Jag lyssnade nyligen på ett avsnitt av podcasten Project Management Office Hours, och de diskuterade den kommande publiceringen av Project Management Institutes (PMI) sjunde utgåva av Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) Guide. PMI:s flaggskeppspublikation är en grundläggande resurs för effektiv projektledning i alla branscher, och jag tror att den nya versionen representerar en stor förändring inom projektledning och ett stort skifte från output och leveranser till resultat. Efter att ha lyssnat på avsnittet och gjort mer forskning om den kommande sjunde upplagan av PMBOK®-guiden insåg jag att Changepoints lösningar är unikt lämpade för denna omvandling. Planeringen av den här versionen är en viktig möjlighet för både organisationer och projektledare. För att hjälpa dig att komma framåt är här sju viktiga observationer om den kommande sjunde upplagan av PMBOK® och hur Changepoint redan är anpassad till den nya vägledningen.
- Att fokusera på resultat istället för leveranser kommer att förändra var PM:arna lägger sin tid.
- Betoningen på skräddarsydda projekt kommer att innebära att projekten kommer att drivas på fler sätt än vad vi för närvarande kan föreställa oss.
- PM:s kommer att behöva mer tid för ledarskap och mindre tid för att skapa resultat.
- Helhetstänkande kräver ett nytt sätt att sammanställa projekt och vad som är viktigt för dem, vilket kräver data från många andra ställen i organisationen.
- Ett större fokus på team, intressenter, förvaltning och ledarskap kräver verktyg som gör det enkelt för alla.
- Det nya språket för projektledning kräver verktyg som lätt kan anpassas till den nya nomenklaturen.
- Övergången till detta nya sätt att tänka kommer att kräva verktyg som kan anpassas till förändringar med tiden.
Att fokusera på resultat i stället för leveranser kommer att förändra hur projektledare spenderar sin tid.
Med ett nytt fokus på att skapa resultat kommer projektledarnas huvudfokus inte längre att ligga på resultat som projektplaner, charters, kravdokument och liknande för att säkerställa projektets leverans. Det betyder inte att de inte längre är viktiga, men de måste nu ha en konkret koppling till ett projektresultat. Changepoint Project Portfolio Management (PPM) erbjuder två funktioner som gör det mycket lättare att fokusera på resultat.
Den första är möjligheten att skapa en dynamisk applikation för affärsresultat. I likhet med en SharePoint-lista eller en Excel-arbetsbok kan du med en dynamisk applikation definiera de viktiga delarna av ett affärsresultat och följa upp dem i ditt projektarbete. Se exemplet nedan:
Därefter kommer Changepoint PPM:s unika möjlighet att koppla dessa resultat till alla andra delar av projektet. Du kan till exempel knyta ett resultat till en uppgift i en tidsplan, ett dokument eller en intressent. Genom att binda ihop dessa med vår länkfunktion gör vi det enkelt för projektledare att visa hur aktiviteterna i projektet stöder det affärsmässiga resultatet.
Betoningen på skräddarsydda projekt kommer att innebära att projekten kommer att drivas på fler sätt än vad vi för närvarande kan föreställa oss.
Föreskrivande metoder kommer sannolikt att minska eftersom projektledare inte uppmuntras att tillämpa dem, utan snarare uppmuntras att använda de bästa verktygen och teknikerna för att hantera dessa insatser. Med hjälp av de dynamiska programfunktioner som diskuterats ovan kan en projektledare hämta information från ett bibliotek med vanligt förekommande dynamiska program och definiera nya program för sina unika projektbehov. Om dessa "projektdefinierade" tillämpningar visar sig vara värdefulla för företaget kan en administratör göra dessa dynamiska tillämpningar tillgängliga för hela teamet.
Denna skräddarsydda anpassning på projektnivå kommer inte bara att möjliggöra traditionella vattenfalls- och agila metoder, utan också att ge projektledare möjlighet att ta sig in i nya vatten, som till exempel spelifiering av projekt. Föreställ dig en PM som erbjuder poäng och belöningar till teammedlemmar som slutför uppgifter, identifierar problem, minskar risker eller förbättrar affärsresultaten. Poängen kan sedan användas på ett poängkort för månadens teammedlem och kanske kombineras med ett presentkort på ett valfritt kaffe som belöning. Mer morot, mindre piska.
Projektledarna behöver mer tid för ledarskap och mindre tid för att skapa resultat.
