2020 har varit ett år som inte liknar något annat.
Organisationer över hela världen och i alla branscher fick saker att hända praktiskt taget över en natt som annars skulle ha tagit åratal (om de alls hade varit möjliga).
Så efter ett år med mer förändringar än någonsin tidigare tänkte vi sammanfatta några av de viktigaste lärdomarna 2020 har gett oss alla om förändringshantering.
Lektion #1: Massiva förändringar kan ske FAST
Initiativ för digital omvandling har spelat en central roll för många organisationer under de senaste 4-5 åren. Med tanke på den nivå av förändring som krävs kan det ta flera år att genomföra bara ett av många digitala initiativ.
Men så här är det. COVID-19-pandemin har visat att initiativ som ursprungligen planerats under flera år kan genomföras på veckor - ibland dagar - när det inte finns något annat val. I många fall har initiativ som ansågs "omöjliga" för en organisation blivit viktiga nästan över en natt... och sedan blivit verklighet inom en nästan otroligt kort tidsperiod.
Föreställ dig att du gick in på ett möte vid den här tiden förra året och lade fram en plan för att möjliggöra en helt fristående arbetsstyrka... från grunden... på två veckor. Du skulle ha blivit utskrattad från rummet. Vem som helst skulle göra det. Men det är precis vad organisationer över hela världen åstadkom tidigare i år.
Under 2020 blev vi alla riktigt bra på att genomföra förändringar riktigt snabbt. Och vi lyckades med det eftersom vi hade dessa tre viktiga drivkrafter för förändring:
- En tydlig brinnande plattform.
- En gemensam sak.
- En fullständig brist på alternativ.
Vad kan vi lära oss av detta? Under de rätta omständigheterna är det som vi anser vara "omöjligt" ofta inget sådant. Tydliga prioriteringar och laserfokus kan ge fantastiska resultat.
Lektion #2: Stora förändringar har en kostnad
Dessa enorma framsteg är naturligtvis inte gratis. Förutom den ekonomiska kostnaden, som utan tvekan har varit betydande, har det också funnits en mänsklig kostnad: förändringströtthet.
Och den här gången talar vi inte om en allmän trötthet och apati som orsakas av alltför många förändringsinitiativ. Vi talar om en allvarlig, praktiskt taget medicinsk utmattning som orsakats av den anstormning av förändringar som det här året har tvingat på oss alla. Med ett ord: utbrändhet.
Den ideella gruppen HelpGuide definierar utbrändhet som: "Känslomässig, fysisk och mental utmattning orsakad av överdriven och långvarig stress. Det inträffar när du känner dig överväldigad, känslomässigt dränerad och oförmögen att uppfylla ständiga krav."
Låter det bekant? Vi undersökte nyligen över 500 globala projektledare och 64% sa att de hade upplevt någon grad av utbrändhet under de senaste sex månaderna. Förutom alla personliga svårigheter som detta kan leda till kan utbrändhet också leda till:
- Frustration
- Apati
- Lägre engagemang hos de anställda
- Lägre produktivitet
- Motstånd mot förändring
Det är inte förvånande, eller hur? När vi genomgår stora förändringar söker vi naturligtvis en period av stabilitet efteråt. Vi har trots allt gått igenom tillräckligt mycket.
Enligt Gartner: "Mängden förändringar som en genomsnittlig anställd kan ta emot utan att bli trött har halverats jämfört med förra året."
Det är inte förvånande, men detta faktum orsakar redan problem för många organisationer. Just vid den tidpunkt då de anställda uppmanas att förändra sig mest är de minst väl rustade för att hantera detta. Att lösa denna utmaning kommer att vara en av de viktigaste prioriteringarna för PMO-ledare i alla branscher under de kommande 12 månaderna.
Lektion #3: Det är ofta de små förändringarna som gör ont.
Den första "stora smällen" med att behöva arbeta på distans och hålla möten via Zoom var helt klart en stor förändring för de flesta. Men på sätt och vis var det så stort och nytt att det för många människor verkade nästan spännande att börja. Det var helt nytt för alla och alla anpassade sig så gott de kunde.
Men det är inte det som får de flesta att bränna ut sig. Det var ett resultat av alla små förändringar (och potentiella förändringar) som skedde nästan dagligen under flera månader i taget. Det handlade om att inte veta vad som hände dag för dag, ständiga förändringar av regler och arbetsvillkor, brist på socialt engagemang, separation från nära och kära, osäkra jobb och tusen andra saker som alla var tvungna att acceptera - både hemma och på jobbet - utan att det fanns något slut i sikte.
Fundera över hur detta kan vara relevant under mindre turbulenta tider. Det är inte nödvändigtvis den stora förändringen i samband med införandet av ett nytt IT-system som orsakar trötthet, utan de ständiga förändringarna som tvingar människor att kontinuerligt ändra sina arbetsmetoder och rutiner. För många människor finns det aldrig någon möjlighet att "sätta sig in" och anpassa sig till ett nytt system eller en ny process eftersom det alltid pågår flera initiativ samtidigt - på alla nivåer i organisationen. Och när en är slut uppstår tre nya för att fylla dess plats.
Vad kan vi göra åt detta?
Det viktigaste steget vi alla kan ta är att sluta kommunicera om enskilda initiativ som om de vore isolerade. Vi måste gå från ett budskap (och ett tankesätt) om att "genomföra förändringsinitiativ" till ett budskap om att "navigera i ständiga förändringar".
Samtidigt måste vi hjälpa de anställda att klara av - och i slutändan trivas i - den ständiga förändringen. Genom att ställa realistiska förväntningar och stödja de anställda att bli mer motståndskraftiga mot förändringar kan vi förbereda våra organisationer på att anpassa sig och utvecklas vid behov för att på bästa sätt betjäna våra kunder.
Hur du hanterar förändringar som aldrig upphör
I dag är förändringen den enda konstanta faktorn. Redan före pandemin stod organisationer i alla branscher inför utmaningar som tvingade dem att anpassa sig och utvecklas i en enorm takt.
När vi nu ser tillbaka på ett år av nästan otroliga förändringar har många av oss en enkel fråga på läpparna: Hur hanterar vi förändringar som aldrig tar slut?
Nyligen var jag värd för ett webbseminarium tillsammans med Planview AdaptiveWork där jag avmystifierade processen för att upprätthålla förändring. Jag berättade också om några av de lärdomar som jag har dragit under det senaste decenniet när det gäller att genomföra förändringar i hela organisationen... och få dem att hålla i sig.
Titta på webbseminariet för att lära dig mer:
- Varför digital omvandling inte bara handlar om teknik, utan om människor och teknik - och om korsningen mellan de två.
- Den verkliga orsaken till att organisationer har svårt att genomföra kontinuerliga förändringar. Tips: det handlar inte bara om "förändringströtthet".
- Varför det inte fungerar när ledare bara agerar som "hejaklacksledare" för förändringsprojekt... och vad de borde göra i stället.
- Hur man kan tänka när det gäller att navigera i ständiga förändringar i motsats till att hantera förändringar på en enskild projektnivå.
- Hur man upprätthåller förändringsdynamiken när det ursprungliga brinnande målet inte är lika uppenbart.
Allt detta och mycket mer får du veta genom att registrera dig för det kostnadsfria on-demand-webbseminariet idag.
