VARFÖR OCH HUR LEAN FUNGERAR
I tidigare inlägg har vi talat om fördelarna med att bli en Lean-organisation. Vi har tittat på Leans vägledande principer, och hur Lean har använts för att hjälpa organisationer att kontinuerligt förbättra sitt sätt att arbeta och utveckla produkter. I den här artikeln tar vi ett steg längre och undersöker vilka steg som krävs för att bli en Lean-organisation. Genom att göra det är du på väg att bli ett Lean-drivet företag som Intel, Nike och otaliga andra.
Låt oss börja.
STEG 1: HITTA DITT VARFÖR
Det första steget för att bli en Lean-organisation är att fastställa varför ni vill införa Lean-metoder från början.
- Vilka är dina mål och målsättningar?
- Vad hoppas ni uppnå genom att bli en Lean-organisation?
- Varför är du personligen intresserad av Lean-principerna?
Kanske är du intresserad av Lean för att du är trött på att känna dig överväldigad på jobbet. Eller kanske vill du att du och dina medarbetare ska kunna åstadkomma mer på kortare tid, så att ni känner er mindre överväldigade och mer kopplade till organisationen och levererar värde som är viktigt. Det finns många bra skäl att införa Lean i din organisation, men om du vill hålla fast vid dina Lean-metoder måste du ha åtminstone ett personligt skäl som motiverar dig.
STEG 2: BLI EN LEAN-MÄSTARE
Det är svårt att få människor att ändra gamla vanor och anta en ny arbetsledning filosofi. De flesta människor är fast i sina vanor och vill inte förändras. Om de inte ständigt uppmuntras att följa Lean-principerna kommer de anställda förmodligen att återgå till det gamla sättet att göra saker och ting. Det är därför vi uppmuntrar dig att identifiera personliga skäl för att införa Lean, för om du är Agile leader, är du Lean-mästaren som driver alla till ständig förbättring.
Om du har till uppgift att skapa en hel Lean-organisation från gräsrotsnivå till styrelserummet behöver du förstås hjälp. Vi rekommenderar att du hittar en chefsmästare - någon på ledningsnivå som stöder dina initiativ och som kan hjälpa dig att implementera Lean på företagsnivå.
Hur viktiga är ledningens mästare? Mycket. Vi undersökte 3,000 Lean-utövare och fann att 69% av de team som arbetade under ledning av en verkställande ledare presterade bättre än team utan Lean-vänliga chefer.
Därför är det viktigt att du hittar någon i de högre leden som stöder dina initiativ och som kommer att bygga en Lean-driven organisation.
STEG 3: LÄRA SIG OCH TILLÄMPA LEAN-PRINCIPERNA
Lean må vara en samling enkla och lättförståeliga begrepp, men det är en utmaning att verkligen följa dessa principer. Om du skapar en Lean-organisation måste du föregå med gott exempel. Du måste göra mer än att bara memorera Lean-koncept - du måste faktiskt förstå och tillämpa dem. Det är inte heller en engångsföreteelse. Att lära sig Lean bör vara ett ständigt pågående arbete, så att du kan tillämpa Lean i ett ständigt föränderligt yrkesliv. Det kan du göra genom att läsa populära Lean-bloggar, lyssna på podcasts och webbseminarier och läsa böcker som utforskar nya områden inom Lean-teorin.
STEG 4: KARTLÄGG DITT VÄRDEFLÖDE
När du har lärt dig Lean-principerna och börjar känna dig bekväm med att tillämpa dem i praktiken är nästa steg att kartlägga ditt värdeflöde. Om du är ny i hela processen är värdeflödeskartläggning när du skapar en flödesschemaliknande karta som illustrerar stegen i din produktion från början till slut. Värdeflödeskartläggning gör dock mer än att skapa en visuell representation av produktens utveckling. Det är också ett kraftfullt verktyg för att analysera och förbättra olika steg i verksamheten och för att förstå hur värdet flödar genom de olika teamen i organisationen.
STEG 5: LÄGG DITT VÄRDEFLÖDE PÅ EN KANBAN-TAVLA
Tack vare värdeflödeskartan har du nu en visuell representation av alla steg som ingår i din process. Din nästa uppgift är att ta dessa steg och omvandla dem till banor på en Kanban-tavla. På så sätt kan du se hur uppgifter och objekt rör sig genom värdeflödet i realtid, vilket gör det lättare att identifiera och åtgärda eventuella problem när de uppstår.
Kanban-plankavlor är ett viktigt verktyg för Lean-organisationer och gör det möjligt för team att analysera och optimera processer för att skapa maximalt värde. Du kan använda en Kanban-tavla för att:
- Identifiera flaskhalsar och stopp som hindrar teamet från att slutföra en uppgift.
- Registrera och utvärdera den tid som spenderas på varje steg i arbetsflödet.
- Prioritera uppgifter och se till att teamet håller fokus på att nå sina mål.
I princip gör Kanban det lättare att slutföra värdetillförsel på ett effektivare sätt. Om du vill lära dig mer om Kanban och hur du kan använda det i din Lean-organisation kan du ta en titt på vår e-bok Kanban Roadmap.
STEG 6: SKAPA EN EXPERIMENTELL KULTUR
Det är vanligt att de flesta människor är rädda för att misslyckas.
Med Lean-metoden omfamnar organisationer dock misslyckanden och vad man lär sig av att misslyckas snabbt. En central del av Lean-metodiken är trots allt att driva innovation, och misslyckanden är en del av innovationsprocessen. När vi avskräcker människor från att ta risker och misslyckas, avskräcker vi också innovation.
Med andra ord förstår Lean-organisationer att erfarenhet är en stor lärare. När grupper misslyckas snabbt har de möjlighet att lära sig vad som gick fel. På så sätt kan de närma sig problem på olika sätt utifrån tidigare erfarenheter och experimentera med olika tillvägagångssätt tills de hittar en lösning som fungerar.
Att fira misslyckanden kan låta konstigt, men det är faktiskt en integrerad del av Lean-principen om ständiga förbättringar. Kom ihåg att ett av dina främsta mål med Lean-metoden är att minska tiden mellan produktion och återkoppling. Varje gång du gör justeringar efter feedback experimenterar du med din produkt för att göra den bättre. Du tar bort de delar som ansågs vara ett misslyckande och skapar en bättre produkt som ett resultat. Därför anser Lean-organisationer att det är viktigt att misslyckas tidigt och misslyckas ofta. På så sätt kan de lära sig av sina misstag, experimentera och förbättra sin produkt så att den bättre uppfyller kundernas behov och förväntningar.
BYGGA EN LEANVÄNLIG ORGANISATION
Att införa Lean-metoder är ett av de mest effektiva sätten att omvandla din verksamhet. Lean tillför värde, enkelhet och tydlighet till din organisation. Istället för att fokusera på specifika uppgifter kräver Lean att anställda och ledning fokuserar på ett enda primärt mål: ständiga förbättringar.
Innovativa programvarulösningar som Planview AgilePlace®, med sina inbyggda Lean-vänliga verktyg som Kanban-styrelser, gränsen för pågående arbete (WIP) och skalbarhetsfunktioner för företag, gör det ännu enklare att bli en Lean-organisation som värdesätter flexibilitet och ständiga förbättringar. På så sätt kan du fokusera på det som verkligen är viktigt - att driva innovation.
