Que vous soyez un gestionnaire de projet ou un cadre de niveau C, l'échec du PMO peut sonner le glas d'une entreprise, voire de votre carrière. L'échec des bureaux de gestion de projet se traduit par un gaspillage de ressources et des opportunités manquées pour une entreprise - et si quelqu'un essaie de rejeter la faute sur l'échec d'un projet, vous pourriez être placé directement dans la ligne de mire.
Mais il n'y a pas lieu de paniquer - pour l'instant. En connaissant les principaux signes avant-coureurs d'un PMO en difficulté et en mettant en œuvre quelques mesures correctives rapides, vous pouvez stopper l'échec du PMO dans son élan.
Pour commencer à redresser la situation dans votre BGP dès aujourd'hui, poursuivez votre lecture : vous apprendrez la différence entre le succès et l'échec d'un BGP, les signes classiques d'un BGP au bord du désastre et les stratégies de base pour réparer votre BGP pour de bon.
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Qu'est-ce qui fait le succès d'un PMO ?
Un rapide rappel de ce qui fait le succès d'un PMO peut vous aider à voir où votre propre bureau de gestion de projet prend du retard.
Un PMO réussi :
- A un énoncé de mission clair à la base et est animé par des objectifs réalistes
- Assure la visibilité, la gouvernance et une communication régulière
- Est perçu par le reste de l'organisation comme essentiel pour atteindre les objectifs de l'entreprise
- Utilise des méthodologies fiables et transparentes pour la gestion des projets
- Fournir des résultats mesurables de leurs réalisations
- Se concentre vers l'extérieur sur les besoins de l'entreprise et non en interne sur ses propres processus
- Entretient des relations claires et ouvertes dans l'ensemble de l'organisation, depuis le parrainage des cadres et le partenariat avec les parties prenantes jusqu'à la gestion efficace des équipes.
Comment votre PMO se compare-t-il ?
Pourquoi tant de PMO échouent ? C'est une question de valeur
While it’s important to know what makes a successful PMO, it’s impossible to ignore the alarming statistics surrounding project management office failure: PMOs have the highest failure rate of any department in an organization, with an astounding 50 % of PMOs closing within the first 3 years.1
Pourquoi tant de PMO échouent ?
L'échec du PMO est presque toujours attribué à un manque de soutien de la part de la direction, à un mauvais alignement sur la stratégie de l'entreprise, à une mission mal définie et à des objectifs peu clairs.
Bien que ces facteurs puissent y contribuer, la cause principale de l'échec du PMO a peu à voir avec les outils, les processus ou les personnes.
Si cela semble difficile à croire, considérez la récente étude de Forrester Research2 décrivant les 3 problèmes les plus importants du PMO.
Selon Forrester :
- Les BGP se concentrent trop étroitement. Seulement 1/3 des répondants soutiennent les pratiques Agile, Scrum ou Lean
- Manque de confiance. 58% des intervenants estiment que les informations fournies par leur PMO sont réalistes
- Les PMO sont trop occupés pour être vraiment strategic. 75 % of surveyed PMOs do hands-on project management 68% of stakeholders perceive their PMOs to be bureaucratic
Que signifie tout cela ?
En termes simples, cela signifie que l'échec du PMO ne concerne pas seulement la gestion de projet. En réalité, les PMO échouent parce qu'ils ne démontrent pas une valeur ajoutée mesurable pour l'entreprise.
Les taux de réussite des projets ne suffisent pas. Même un taux de réussite de 100% peut être considéré comme un échec si la valeur commerciale du PMO n'est pas communiquée aux dirigeants en des termes qu'ils reconnaissent comme essentiels.
Signes d'alerte d'un PMO en difficulté ou défaillant
Les signes avant-coureurs classiques d'un PMO en difficulté renforcent l'idée que l'échec est directement lié à la valeur perçue de votre bureau de gestion de projet.
L'un de ces signes d'avertissement vous est-il familier ?
- L'entreprise ne voit pas la valeur des activités du PMO: La direction vous interroge constamment sur ce que vous faites et vous êtes rarement reconnu pour les résultats positifs obtenus par votre PMO.
- La mission, la vision et les objectifs du PMO ne soutiennent pas la stratégie de l'organisation : Vous n'êtes pas sûr des buts et objectifs commerciaux que votre PMO est censé atteindre. Vous n'êtes même pas 100% certain que votre PMO travaille exactement sur ce que l'entreprise attend.
- Le PMO est considéré comme la "police des projets". Votre PMO est constamment critiqué pour avoir appliqué des méthodologies et des processus - certains se plaignent même que vous le faites au détriment du service aux entreprises.
- L'entreprise évite le PMO et ses processus. Plus d'une fois, vous avez découvert que d'autres personnes de l'organisation ont évité de travailler avec vous parce qu'elles n'aimaient pas vos processus.
- Les autres départements se plaignent que le PMO ne comprend pas l'activité. D'autres départements sont convaincus que votre PMO ne comprend pas le fonctionnement de leur entreprise ou de leur industrie.
- Faible taux de réussite des projets. Votre taux de réussite des projets est constamment faible, principalement en raison de processus mal adaptés et de mauvais outils, qui vous ont fait perdre le contrôle et la visibilité des projets.
