Följande innehåll är baserat på vitboken "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 2", skriven av Jerry Manas. För att göra det lättare för dig att läsa har vi beslutat att ge den ett evigt liv här på bloggen.
Hittills i den här serien har vi undersökt ett antal sätt att förbättra problem med projektberäkningar. Dessa problem, som nämnts, angavs av en stor andel av de svarande i Planviews undersökning om resurshantering som en av de främsta orsakerna till deras problem med resurshanteringen. Men vad är egentligen kärnan i saken? Innan vi går in på del sex av den här serien bör du se till att läsa igenom de tidigare delarna som du kanske har missat:
- Del 1: Förbättra projektuppskattningar och undvik krisläge
- Del 2: Förbättrade projektberäkningar handlar om riktning
- Del 3: Metoder för uppskattning av projekt
- Del 4: Det är dags att börja planera för resurser.
- Del 5: Hur riskhantering är avgörande för projektledning
Om vi använder Peter Senge-modellen "Five Whys" (fråga varför tills du kommer till roten av ett problem) och frågar varför uppskattningar är ett problem för resurshantering, kommer vi att se att det beror på att sena projekt orsakar kaos i resursplanerna. Då måste vi fråga oss: Varför är projekten sena? Är det bara på grund av dåliga beräkningar?
Tips 10: Varför dåliga saker händer bra uppskattningar (andra orsaker till att projekt blir försenade)
Dåliga uppskattningar är verkligen en av grundorsakerna till försenade projekt (för att inte tala om kostnadsöverskridanden), men det finns även andra orsaker till försenade projekt, och de bör inte förbises. För flera år sedan genomförde Jerry Manas en undersökning om orsakerna till försenade projekt. Mer än 100 projektledare intervjuades. De sex vanligaste orsakerna till försenade projekt var följande, i turordning:
- Orealistiska tidsfrister (Detta kan bero på dålig insyn i kapaciteten, en övernitisk sponsor, projektledarens oförmåga att hantera och informera ledningen om riskerna, bristande prioritering av efterfrågan och/eller ett otillräckligt system för att ge uppskattningar).
- Tillgänglighet för kunder och partners (En organisation är ett ekosystem som omfattar kunder, leverantörer, konsultpartners och andra. Det är därför Six Sigmas SIPOC-modell för processförbättringsinitiativ börjar med leverantörer och inkluderar input, process, output och kunder. Projektets riskbedömningar och avtal om förväntningar måste inkludera externa partner.
- Resurstillgänglighet (Det är en ond cirkel: dåliga uppskattningar leder till förseningar i projekten, som orsakar kaos med resurstillgängligheten, vilket leder till dåliga uppskattningar. Projektledare måste ha ett nära samarbete med resursförvaltare för att säkerställa att resurserna är engagerade. Prioritering av efterfrågan är också en viktig komponent. Det bör finnas en process för projekt mitt i processen som tar över befintliga initiativ, och en omplanering bör göras i enlighet med detta, och en ny baslinje bör fastställas för det berörda projektet.)
- Osäkerhet/ohanterliga händelser (Vissa projekt försenas på grund av oförutsägbara händelser. Därför är det bästa tillvägagångssättet att använda förvaltningsreserver för okända risker och beredskapsreserver för kända risker. På samma sätt bör uppskattningar kopplas till riskbedömningar, som tidigare nämnts.)
- Ledningsbeslut/förändrade prioriteringar (Friska organisationer anpassar sig till förändrade marknadsförhållanden och andra situationer, och ibland innebär detta att prioriteringarna måste ändras. En projektledare bör inte straffas för ett projekt som avsiktligt försenats av ledningen. Om dessa förändringar sker för ofta är det dock ett tecken på att det behövs en mognad i styrningsprocessen, prioritering av efterfrågan och i synnerhet en process som stödjer utvärdering av avvägningar.)
- Dåliga uppskattningar eller otillräcklig planering (Utan tvekan är en effektiv uppskattning en viktig framgångsfaktor och ett stort "upplevt" problem för organisationer. Den är tillsammans med de andra orsakerna som nämns ovan en av de främsta orsakerna till projektförseningar och påverkar på sätt och vis även dessa andra orsaker.)
Ett förslag är att göra ett Ishikawa-diagram, även kallat fishbone-diagram, som visar orsaks- och verkansförhållandena för ovanstående punkter i din organisation. Se vad som gäller och vad som inte gäller, och gör en plan för att ta itu med de grundläggande orsakerna till projektförseningar. De uppskattningstekniker som beskrivs i den här serien, liksom en solid prioritering av efterfrågan och styrningsprocess, skulle vara en bra början.
Vi är nästan framme vid slutet av denna serie om projektledning. Du önskar förmodligen att du hade huvudpunkterna från varje del av serien samlade på ett ställe, så att de är lätta att ta fram som referens eller för att lägga till egna anteckningar. sista delen av den här serien- en checklista över alla de 10 tips vi har diskuterat med de viktigaste punkterna att tänka på. Ta reda på hur Planview kan bli en partner för din organisation genom att registrera dig för en gratis demo av Planview PPM Pro.
