Under årens lopp har jag pratat med många kunder om olika metoder för att förbättra effekten av deras data. Ofta står organisationer inför en mängd data men saknar ett sätt att kommunicera eller visualisera informationen på ett korrekt sätt. De vill analysera och presentera data på ett sätt som är lättsmält och begripligt, men har inte rätt teknik för att göra det. Det är här som genomtänkt rapportdesign med rätt verktyg kommer in i bilden för att effektivt visualisera data och bidra till en effektiv analys.
I det här inlägget kommer jag att presentera sätt att få mer effekt med din rapportdesign, presentera idéer för visualisering och uppmuntra iterationer med den avsedda målgruppen (båda dessa är möjliga när du använder rätt lösning).
För att citera Edward R. Tufte, statistiker och berömd visualiseringsexpert, i sin bok Visual Explaations: Bilder och kvantiteter, bevis och berättelser:
"När vi resonerar om kvantitativa bevis är det troligare att vissa metoder ger sanningsenliga, trovärdiga och exakta resultat. Skillnaden mellan en utmärkt analys och en felaktig analys kan ibland få stora konsekvenser."
Det jag tar med mig från hans uttalande är att det inte bara är innehållet eller uppgifterna som påverkar, övertygar eller övertalar någon att agera. Det är också det sätt på vilket uppgifterna presenteras som skapar en kontakt med din publik.
Detta leder oss till de tre bästa tipsen för att förbättra din rapportdesign.
- Förstå din målgrupp, dina data och dina mål.
Det övergripande målet när du presenterar och visualiserar data är att vara omtänksam och kommunicera information på ett sätt som är sanningsenligt, trovärdigt och exakt. Detta börjar med att förstå din målgrupp och att samarbeta med dina intressenter för att förstå vilka viktiga resultat och prestationer de eftersträvar. När syftet med en rapport eller en instrumentpanel har förståtts och data har anskaffats undviker du att bygga en perfekt och produktionsklar output från första början. Utnyttja den med nyckelpersoner i den avsedda målgruppen för att bekräfta att du är på rätt spår och skapa en lättviktig granskningsfrekvens. När en rapport eller en instrumentpanel har gått igenom denna iterativa process är förtroendet stort för att det avsedda målet med resultatet kommer att uppnås och att det är relevant.
- Fokusera på uppgifterna först och utseendet sedan.
Även om mycket vikt läggs vid stilen eller utseendet på en rapport eller instrumentpanel, bör du först fokusera på vad data berättar för dig och sedan på hur det ser ut. Uppgifterna, om de ursprungligen är trovärdiga och övertygande, blir ännu mer trovärdiga om de förstärks med rätt verktyg som ger olika funktioner för att förbättra rapporten eller instrumentpanelen.
Uppgifterna och historien du berättar ska vara övertygande, relevanta och trovärdiga. Layouten bör vara enkel och inte avleda från det som uppgifterna berättar för användaren. Fokusera på detaljer som konsekventa typsnitt, bilder och efterlevnad av företagets varumärke. Undvik att skräpa ner, även om det verkar som om mer är bättre. Det är viktigt att vara kortfattad och hålla sig till den historia du försöker berätta med hjälp av uppgifterna. Och glöm inte att vi alla läser uppifrån och ner och från vänster till höger.
- Välj diagramtyper som stöder beslutsflöden.
Du kan googla olika typer av diagram att använda, men tänk på de här fyra sakerna när du väljer diagramtyp: Är det en jämförelse, ett förhållande, en sammansättning av data eller en fördelning av data som ska visas? Beroende på vilket dataset du arbetar med kan du begränsa antalet diagramtyper som hjälper dig att ge data liv.
Moderna Business Intelligence-verktyg stöder diagramtyper som ger kreativa alternativ som går utanför de traditionella diagramtyperna som stapel-, cirkel- och linjediagram. Microsofts Power BI-erbjudande gör det till exempel möjligt att bädda in egna visuella bilder i sina instrumentpaneler. Dessa anpassade bilder finns tillgängliga i Microsoft App Store. Tänk dock på att en obekant diagramtyp visserligen är intressant, men att den kan skapa förvirring hos slutanvändaren, så det är viktigt att välja klokt.
Komma igång - du behöver inte vara expert
Du kanske tror att du måste vara expert på Business Intelligence för att börja visualisera dina data på ett effektivt sätt, men det behöver du inte. När det gäller Planview Portfolios och Power BI är plattformen extremt användarvänlig och har ett lågt tekniskt hinder för att komma in. När kraven blir mer komplexa kan du tack vare plattformens breda urval av alternativ tillgodose företagets behov. Om du stöter på utmaningar eller frågor om mer komplexa krav finns det gott om online-resurser att ta del av, t.ex. Power BI Forum, Microsoft Developers Network, YouTube-videor och Planviews plattform för kundframgångar.
Tänk på att Planview Portfolios och Microsoft Power BI tillsammans ger en anmärkningsvärd intelligens och insikter som hjälper oss att forma våra beslut. De ger dig också de verktyg du behöver för att kunna presentera uppgifterna på ett så sanningsenligt, trovärdigt och exakt sätt som möjligt. Om du vill veta mer om hur man skapar presentationer med Planview Portfolios kan du titta på den här videon med en presentation av en av Planviews kunder - Agropur - och uppleva lösningen själv genom att registrera dig för en gratis demo idag.