- Mauvaise performance du portefeuille de projets. La performance du portefeuille de projets est toujours terne, pour les mêmes raisons que votre faible taux de réussite des projets : de mauvais processus et outils vous ont fait dévier de votre route, créant un fossé entre l'exécution et la stratégie.
Ces signes d'alerte sont-ils présents dans votre PMO ? Si c'est le cas, faites attention.
Après tout, ce ne sont pas seulement les projets qui sont en jeu.
Les scénarios ci-dessus se sont produits parce que vous n'avez pas réussi à démontrer votre valeur pour l'entreprise - ce qui, en fin de compte, met en danger l'ensemble de votre PMO.
Échec au PMO : Obtenez de l'aide avec ces solutions rapides
Il existe plusieurs solutions rapides qui peuvent aider les BGP défaillants à redresser efficacement la situation. Ces mesures correctives peuvent vous aider à illustrer la valeur de votre BGP au reste de l'entreprise, et à repousser les problèmes avant qu'ils ne causent des dommages permanents à la perception de votre BGP.
Ces étapes se traduisent souvent par un "do-over" du PMO. Cela peut sembler décourageant, mais cela en vaut la peine : la bonne action corrective peut faire la différence entre l'échec ou la survie de votre PMO.
Commencez par revenir aux principes de base. Posez-vous les questions difficiles pour comprendre ce qui a dérapé. Une fois que vous serez en mesure d'identifier le problème, vous serez en mesure de trouver la solution.
Voici quelques moyens utiles pour mettre votre PMO sur la voie de la guérison.
- Réévaluer les besoins de l'entreprise. Près de 80% des responsables de la gestion de projet ne savent pas comment leurs projets s'alignent sur la stratégie commerciale de leur entreprise. Combler ce fossé entre le PMO et le reste de l'organisation est une nécessité si vous voulez que votre PMO survive.
Commencez par vous mettre régulièrement en rapport avec les chefs d'entreprise pour vous assurer que les mesures de réussite du PMO s'alignent sur les objectifs de l'entreprise, et que vos projets se rapportent systématiquement à l'efficacité opérationnelle et à la valeur commerciale.
- Adoptez un regard extérieur sur les besoins de l'entreprise. N'oubliez pas que le PMO a été créé pour répondre aux besoins de l'entreprise. Lorsque le reste de l'organisation ne comprend pas pourquoi votre PMO existe, c'est probablement parce que la mission du PMO n'a pas été communiquée de manière efficace et répétée.
Vous pouvez commencer à communiquer votre valeur en rendant vos réalisations claires pour tout le monde : demandez à présenter une mise à jour lors de la prochaine réunion de l'entreprise, contribuez aux jalons du projet sur la page d'actualités de l'intranet.
- Établir et maintenir la confiance par une communication ouverte et des rapports honnêtes. Vos rapports fournissent-ils une image fidèle et complète à tout moment ? Allez-vous au-delà des simples statistiques en communiquant votre valeur réelle ? Reliez-vous les paramètres de réussite de votre PMO aux besoins commerciaux établis ? Ces éléments sont essentiels pour présenter votre PMO comme une partie inestimable et collaborative de l'organisation.
- Mettez immédiatement en œuvre des mesures pour augmenter le taux de réussite de vos projets. Après avoir établi la communication avec la direction et confirmé les besoins et les objectifs de l'entreprise, l'étape suivante consiste à augmenter le taux de réussite de votre projet. Travaillez avec votre équipe pour établir un processus permettant de déterminer quand couper les projets qui ne fonctionnent pas. L'élimination des projets voués à l'échec ne signifie pas que vous avez échoué. Au contraire, elle augmente le taux de réussite de vos projets (à court terme) et vous donne une nouvelle occasion de montrer votre valeur à l'entreprise. Alignez l'élimination d'un mauvais projet sur les objectifs de l'entreprise, et communiquez-le aux dirigeants dans un langage qu'ils comprennent : Combien l'entreprise a-t-elle économisé ? Quelles ressources ont été libérées ? Des coûts ont-ils été évités ?
- Adoptez une approche minimaliste des processus et des outils. Effectuez un audit de vos outils de suivi de projet pour vous assurer que votre boîte à outils répond aux besoins de votre organisation. Bien que les besoins varient en fonction de la maturité de votre organisation, vous devriez avoir accès à un aperçu en temps réel de vos ressources et à une vue d'ensemble de vos projets en cours.3
Prévenir l'échec du PMO : Montrez toujours votre valeur
Les plus grands défis auxquels les PMO sont confrontés n'ont pas grand-chose à voir avec la gestion de projet et beaucoup plus avec le fait de fournir - et de démontrer - de la valeur à l'entreprise.
Le sauvetage de votre PMO défaillant ne fera pas seulement de vous un succès opérationnel, mais vous amènera, vous et votre équipe, à être reconnus comme un atout organisationnel vital qui apporte constamment de la valeur à l'entreprise.
1 Association for Project Management.
2 Forrester : Le PMO dans un monde agile : Ne pouvons-nous pas tous nous entendre ? 2011.
3 Changepoint : From Zero to Hero : Quatre façons de stopper net l'échec du PMO
