Despite a widespread acceptance of projects that end up behind deadlines and over budget, there is a surprising lack of motivation to change how projects are organized or to take preventative measures. A study in the Harvard Business Review, found that the average cost overrun was 27%, which is a business-changing margin of difference. Similar research shows that projects with budgets over $1 million are 50 % more likely to fail than those with budgets of $350,000 or lower.
Ce qu'il faut retenir, c'est qu'un mauvais plan de gestion des ressources coûte des sommes énormes aux organisations et que plus le budget est important, plus la gestion des ressources est mauvaise. Ce qui est surprenant, c'est que seulement 59% des entreprises de services technologiques ont une fonction de gestion des ressources dédiée. C'est un statu quo inefficace qui doit changer, les avantages potentiels pour les résultats d'une organisation pouvant faire la différence entre un succès majeur et un échec ignominieux.
Si vous cherchez à améliorer votre propre gestion des ressources, voici les cinq meilleures pratiques à prendre en compte :
Avoir la plus grande visibilité possible
Comprendre ce qui se passe avec vos ressources et où elles sont utilisées peut changer toutes les heures. Pour garantir une gestion efficace des ressources, il faut avoir une idée claire et constante de ce qui se passe réellement dans votre projet. Cela nécessite à la fois un système simplifié de reconnaissance et d'attribution des tâches, ainsi que un processus de mise à jour en temps réel qui vous tient toujours au courant.
Abandonnez les feuilles de calcul et utilisez un logiciel dédié
Malheureusement, l'utilisation de feuilles de calcul, comme Excel ou Numbers, est encore trop courante dans les entreprises. Bien qu'ils aient leur fonction, ils ne sont tout simplement pas conçus pour gérer les ressources, alors qu'un logiciel de gestion de projet dédié fournit un outil léger et facile à utiliser, conçu sur mesure pour permettre une gestion efficace des ressources.
Concentrez-vous sur vos ressources les plus demandées
Certaines ressources seront toujours plus précieuses que d'autres, ce qui est particulièrement le cas plus l'organisation ou le projet est important. Lorsque vous planifiez l'utilisation de vos ressources, il est bon d'utiliser ces ressources de base comme "pierres angulaires" autour desquelles construire votre projet et votre flux de tâches. Cela peut réduire le temps de planification et donner une image plus claire de la façon dont le projet se déroulera.
Planifiez votre utilisation, mais restez flexible
Disposer d'un plan ou d'une structure de répartition du travail est essentiel pour comprendre le déroulement futur et les interdépendances d'un projet. Cela peut être amené à changer en fonction des situations, mais cela donne une idée claire de la manière dont chaque jalon et chaque livrable sera respecté.
Évitez de trop disperser les ressources
Le multitâche peut sembler être un excellent moyen de s'assurer que vos ressources les plus précieuses interviennent dans un large éventail de tâches. Il s'agit d'une erreur cognitive malheureuse. Cependant, les recherches montrent systématiquement que, malgré ce que nous pouvons penser, se concentrer sur une seule tâche à la fois est bien plus efficace, tant en termes de temps passé que de qualité du résultat, que d'essayer de gérer plusieurs tâches. Gardez vos ressources concentrées sur ce qu'elles fournissent le mieux.
L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet dédié, tel que Planview AdaptiveWork, rend la gestion des ressources plus rapide, plus facile et plus sûre. Compte tenu de la valeur que peut avoir une gestion efficace des ressources, l'adoption d'un outil pour l'améliorer devrait être une décision très simple. Contactez-nous dès aujourd'hui pour organiser un essai gratuit et faire passer votre gestion des ressources au niveau supérieur.
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