Lorsque vous essayez de déterminer les différents rôles que jouent les personnes dans votre projet, qui y est lié et quelles sont leurs responsabilités, la question peut souvent se poser de savoir qui est exactement le sponsor d'un projet.
Il s'agit généralement d'un gestionnaire ou d'un cadre au sein de la même organisation, mais si vous vous demandez ce qu'il faut rechercher exactement, les rôles que vous pouvez utiliser pour définir qui est le sponsor d'un projet sont les suivants :
- Une voie supplémentaire de communication entre l'équipe et les autres parties prenantes
- Promoteur du projet, en veillant à ce que sa valeur soit connue et qu'il dispose des ressources nécessaires à sa réussite.
- Aide le gestionnaire de projet en lui apportant son expertise et ses conseils en matière d'affaires.
- Fournit un point focal pour l'escalade des problèmes
- Est un lien entre le projet et la communauté au sens large
Bien que le sponsor du projet soit généralement extérieur au fonctionnement quotidien d'un projet, il peut être une excellente ressource pour un chef de projet et faire une grande différence pour déterminer si le projet est un succès ou non. Lorsque vous vous engagez avec le sponsor de votre projet, il est donc important de savoir quelles sont exactement ses responsabilités, afin que vous puissiez tous deux tirer le meilleur parti de cette relation.
Les avantages offerts par un sponsor de projet
- Surveillance
L'un des principaux avantages d'avoir un sponsor de projet et d'entretenir une relation solide avec lui est la "deuxième paire d'yeux" expérimentée qu'il vous offre. La valeur de l'expérience pour votre projet ne peut pas être surestimée et, bien que ce ne soit pas une raison pour passer la main, avoir quelqu'un qui garde au moins un œil occasionnel sur la façon dont votre projet se déroule peut être une aide énorme.
- Évaluation des risques
Connaissant les tenants et aboutissants d'une certaine industrie, votre sponsor de projet vous aidera à dans l'identification et la planification des risques. Certains éléments du risque ne peuvent être appris qu'à la dure, par l'expérience, alors assurez-vous de tirer parti de toutes les connaissances qu'un sponsor de projet peut offrir.
- Alignement de la structure
Dans le monde de l'entreprise, un projet est souvent aussi bon que les structures qui le soutiennent. En particulier pour les chefs de projet inexpérimentés, ou ceux qui assument un rôle dans un domaine relativement nouveau, la compréhension structurelle du sponsor du projet peut être inestimable. En étant capable de regardez votre équipe et les structures réglementaires, ils seront en mesure de repérer des lacunes ou des risques potentiels que vous n'auriez peut-être pas remarqués.
- Sounding Board
Il arrive un moment dans chaque projet où vous auriez besoin d'un deuxième avis. Qu'il s'agisse d'un problème avec l'équipe ou d'une inquiétude concernant des délais non respectésun sponsor de projet est une personne sympathique et objective avec laquelle vous pouvez partager des idées et demander l'avis.
- Évaluation
Il n'est pas toujours facile de savoir si votre projet se déroule bien ou non. Des étapes importantes ont peut-être été franchies, mais vous avez peut-être encore le sentiment que tout n'est pas comme il le faudrait ou, à l'inverse, des points de repère importants ont peut-être été manqués, mais vous êtes convaincu que tout est sur la bonne voie. Votre sponsor de projet doit être en mesure de vous donner une évaluation précise de sa vision du projet et de vous dire s'il est sur la voie de la réussite ou non.
Dans l'ensemble, savoir qui est le commanditaire d'un projet et ce que vous pouvez attendre de lui peut être très bénéfique pour tout GP. Leur expérience, leur objectivité et leur intérêt à vous voir réussir sont un atout précieux. Sachez donc à quoi vous attendre et efforcez-vous de créer avec eux une relation qui fonctionne bien pour vous deux. Une fois que vous avez identifié le sponsor du projet, l'étape suivante consiste à s'assurer qu'il est dans la boucle et qu'il a une visibilité totale sur le(s) projet(s) qu'il parraine. Avec cela en place, le sponsor est habilité à fournir l'assistance, la couverture aérienne et la supervision dont votre projet a besoin.
