De plus en plus, les responsables PPM reconnaissent que les outils de gestion de projet et de travail utilisés dans leur organisation ne sont plus adaptés.
Dans de nombreux cas, ces outils ont été mis en œuvre progressivement en réponse à des besoins discrets. Aujourd'hui, différentes parties de l'organisation dépendent de différents outils - et aucun d'entre eux n'est approprié pour soutenir des pratiques de travail modernes et adaptatives.
Dans le même temps, de nombreuses équipes de projet sont devenues totalement dépendantes d'un méli-mélo d'e-mails, de feuilles de calcul, de documents et de technologies manuelles de rapport de temps. Non seulement cela rend l'établissement de rapports précis presque impossible, mais c'est aussi complètement impossible à mettre à l'échelle.
Les PPM et autres chefs d'entreprise recherchent activement des moyens de consolider leur profil technologique tout en prenant en charge une foule de nouveaux besoins commerciaux. Alors, comment doivent-ils procéder ?
C'est là que le rapport de Gartner, 2020 Market Guide for Adaptive Project Management and Reporting, entre en jeu.
Qu'est-ce que la gestion adaptative de projet et le reporting ?
Le marché des technologies PPM comprend deux principaux domaines de solutions : gestion stratégique de portefeuille (qui fait l'objet d'un guide de marché distinct), et gestion de projet (PM) adaptative et reporting.
Comme son nom l'indique, la gestion et le reporting adaptatifs englobent deux fonctions essentielles :
- L'automatisation des projets et autres travaux et la mise à disposition d'outils pour les équipes de projet, et ;
- Des rapports complets sur l'état et la progression des projets et des travaux, y compris des tableaux de bord en temps réel.
En pratique, ces outils comprennent généralement des fonctionnalités qui prennent en charge :
- Planification et gestion des projets et du travail
- Automatisation des processus
- Priorisation des activités
- Ressourcement et planification
- Rapport d'avancement
- Rapports d'inventaire
Certains outils - dont Clarizen - offrent également des fonctionnalités qui relèvent de la gestion stratégique de portefeuille.
L'importance de la technologie adaptative
La caractéristique principale des technologies de gestion de projet adaptative est leur flexibilité. Plutôt que de forcer les équipes de projet à adopter des pratiques de travail spécifiques - comme le faisaient la plupart des anciens systèmes PPM - les solutions adaptatives de gestion de projet et de reporting permettent aux chefs de projet et aux autres utilisateurs professionnels de définir la manière dont ils souhaitent travailler en fonction de leurs besoins spécifiques. Cela inclut la capacité d'aller au-delà de l'utilisation de méthodes de travail et d'exécution de projet traditionnelles et alternatives pour soutenir la livraison continue. Comme le souligne Gartner dans son rapport, les équipes opérant dans ces environnements doivent favoriser une productivité élevée du travail et améliorer le partage des données, la collaboration et la communication pour les aider :
- Réduire la durée globale du projet et des travaux
- Promouvoir la réactivité et la satisfaction continues des clients
- S'adapter à l'évolution des besoins des clients
- Fonder toute approche d'exécution sur les perceptions de leurs clients en matière de délai de réalisation de la valeur.
Où la gestion adaptative et les rapports sont-ils nécessaires ?
L'une des raisons pour lesquelles de nombreuses organisations se retrouvent à supporter une pléthore de systèmes disparates de gestion de projet et de travail est que le besoin de ces technologies a considérablement augmenté au fil du temps. Alors que c'était autrefois le domaine exclusif du PMO, de nombreuses équipes commerciales différentes ont désormais un besoin pressant de solutions de gestion du travail.
Voici quelques exemples courants :
- Gestion de projets et de travaux informatiques
- Développement agile
- Marketing
- Product development
- Services informatiques externalisés ou intégration de systèmes
- Services professionnels en contact avec le client
Cependant, du point de vue des ressources, permettre à chaque secteur de l'entreprise d'acquérir et de maintenir son propre système est clairement insoutenable. Au lieu de cela, les responsables PPM et les chefs d'entreprise doivent évaluer les solutions adaptatives de PM et de reporting disponibles sur le marché, et les comparer à ce qui est déjà en place.
Dans de nombreux cas, les organisations peuvent remplacer plusieurs outils existants par une seule solution moderne. Cela permet non seulement de réaliser des économies substantielles, mais aussi de garantir une fonctionnalité et une transparence optimales dans toute l'organisation.
Quelles sont les solutions disponibles ?
Dans le 2020 Market Guide, les fournisseurs de technologie sur le marché de la gestion et du reporting adaptatifs sont regroupés dans ces quatre catégories :
- Les fournisseurs de solutions de gestion du cycle de vie des projets existants, dont certains étendent leurs solutions pour prendre en charge les cas d'utilisation de la gestion du cycle de vie et des rapports adaptatifs.
- Fournisseurs de gestion du travail collaboratif (CWM), qui permettent aux utilisateurs de définir et de planifier différents types de projets et de travaux, et de les gérer jusqu'à leur achèvement.
- Les fournisseurs de planification agile d'entreprise (EAP), qui se concentrent principalement sur les ensembles de fonctionnalités traditionnels de gestion du cycle de vie du développement d'applications (ADLM), et peuvent ne pas prendre en charge la MP véritablement adaptative.
- Les fournisseurs de plates-formes technologiques d'autres marchés, tels que les fournisseurs d'ERP, d'ITSM et de CRM qui intègrent certaines capacités de gestion de projet adaptative dans leurs plates-formes.
Avec autant d'options disponibles, laquelle convient le mieux à votre organisation ?
Découvrez ce que pense Gartner
Le guide du marché 2020 de Gartner fournit des recommandations claires sur la manière dont les responsables PPM et autres chefs d'entreprise peuvent faire le choix technologique idéal pour leur organisation.
Le Guide du marché explique comment vous pouvez :
- Définissez les exigences de votre organisation
- Identifier les outils existants utilisés dans l'organisation
- Évaluer les lacunes dans la fonctionnalité
- Choisissez parmi les quatre principales catégories technologiques
- Sélectionner les solutions candidates potentielles
Le rapport détaille également la catégorie dans laquelle les fournisseurs de gestion de projets et de rapports adaptatifs sont le plus identifiés.
Pour télécharger votre version gratuite du rapport complet, cliquez ici.
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