Skapandet av leveranser är alltid en stor tidsödande uppgift för projektledare. I det nya PMBOK® kommer PM att uppmanas att lägga mindre tid på leveranser och mer tid på ledarskap. Leveranserna blir inte föråldrade. De resultat som stödjer de resultat som anges ovan kommer fortfarande att vara viktiga. Det kommer att vara viktigt att göra det lättare för PM att skapa leveranser.
En teknik kommer att vara att ha ett verktyg som Changepoint PPM som gör det möjligt att få tillgång till leveranser med en knapptryckning. Med hjälp av vår toppmoderna analysmotor och tillhörande schemaläggningsfunktioner kan företag skapa rapporter som ger veckostatus, driver mallar för stadgar, hanterar risker och problem samt publicerar intressenters engagemang och behov. Om dessa saker tar mindre tid i anspråk kan projektledarna fokusera på ledarskapsfärdigheter som att driva engagemang, lösa problem och säkerställa resultat.
Helhetstänkande kommer att kräva ett nytt sätt att sammanställa projekt och vad som är viktigt för dem, vilket kommer att kräva data från många andra ställen i organisationen.
För att projektledare ska kunna bli holistiska tänkare, vilket den nya PMBOK ® föreslår, behöver de mer data som stöd för sina beslut. Med Changepoint PPM är det lätt att få tillgång till data via vår integrations-as-a-service-modell. Vi bygger upp integrationer för våra kunder på ett mycket kostnadseffektivt sätt. Kostnaden för anslutningen tillsammans med årsavgiften är ofta mycket lägre än vad kunderna betalar för skräddarsydda integrationer.
Genom att ha integrationsdata kan projektledaren ha en enda sanningskälla för projektrelaterade data. Detta ger dem möjlighet att titta på och hantera KPI:er som kan styras från faktiska projektresultat, inte från anekdotisk data som samlas in under möten och diskussioner.
Ett större fokus på team, intressenter, förvaltning och ledarskap kräver verktyg som gör det enkelt för alla.
Den uppdaterade PMBOK ® vägleder också projektledare att fokusera mer på människor. I praktiken innebär det att de behöver hjälp med samarbete. Changepoint PPM möjliggör en skräddarsydd upplevelse för alla intressenter och gör det möjligt för projektledare att driva kontextuellt engagemang i projekt på ett sätt som är meningsfullt för varje roll som människor spelar i projekten. Dessa funktioner gör det möjligt för en teammedlem att fokusera på att tillhandahålla uppdateringar, chefer och intressenter att fokusera på datakonsumtion och projektledare att fokusera på alla data de behöver.
Det nya språket för projektledning kommer att kräva verktyg som lätt kan anpassas till den nya nomenklaturen.
Språket är mycket viktigt för att förstå nya begrepp. Om man måste fortsätta att använda det gamla språket för dessa nya begrepp kommer det att hindra utvecklingen mot nya sätt att arbeta. Ett exempel på detta är övergången från risker till möjligheter och hot. Om verktyget inte gör det möjligt att snabbt ändra nomenklaturen kommer det att bli svårt att övergå från att spåra risker till att spåra möjligheter och hot, och utan de rätta orden kommer alla att ha svårt att engagera sig i det nya sättet att tänka. Denna språkförändring är ett unikt värde för Changepoint PPM. Det har aldrig funnits något behov av att anpassa sig till våra verktygs nomenklatur eller vårt sätt att tänka eftersom våra lösningar gör det enkelt att byta namn på elementen i ditt PPM-universum.
Övergången till detta nya sätt att tänka kommer att kräva verktyg som kan anpassas till förändringar över tiden.
Det finns inte någon knapp att trycka på för att få en organisation att följa de uppdaterade PMBOK ®-riktlinjerna. Detta kommer att kräva evolutionära förändringar över tid, och Changepoint PPM är en evolutionär plattform. De funktioner som stöder PMBOK®-vägledningen kan implementeras på ett iterativt sätt och i en takt som gör det möjligt för grupperna att anpassa sig till nya förändringar. Detta innebär att ändringar av verktyget inte kräver enorma utvecklingscykler med mycket analys, design, utveckling och testning. Ändringar görs genom konfiguration i lättanvända administrationsassistenter. Denna förändringsmetod passar väl in i en evolutionär förändringsmodell.
Jag ser fram emot att få veta mer om vart PMI styr branschen, särskilt i dagens läge, när den nya utgåvan av PMBOK® kommer ut i början av nästa år.
