Dans un blog précédent, "How to Get Rid of Chaos with Collaborative Work Management", j'ai présenté une infographie amusante qui illustre la journée dans la vie de Rob (un chef de projet accidentel) - consultez-la si vous ne l'avez pas vue. J'aime beaucoup cette infographie parce qu'elle offre une perspective avant et après à toute personne qui gère des projets et montre comment votre journée et celle de votre équipe pourraient se transformer pour le mieux avec une solution de collaboration tout-en-un.
La bonne solution de collaboration permet à vous et votre équipe non seulement de collaborer librement, mais aussi de planifier, de partager des idées, de suivre les progrès, d'offrir des rapports et d'améliorer l'efficacité et la productivité globales de l'équipe. Êtes-vous intrigué ?
Ce blog présente les principales caractéristiques que vous devez prendre en compte lorsque vous recherchez une solution de collaboration au travail. Sautons dans le vif du sujet !
Caractéristiques de la meilleure solution de collaboration :
Collaboration d'équipe : Espaces de travail et Kanban
Une caractéristique importante de la collaboration est la possibilité de suivre les progrès de l'équipe en un seul endroit. C'est pourquoi il est très important d'avoir un aperçu du travail qui résume toutes les activités et les missions. Il permet à chacun de rester informé et connecté et permet à l'équipe de s'engager les uns envers les autres et de s'enquérir de l'avancement des tâches.
Vous devriez toujours rechercher des tableaux et des cartes Kanban numériques. Cela permet à chacun de rassembler les informations nécessaires à l'accomplissement des tâches en un seul endroit. Les fiches individuelles doivent fournir une description, le nom de la personne responsable, des informations et une estimation de l'effort et du temps de travail, la date à laquelle elle est due, et toute activité, tout document ou dossier associé.
Planification et exécution : Relier les plans et les tâches
Les outils de collaboration doivent également permettre aux équipes de planifier efficacement leurs tâches et de les exécuter correctement. Les diagrammes de Gantt permettent aux responsables de planifier et aident tout le monde à avoir une vue d'ensemble, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de ne pas perdre de vue les objectifs et les étapes du processus.
Recherchez également un outil capable de connecter les tableaux Kanban aux diagrammes de Gantt, afin de rationaliser l'interaction. Les flux de travail vous permettent d'ajouter d'autres cartes directement dans le plan, afin que vous puissiez visualiser les plus petits éléments avant de vous attaquer aux plus grands. Les tableaux Kanban vous permettent de placer les cartes dans différentes colonnes, créant ainsi des flux de travail faciles à suivre et à comprendre. Il en résulte également une responsabilisation accrue de l'ensemble de l'équipe.
Centralisation et sécurité : Gestion des documents
Le fait de tout avoir en un seul endroit augmente la facilité de collaboration. Grâce à un partage plus facile des documents, vous pouvez mieux suivre vos fichiers et y accéder quand et où vous en avez besoin. Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer des documents et des feuilles de calcul dans les deux sens - vous pouvez télécharger le document où tout le monde peut y accéder. Grâce aux mises à jour en temps réel, chacun pourra accéder au formulaire le plus récent et le plus actuel. Il est également avantageux que votre solution de collaboration puisse s'intégrer à d'autres outils de travail que vous et votre équipe utilisez quotidiennement. Pouvoir se synchroniser avec des applications telles que Google Drive ou Dropbox d'un simple clic peut faire gagner du temps à tout le monde. De plus, l'outil doit prendre en charge les intégrations client pour faciliter l'automatisation du flux de travail. Si cette centralisation facilite la collaboration, vous devez également vous assurer que l'outil dispose d'une sécurité bien établie dans toute l'organisation.
Téléchargez votre copie du Top Work Collaboration Features for Today's Workforce. Si vous souhaitez en savoir plus, restez à l'écoute du blog de Planview, ou lisez le guide de survie pour une gestion réussie du travail collaboratif. Vous y trouverez des conseils et des suggestions pour piloter efficacement la collaboration.
Contributeur de contenu : Callie Gilmore
![Logiciel de gestion de projet : Des méthodes de travail chaotiques [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
