Hur hanterar du ett team som är separerat av tidszoner, kulturer, arbetsmetoder och personligheter? Till och med professionellt utbildade projektledare har svårt att främja samarbete på distans. Teknik är en lösning - till exempel direktmeddelanden, videokonferenser och onlineplanerings- och schemaläggningstabeller - men projektledarna måste förstärka dessa digitala verktyg med ett gemensamt syfte och goda ledningsrutiner.
Projektledare som lär sig att anpassa sina ledarskaps- och organisationsfärdigheter till dessa olika kommunikationsmedier har större chans att leda starka och produktiva team. I den här artikeln presenteras sex tips för att hjälpa virtuella team att samarbeta smidigt för att få arbetet gjort, med utgångspunkt i vad och varför.
Vad är samarbete på distans?
Samarbete på distans innebär att samarbeta effektivt med kollegor, kunder och partner över olika avstånd - oavsett om de befinner sig i rummet bredvid eller på andra sidan jordklotet. Ökningen av virtuella team under de senaste åren sammanfaller med tekniska framsteg och ökad komplexitet i skapandet av digitalt anslutna produkter, tjänster och kundupplevelser.
I kölvattnet av COVID-19-pandemin fick många organisationer uppleva att de anställda måste samarbeta på distans. Det är en fördel om organisationer kan samla olika grupper av begåvade människor oavsett var de bor för att samarbeta, förnya och ta itu med komplicerade utmaningar online.
Varför är samarbete på distans viktigt?
Förutom att uppnå projektmålen är det viktigt att lära sig att samarbeta bättre på distans eftersom det håller på att normaliseras. Många anställda som nyligen provat distansarbete för första gången föredrar det framför att arbeta på kontoret. En undersökning från juli Gartner visade att 82 procent av företagsledarna kommer att låta anställda fortsätta att arbeta på distans åtminstone delvis, och nästan hälften sa att deras anställda kan fortsätta att arbeta på distans på heltid.
Därför är det viktigt att skapa en enastående och konsekvent upplevelse. De som arbetar hemifrån eller på andra platser bör inte längre uppfattas och behandlas som avvikare, även om majoriteten av deras kollegor sitter på kontoret. På McKinsey rekommenderar ledarna att utplåna de skiljelinjer som normalt finns mellan dem:
"För att upprätthålla produktivitet, samarbete och lärande och för att bevara företagskulturen måste gränserna mellan att vara fysiskt på kontoret och utanför kontoret falla. Videokonferenser på kontoret kan inte längre innebära att en grupp människor stirrar på varandra runt ett bord medan andra tittar på från en skärm vid sidan om och inte kan delta på ett effektivt sätt."
McKinsey & Company
Den goda nyheten är att organisationer har fått en snabbkurs i fjärrsamarbete på sistone. Ledarna har gjort stora framsteg när det gäller att använda denna teknik. En ny undersökning från KPMG CEO Outlook visar att 77 procent planerar att fortsätta att bygga vidare på sin nuvarande användning av digitala samarbets- och kommunikationsverktyg.
För att lyckas krävs naturligtvis mer än bara teknik. Här är sex tips för att förbättra samarbetet över avstånd.
1. Kommunicera tydligt och ofta
God kommunikation är avgörande för effektiva virtuella team. Varje person måste hela tiden ha en god kännedom om prioriteringar, tidsfrister, förväntningar och mål. Dessutom blir det enklare att samordna arbetet när både projektledare och gruppmedlemmar kan se vem som arbetar med vad och när.
Projektledarna bör också kontrollera varje enskild person ofta, via olika kommunikationskanaler. Utöver arbetsrelaterade frågor är syftet att se till att distansanställda känner sig engagerade och delaktiga. Detta bidrar till att bygga upp en relation och upprätthålla den anställdes koppling till vad som händer inom företaget.
Ett annat tips för att förbättra samarbetet på distans är att kommunicera hur teamet bidrar till företagets strategi. Detta är ofta mer motiverande för anställda som värderar inneboende belöningar högre än externa. Det ökar också sannolikheten för att alla kontinuerligt genomför strategin.
2. Fastställa gränser och normer för kommunikationen
En av fördelarna med virtuella anställda är friheten att arbeta på sitt eget sätt. Projektledarna bör stödja denna flexibilitet och undertrycka behovet av att detaljstyra eller följa upp uppgifterna för mycket. Det kan vara användbart att ställa frågor om hur gruppmedlemmarna föredrar att kommunicera, vilken tid på dagen varje individ är mest produktiv och när de föredrar att vara offline.
Genom att kommunicera dessa önskemål till teamet uppmuntras respekten för varje persons gränser och behov. Detta kan öka moralen och göra det möjligt för varje gruppmedlem att göra sitt bästa arbete. Det är också viktigt att ta hänsyn till tidszoner i dessa beslut, eftersom överlappande arbetstider kan vara sällsynta.
