Virtuella team består av personer från olika avdelningar, organisationer, geografiska områden och tidszoner - och de blir allt vanligare, vilket skapar utmaningar för ett effektivt projektsamarbete. Enligt vår senaste undersökning arbetar 38% av deltagarna med gruppmedlemmar över olika funktioner och avdelningar, 70% samarbetar med personer inom och utanför organisationen och 28% samarbetar med geografiskt spridda kollegor. En undersökning 2014 av företagsledare vid Global Leadership Summit i London visade att 34 % av företagsledarna tror att mer än hälften av deras personal kommer att arbeta på distans så snart som 2020.
Detta är på väg att bli det nya normala, och för de anställda innebär en del av ett virtuellt team större flexibilitet när det gäller att hantera sitt arbete och möjligheten att samarbeta med kollegor över hela världen. För organisationer ger förmågan att överskrida geografiska gränser möjlighet att anställa de bästa talangerna, oavsett var de är baserade. De virtuella teamens komplexitet innebär dock en mängd utmaningar när det gäller att se till att alla har tillgång till den information de behöver för att få arbetet gjort, dela dokument, hålla teammedlemmarna motiverade och engagerade och ge dem insyn i pågående aktiviteter och framsteg.
Vad kan du göra för att se till att ditt virtuella team samarbetar effektivt?
Som det berömda talesättet säger är varje virtuellt team "som en chokladask" och varje team har sin egen unika sammansättning och sina egna utmaningar. Ett gemensamt drag som jag har sett hos företag som har lyckats med den virtuella teammodellen är att de utnyttjar teknik som gör det möjligt för teamen att hålla saker och ting i rörelse på ett sätt som följer solen. Med ett molnbaserat virtuellt kontor kan team över tidszoner och geografiska områden samarbeta, kommunicera och hålla sig uppdaterade utan att behöva vänta på input, statusuppdateringar och godkännanden.
Teamets medlemmar kan logga in, få en överblick över projektet, få tillgång till information och uppdateringar om leveranser, tidsfrister och ansvar - allt på ett ställe, var de än befinner sig. Grupper kan planera med hjälp av Gantt-diagram och Kanban-planer och sedan dela filer, lägga upp kommentarer, hantera uppgifter och följa utvecklingen på ett centralt ställe. Med all information om uppgifter, uppdrag och status under ett och samma tak kan det virtuella kontoret också ge omedelbar information om arbetsbelastningen för teammedlemmarna, vilket gör att ledningen ständigt är medveten om hur allting går framåt.
