Den här artikeln kommer inte att fokusera på någon enskild lösning för uppgiftshantering. Vad som fungerar bäst för dig, ditt projekt, din projektkund, ditt projektteam och dina övergripande samarbets- och rapporteringsbehov är upp till dig att ta reda på och bestämma. Men vad jag kan och kommer att diskutera här är mina egna tankar om fem viktiga steg för att förbättra hur man hanterar uppgiftshantering för att hålla projekten på rätt spår, hålla uppgifterna i fokus för uppgiftsägarna och se till att alla är på samma sida.
Detta är inte nödvändigtvis banbrytande. Det mesta av projektledning handlar egentligen bara om bästa praxis och sunt förnuft. Projektledare är upptagna och dras vanligtvis åt 15 olika håll varje dag. Att kunna arbeta smartare istället för hårdare, att kunna använda sunt förnuft i sina dagliga uppgifter och prioriteringar och att kunna visa ledarskap när man leder teamets och kundernas verksamhet är nycklar till framgång.
Låt oss nu ta hänsyn till dessa fem steg för att förbättra uppgiftshanteringen i våra projektuppdrag:
Genomföra gruppmöten varje vecka. Kärnan i all uppgiftshantering är teamets personliga möte eller konferenssamtal. Detta bör ske varje vecka. Det är här som projektledaren får kontakt med teamet om veckovisa uppdateringar och uppgiftsstatus på en mer omfattande nivå, även om de använder en helt samarbetsbaserad projektledningslösning. Diskutera varje uppgift, diskutera framstegen, hur många procent som är klara, problem, måldatum för slutförandet och allt annat som kan dyka upp. Denna veckovisa kontaktpunkt håller alla ansvariga och på samma sida.
Genomföra kundmöten varje vecka för att granska projekt- och uppgiftsstatus. På samma sätt måste det finnas en formell veckovis statusdiskussion med projektkunden. Distribuera i förväg en dagordning, en projektstatusrapport för att styra mötet och en reviderad projektplan för att driva diskussionen om relevanta framsteg och problem med projektuppgifterna.
Dokumentera alla diskussioner om uppgifterna i statusrapporter och uppföljningar. Efter båda mötena ovan är det viktigt att följa upp med anteckningar för att se till att alla har samma uppfattning om de uppgifter som gjorts, hur arbetet fortskrider och vad som händer härnäst. Be alla att svara med samtycke eller korrigera eventuella fel och lämna tillbaka dem till dig. Omfördela sedan. Du vill inte att några antaganden ska vara felaktiga, att någon information ska missförstås eller kommuniceras fel eller att någon av dina uppdateringar av uppgifterna ska vara felaktig.
Revidera projektplanen varje vecka med uppgifter om framsteg och uppdateringar. Projektplanen är inte ett statiskt verktyg. Den är en levande, andasande del av det pågående projektets status. Revidera den före och efter mötena (om det finns relevanta ändringar) och använd den för att styra uppgiftsfördelning, spårning och rapportering.
Skapa och distribuera anpassade rapporter för att hålla uppgiftsfördelarna på rätt spår. En sak som hjälper mig oerhört mycket är att lära mig alla projektledningsverktyg som jag använder i detalj och skapa anpassade rapporter som hjälper mig att rapportera projekt- och uppgiftsstatus till teamet, kunden och ledningen. Om verktyget klarar det vill jag visa vad som nyligen har slutförts, vad som är på gång och vad som är på gång att påbörjas. Om du håller alla medvetna om vad som förväntas av dem, kan du hålla uppgiftsägarskapet högt och hålla framstegen i gång. Ge ingen ursäkt för att du ligger efter. Låt dem ta ansvar för sina uppgifter.
Sammanfattning / uppmaning till återkoppling
Ensuring that your team—and the customer, if applicable—is taking ownership of their tasks and getting things done is, of course, critical to project success. That is probably obvious to everyone. But things do slip through the cracks. Sometimes it’s difficult to keep everyone focused and engaged—even our own project team members because they may be getting pulled in 15 directions, too. Using these five steps help to keep them all focused on what you want them, and need them, to do. Be selfish, but mindful. It’s how you succeed.
