett felmeddelande eller om du vill ha tips och tricks om hur du kan spela med visuella bilder.
- Planview Customer Success Center är ett måste för att få information om hur man kopplar ihop data och hur man delar sina rapporter.
Var skulle du rekommendera att börja med Power BI och datavisualisering?
Du behöver inte vänta tills du har en helt ren databas för att börja. Börja med att fråga dig själv vilken situation du vill belysa eller vad ledningen skulle vilja agera på. Skapa sedan en rapport som visar just detta och dela den med en grupp i din organisation. Chansen är stor att de kommer att reagera som våra kollegor, och du får två resultat.
1) Projektledarna kommer att se felaktiga data och kommer att göra lämpliga ändringar i Planview Portfolios för att återspegla vad som verkligen händer med deras projekt.
2) Projektledarna kommer att se vilken typ av information som är tillgänglig för dem och kommer att återkomma till dig med mer detaljer, krav och behov. Sedan kan du helt enkelt iterera den och dela den med en ny grupp.
Om du kunde gå tillbaka till början av din implementering av PowerBI, vad skulle du göra annorlunda baserat på vad du har lärt dig och vad du vet nu?
När vi startade ville vi visa alla på Agropur hur bra PowerBI är, och vi skapade anpassade rapporter för många människor och insåg sedan hur mycket arbete det var att underhålla dem. Nu är vi mer inriktade på att skapa rapporter som stöder den stora bilden, rapporter som är mycket mer standardiserade och som kommer att användas av en majoritet. Vi försöker hålla nere antalet rapporter som vi måste uppdatera manuellt till ett minimum. Vi skapar alltid nya vyer och visualiseringar, men vårt mål är att bygga dem så att de kan uppdateras automatiskt genom ett jobbflöde eller bara en gång i månaden.
Hur var det att leda det här initiativet och hur ser du på det i framtiden?
Till en början använde vi PowerBI för att bearbeta våra rådata, men delade dem sedan med skärmdumpar i PowerPoint-presentationer. Nu ger vi intressenterna kraften i den interaktivitet som PowerBI erbjuder. Fler vill använda den för att skapa egna rapporter och instrumentpaneler. Det är anmärkningsvärt men också en utmaning att se till att informationen alltid är korrekt och att känsliga uppgifter är säkra oavsett vem som står bakom rapporten. Därför håller vi på att ta fram en standardiserad styrningsprocess som bygger på bästa praxis för användning av PowerBI. Om du planerar att öppna databasens portar för en bredare utvecklarpublik rekommenderar jag att du gör detsamma.
Vem har varit din största stödperson i den här processen?
Cassandra Imbeault, tidigare support- och förbättringsanalytiker vid EPMO, eftersom hon också presenterade vårt användningsfall för Power BI i Toronto och på Horizons (Planviews kundkonferens). Hon är min kontaktperson varje gång jag får ett felmeddelande som jag aldrig har sett förut eller när jag måste slå ihop flera frågor för att få mina data i form för en specifik visuell bild. Hennes nyfikenhet och kartesiska sinne vet inte vad omöjligt betyder och det syns i hennes arbete. För att öka sin förståelse och förmåga till nästa nivå har hon under de senaste två åren deltagit i kurser om DAX-formler, databasmodeller och Power BI. Hon såg sedan till att föra vidare en del av denna kunskap till mig. Dessutom lärde hon mig viktiga reflexer och tips för att få en ren databas innan jag börjar skapa en rapport. Jag älskar att skapa visuellt tilltalande rapporter, men det är data som ligger bakom som behöver få mest uppmärksamhet.
Hur har den här processen påverkat dina ledarskapsförmågor?
I början av min yrkeskarriär har jag aldrig behövt tänka på vad chefer vill se för att kunna göra strategiska beslut. Genom att delta i utarbetandet av dessa rapporter fick jag möjlighet att lyssna och delta i diskussioner om detta ämne. EPMO-chefen Joel Bertaud uppmuntrar mig alltid att kommentera vilken typ av information som jag anser att vi måste ge till den högre ledningen. Han ger mig sedan självbestämmanderätt när det gäller att hitta ett sätt att leverera den information som krävs.
Vi lever i en tid då vi har kunskap inom räckhåll och vi måste dra nytta av den. Att lära känna Power BI från grunden i det här jobbet har lärt mig att vi aldrig slutar lära oss och att vi måste hålla oss uppdaterade eftersom tekniken utvecklas snabbt. Att vara en del av en gemenskap som delar samma intressen är perfekt för det, så jag glömmer aldrig att hjälpa andra som går igenom samma inlärningsprocess. Men jag måste säga att det ofta är jag som ställer frågor till mina kolleger!
Tack för att du delade med dig av din erfarenhet till oss, Emilie, och grattis till att du har bidragit till att forma det sätt på vilket människor fattar beslut på Agropur. Det är fantastiskt och inspirerande vad du och ditt team har åstadkommit när ni har tagit er an utmaningen med datarapportering inom er organisation.
Håll ögonen öppna för vår nästa serie om kvinnor inom teknik, där vi uppmärksammar några av de otroliga kvinnor i vår kundbas som leder, coachar och leder arbetet inom sina respektive branscher. Om du vill veta mer om hur Planview kan hjälpa dig med din portfölj och din resurshantering kan du besöka vår webbplats eller titta på en demo.