För att hålla arbetet på rätt spår och effektivisera kommunikationen bör projektledarna fastställa normer för hela teamet. Obligatoriska möten skulle kunna vara ett exempel. Med utgångspunkt i agil metodik kan ett dagligt standup-möte på 15 minuter eller mindre vara produktivt.
Andra normer för samarbete på distans kan vara standardanvändning av vissa program för konsekvent kommunikation och tider då alla ska vara online. Projektledarna kan också ge riktlinjer för hur ofta de ska kommunicera, hur snabbt de ska svara på meddelanden och andra interaktioner. Enskilda team bör också ha flexibilitet att välja sina egna normer och verktyg som är relevanta för deras expertområden.
3. Uppmuntra lika stort deltagande i alla samarbetskanaler
Genom att förstå teamets personligheter och kommunikationsstilar kan du hjälpa till att hålla alla engagerade och delaktiga. Vissa människor tycker till exempel om att se sina kollegor på video med alla icke-verbala signaler, medan andra föredrar skriftlig kommunikation eller enskilda samtal. En bra chef kännetecknas av att veta vilken kommunikationskanal som ska användas i vilken situation och med vilken grupp människor eller person.
Videokonferenser är till exempel viktiga men kan vara en utmaning. Det är svårt att hålla ett produktivt möte när alla försöker prata samtidigt. Om du är mer organiserad kan du garantera en värdefull session där alla får chansen att komma till tals.
Värden eller moderatorn kan publicera en mötesagenda med tidsblock för varje person att presentera. Ett annat alternativ är att låta personer som vill ställa en fråga eller lämna en kommentar räcka upp handen i en chattruta. Moderatorn kan sedan känna igen dem vid lämplig tidpunkt.
Chefer bör uppmuntra samarbete på distans från anställda som är mer introverta och mindre benägna att tala. Genom att be om deras synpunkter kan du få dem att delta i samtalet och få dem att känna sig mer delaktiga - liksom att följa upp dem efteråt. Detta gäller även möten där distansarbetare är på video och andra anställda sitter på ett kontor tillsammans.
4. Ta tid för teambuilding
Den rigida karaktären hos dessa formella möten gör det viktigt att ha mer informella kontakter. Virtuella happy hours, onlinespel, videomöten med husdjur med mera kan bidra till att skapa kamratskap och förtroende. Dessa evenemang kan ge naturlig mänsklig kontakt som människor kan sakna i en kontorsmiljö.
En grupp professorer från i Storbritannien och Nya Zeeland gjorde en studie om informella virtuella sammankomster under pandemin och fann ytterligare fördelar. Till exempel har nätverksmöten på nätet runt om i världen gjort det möjligt för kollegor som aldrig skulle ha träffats personligen att samtala virtuellt. Arbetskamrater som bara hade träffats på kontoret några gånger lärde känna varandra bättre och började brevväxla. Allt detta öppnar dörren för fler samarbetsmöjligheter i framtiden.
5. Fira framgångar
Projektledare bör också använda distanssamarbete för att uppmärksamma förtjänta medarbetare. Distansarbetare som är isolerade från sina kollegor kan känna sig särskilt undervärderade, stressade och osäkra. Gartner hävdar att störande tider ökar behovet av att få erkännande för sina prestationer med cirka 30 procent.
Cheferna måste anstränga sig för att veta vad grupperna arbetar med och vad varje enskild person bidrar med. Det kan vara bra att ställa frågor om nyligen uppnådda framgångar, kreativa idéer, hinder som de har övervunnit eller kollegor som har hjälpt dem. Små tecken på uppskattning som presentkort, en skål på nätet eller lite ledighet kan göra stor nytta.
6. Dela filer och data
Det är mycket lättare att samarbeta på distans när grupper kan dela dokument och data på ett ställe. I bästa fall kan alla få tillgång till och redigera alla projektdokument på ett säkert sätt. Alla ändringar ska vara synliga för teamet omedelbart, med versionskontroll för att se de senaste dokumenten.
På så sätt undviker du att filer och annan information försvinner i kalkylblad, e-post och andra silosystem. Arbetsgrupperna arbetar bättre tillsammans när de har kollektiva synpunkter på aktuella projektdata och detaljer. En visuell beskrivning av aktiviteter, milstolpar, beroenden, förfallodatum och hinder håller projekten på rätt spår.
Överbrygga avståndet och få arbetet gjort i teamet
Det är svårt nog att leda ett team som befinner sig fysiskt tillsammans. Att odla samarbete på distans innebär ytterligare svårigheter, bland annat att hålla alla på samma digitala sida. Därför kan en delad arbetsyta, t.ex. , ett verktyg för projekthantering eller en programvara för samarbete hålla teamet på rätt spår. De här tipsen bör bidra till att skapa förutsättningar för högkvalitativ och snabb leverans av arbete, oavsett var i världen människor befinner sig.
