Votre bureau de gestion de projet (PMO) informatique fonctionne-t-il au niveau du département, du programme ou du projet ?
Quoi qu'il en soit, il y a une chose que tous les PMO informatiques ont en commun : ils sont constamment inondés de demandes et de requêtes urgentes de mises à jour technologiques, d'assistance technique et de mises en œuvre transparentes provenant de toute leur organisation.
Comme la technologie s'est étendue à tous les aspects des opérations commerciales, les rôles du PMO informatique se sont également élargis afin d'adopter une vision de plus haut niveau des projets et de l'allocation des ressources à l'échelle de l'entreprise - en particulier lorsque les entreprises se développent.
Lorsque les responsabilités de votre PMO traditionnel évoluent pour gérer des projets informatiques liés à d'importants objectifs commerciaux au niveau de la direction, il est peut-être temps de penser à la transition vers un bureau de gestion de projet d'entreprise (EPMO). Voici un aperçu des différentes valeurs offertes par un PMO par rapport à celles d'une EPMO, et comment gérer cette transition le moment venu.
Les fonctions - et les limites - des PMO
Un PMO peut être utilisé pour poursuivre des objectifs à travers un certain nombre de . Les initiatives spécifiques à un projet sont soit contenues dans un seul département - comme l'amélioration de la gestion des processus fiscaux - soit elles peuvent couvrir plusieurs départements.
Selon le Project Management Institute , les PMO appartiennent à l'une des trois catégories qui fournissent une structure aux projets et assurent la livraison d'un produit fini :
- BGP de soutien est le modèle le plus détaché, offrant des conseils dans un rôle de soutien que les participants au projet peuvent utiliser ou ignorer à leur propre discrétion.
- Contrôle des PMO sont un peu plus impliqués, ils fixent des délais, des normes et des procédures sans pour autant gérer de près la progression du projet.
- Les PMO directifs adoptent une approche pratique et contrôlent l'ensemble du processus, en assignant des tâches et en donnant des instructions rigides pour s'assurer que les projets sont achevés d'une manière particulière. Cette approche est souvent adoptée pour les projets à haut risque ou très sensibles pour lesquels le contrôle est considéré comme une mesure de sûreté ou de sécurité.
Toutes ces stratégies de PMO peuvent offrir de la valeur à une organisation. Ce qui leur manque à tous, cependant, c'est une vision de haut niveau du projet et la façon dont il se rattache aux buts et objectifs de l'entreprise. Pour s'assurer que les processus distincts du PMO restent alignés sur la stratégie commerciale plus large, les entreprises se tournent souvent vers une EPMO.
Identifier le besoin d'une EPMO
À un certain point, l'expansion du rôle du PMO dans une organisation nécessite un bras supplémentaire pour organiser et gérer les projets et les ressources au niveau de l'entreprise avec l'équipe de direction. C'est le genre de service qu'offre une EPMO.
Une EPMO opère à un niveau supérieur à celui des PMO, en se concentrant sur la stratégie et en s'assurant que la stratégie est exécutée par chaque PMO. Une EPMO soutient le développement des plans budgétaires et des plans directeurs de projet, et elle améliore l'utilisation des ressources au niveau du PMO pour accroître la productivité et la valeur des projets disparates.
Un EPMO fournit également une visibilité indispensable sur les opérations dans l'ensemble de l'organisation, ce qui peut aider le chef des opérations à gérer les opérations et à introduire une plus grande responsabilité dans la culture de l'entreprise.
Peut-être plus important encore, une EPMO fournit une infrastructure permettant de normaliser les procédures, les objectifs, la gestion des ressources et d'autres aspects de la gestion de projet dans l'ensemble de l'organisation, garantissant ainsi que ces opérations s'alignent pleinement sur la stratégie de haut niveau de l'entreprise.
En substance, une EPMO augmente l'efficacité d'une organisation dans la gestion de projets multiples, et elle relève la barre du rendement potentiel et de la valeur nette des entreprises individuelles de PMO. Lorsque les PMO individuels d'une entreprise manquent de coordination entre eux, et avec les objectifs de niveau supérieur, cela signifie presque toujours qu'une approche EPMO est nécessaire.
Meilleures pratiques pour la surveillance de l'EPMO
Une supervision EPMO réussie nécessite la mise en œuvre de meilleures pratiques qui reposent sur les initiatives stratégiques de l'entreprise.
La première étape consiste à identifier les lacunes des pratiques actuelles du PMO dans un certain nombre de considérations critiques pour la mission. Il peut s'agir de la conformité et de la gouvernance, de la gestion de la stratégie commerciale, de la culture organisationnelle, de la gestion du portefeuille et d'autres considérations.
Pour un PMO informatique qui souhaite devenir un EPMO, un domaine d'intérêt particulier devrait être la mise en œuvre d'une gestion des ressources axée sur les données afin d'améliorer les flux de travail, la productivité et la valeur des processus PMO en cours.
L'EPMO peut utiliser des outils de prévision pour modéliser les demandes informatiques attendues et affecter les ressources en fonction des besoins. Le personnel peut être mieux géré pour affecter les ensembles de compétences aux bons projets - et pour réaffecter les employés lorsque les demandes changent.
Conclusion
À mesure que le fardeau de l'informatique s'alourdit au sein d'une organisation, un EPMO est un outil essentiel pour hiérarchiser les projets et gérer les ressources afin de garantir la réussite des objectifs stratégiques de chaque projet.
Si votre département informatique est surchargé de travail ou si vos PMO peinent à produire des résultats conformes à votre stratégie d'entreprise, il est peut-être temps de mettre en œuvre une approche EPMO.
